パソコンでOutlookを使う大きなメリットは、複数のメールアカウントを一元的に管理できることです。ここでは、すべてをうまく管理する方法を紹介します。

Outlookは、Microsoft、Gmail、Yahoo!、その他多くのプロバイダーの複数のアカウントを処理することができます。

Outlookにメールアカウントを追加したい場合は、こちらで手順をご案内します。すべてのアカウントを設定したら、Outlookですべてのアカウントを管理することができます。どうやるか、見てみましょう。

メールアカウントの切り替え方法

別のメールアカウントを追加すると、サイドバーで元のアカウントの下に表示されます。1つ目のアカウントから2つ目のアカウントに切り替えるには、その受信トレイを選択するだけです。

ナビゲーションペインの「お気に入り」セクションにセカンドアカウントの受信トレイを追加することができます。これは便利なのですが、お気に入りセクションに2つの受信トレイフォルダーがあるため、少し混乱することがあります。

受信トレイは、メールの中核となるフォルダの一つであるため、名前を変更することはできません。その代わり、Outlookは自動的に「お気に入り」の「受信トレイ」フォルダにメールアカウント名を追加するので、どれがどれだかわかるようになっています。

複数のアカウントからメールを検索する方法

Outlookには、同じフォルダー内のすべてのメールを表示するオプションはありません。これは、各メールボックスが、プロバイダーが管理するサーバー上のメールボックスの同期コピーであるためです。

ただし、メールビューのメインウィンドウ上部にある検索ボックスをクリックし、"すべてのメールボックス "に場所を変更することは可能です。

このオプションを選択すると、メール、タスク、カレンダーの予定、添付ファイルなど、Outlookのすべてのメールボックスにあるコンテンツを検索します。

各アカウントにフォルダーを追加する方法

フォルダーは、メールプロバイダーがサポートしていない場合でも、アカウントに追加することができます。例えば、Gmailのアカウントを持っていて、ラベルよりもフォルダが好きな場合、フォルダを追加することができます。アカウント上で右クリックし、"新規フォルダ "をクリックするだけです。

右クリックしたフォルダの「サブフォルダ」として表示されます。例えば、受信トレイを右クリックすると、新しいフォルダは受信トレイのサブフォルダとなります。メールアカウントを右クリックすると、新しいフォルダが受信トレイと同じ階層に表示されます。新しいフォルダーを「Inboxのサブフォルダー」「Accountのサブフォルダー」と名付けました。新しいフォルダーには好きな名前を付けることができます（「受信トレイ」「送信済みメール」などの保護された名前を除く）。

お使いのメールプロバイダーがフォルダに対応していない場合、これらはオンラインメールに表示されません。しかし、Gmailはフォルダーに関しては特に巧妙です。OutlookのGmailアカウントのフォルダーに入れたメールに、自動的に一致するラベルを適用します。

Gmailでこのタブを使用すると、Outlookはこのことに気づきますが、メールを適切なフォルダに移動することはありません。その代わり、メールのコピーを適切なフォルダーに入れます。これは、Outlookでは、メールは1つのフォルダにしか入れることができないからです。しかし、Gmailでは、同じメールに複数のラベルを適用することができます。

Gmailで1つのメールに複数のラベルを適用した場合、Outlookはどのフォルダに配置されたかを知る方法がないため、各フォルダごとにコピーを作成します。

Gmail でラベルを作成する場合は、Gmail が Outlook のフォルダを同期するのと同じように、Outlook がこれらのラベルを同期します。そのためには、Gmailでラベルを作成するだけです。

Outlookは自動的に同じ名前の新しいフォルダーを作成します。

異なるアカウントからメールを送信する方法

Outlookにメールアカウントを追加すると、「新規メール」ウィンドウで自動的に「差出人」の行が有効になり、どのアカウントからメールを送信するか選択できるようになります。送信アカウントは、「新規メール作成」をクリックしたときのアカウントがデフォルトになります

送信元」の隣にある矢印をクリックすると、Outlookの任意のアカウントを選択することができます。また、メールの返信や転送の際にも行うことができます。

アウトルックからアカウントを削除する方法

Outlookからアカウントを削除するには、アカウントを右クリックして、"Delete [account name]"を選択するだけでよい。

アカウントを削除してよろしければ、"はい "をクリックしてください。

これは、実際のメールアカウントには何ら影響を与えず、Outlookのアクセスを解除するだけです。例えば、Gmailでは、Outlookで作成したフォルダに合わせて作成したラベルはそのまま残り、そのラベルが付いたメールもそのまま保持されます。