Slackのようなツールの出現が続いていますが、電子メールがなくなったわけではなく、時には圧倒されることもあります。電子メールをコントロールする方法のひとつに、Outlookで受信メールを特定のフォルダに自動的に振り分ける方法があります。

そのために、Outlookのルールを使用します。これらは、メールの送受信時に自動的に実行され、あらかじめ選択したタスクを実行します。

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このアクションを実行するためのルールを作成するには、2つの方法があります。最初の方法は、よりシンプルで、自動的に移動させる1つの電子メールアドレスに最適です。チケットやアラートシステムなど、常に1つのアドレスから送信されるメールに最適です。

2つ目の方法は、少し複雑ですが、それでも非常にシンプルです。同じ企業からのすべてのメールなど、ドメイン全体に適用する場合や、たくさんのルールを次々に設定したい場合に最適です。

シンプルなルール作り

簡単な方法でルールを作成するには、Outlookの受信トレイを開き、自動的に振り分けたいメールを右クリックし、「ルール」→「ルールの作成」をクリックします。

ルールの作成」ウィンドウが表示されます。人物名の横のチェックボックスをクリックします。これにより、そのアドレスからのすべての電子メールにルールが適用されるよう、Outlookに指示します。次に、「項目をフォルダに移動する：」のチェックボックスをクリックします。

開いたウィンドウで、メールを移動するフォルダを選択し（または "新規 "をクリックして新しいフォルダを作成し）、"OK "をクリックします。

ルールの準備ができました。"OK "をクリックしてください。

確認ダイアログボックスが表示されます。"現在のフォルダにすでに存在するメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する "チェックボックスをクリックし、"OK "をクリックします。

今後、このアドレスからのメールはすべて、あなたが選んだフォルダーに送られます。

より複雑なルールの作成

ゼロからルールを設定するには、［ホーム］→［ルール］→［ルールとアラートの管理］をクリックします。

ルールとアラート "ウィンドウが開きます。"新規ルール "をクリックします。

Start with a blank rule "セクションで、"Apply rules to incoming messages "をクリックし、"Next "をクリックします。

ここでは、メール申請ルールで満たすべき条件を選択できます。我们将设置适用于来自@tl80.cn网站域名。

送信者アドレスに特定の単語が含まれている」チェックボックスにチェックを入れ、下部のテキストボックスで「特定の単語」をクリックする

開いたウィンドウで、ルールを適用するドメインを入力します。電子メールがウェブサイト "アドレスの末尾が" @acmeavils.com である人々から来た場合、"追加" をクリックします。

ここでは複数の項目を入力することができますので、重要なクライアントが複数ある場合は、すべてここに追加することができます。完了したら、"OK "をクリックします。

ルールウィザードは、あなたが選択したメールドメインを表示し、条件が変更されている場合は、それらをクリックして編集することができます。すべての準備ができたら、"Next "をクリックします。

ウィザードの次のページで、これらのメールの移動先としてこのフォルダを選択します。特定のフォルダに移動する」にチェックを入れ、下部のテキストボックスで「指定する」をクリックします。

開いたウィンドウで、メールの移動先フォルダを選択し（または "新規作成 "をクリックし）、"OK "をクリックします。

正しいフォルダでない場合は、クリックして変更し、"Next "をクリックします。

これで例外を指定することができます。例外を追加しない場合は、「次へ」をクリックします。

ルール名を入力し、"Run this rule immediately on messages already inbox" チェックボックスにチェックを入れ、"Finish "をクリックします。

これでルールが完成し、「ルールとアラート」ウィンドウに表示されます。「適用」をクリックして、処理を完了します。

あなたのルールは今、有効です。選択した条件に一致するメールは、選択したフォルダーに移動します。また、Outlookクライアントで作成したルールは、Outlook Webアプリケーションでミラーリングされます。