メールの仕分けにOhio（1回のみ）を使っている方は、その一部をタスクにするとよいでしょう。ここでは、他のメールに移行できるよう、迅速かつ効率的に行う方法を紹介します。

素早く、簡単に

受信箱はToDoリストではなく、受信箱なのです。楽だからとメールを受信箱に入れたままにしておくと、やらなければならないタスクが、ひっきりなしに送られてくるメールに溺れることになるのです。

だから困るのだ。メールをタスクに変換する手作業は、たいてい次のようなものだ。

1. お好みのToDoリストマネージャーを開きます。
2. 新しいタスクを作成します。
3. メールの該当箇所をコピーして、新しいタスクに貼り付けます。
4. 優先順位、締め切り、カラーコードなど、使用するものを細かく設定します。
5. 新しいタスクを保存します。
6. メールのアーカイブや削除

何かをToDoリストに追加するだけの6ステップです。受信箱がメールで山積みになるのも無理はない。その6つを4つに減らすことができるとしたらどうでしょう？それとも3つ？

まあ、できますよ！その方法をお教えします。

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メールソフトによっては、タスクの作成に適したものがある

メールを管理するためのクライアントは数多くありますが、ご想像のとおり、タスクの作成に適したものとそうでないものとがあります。

ウェブクライアントでは、Gmailが素晴らしい働きをしてくれます。タスクアプリケーションを内蔵しており、メールをタスクに変換するのも簡単です。マウスを使わずに、メールから直接タスクを作成するキーボードショートカットも用意されています。デスクトップクライアントを必要としないのであれば、Gmailがベストでしょう。

Thunderbirdはタスク管理機能を内蔵しており、悪くないのですが、Outlookはより柔軟で、無数のサードパーティアプリケーションに接続することができます。何らかの理由でOutlookが使えない場合は、Thunderbirdを使うとよいでしょう。ただし、すでにサードパーティ製のToDoリストマネージャーを使用している場合、Thunderbirdはそのようなことはしません。

Macの場合は、それほどバラ色ではありません。Applemailは、GmailやOutlookに比べると、タスク管理には向いていません。デスクトップクライアントでタスクを管理したい場合、おそらく最良の選択肢はThunderbirdforMacでしょう。または、サードパーティのToDoリストマネージャにメールを送って、そこから管理することもできます。

モバイルアプリケーションに関しては、GmailとOutlookはほぼ同じように動作します。タスク作成ツールのウェブ版やクライアント版はありませんが、どちらも外部プログラムをサードパーティアプリケーションに自動で渡します。そのため、Trelloでタスクを管理し、GmailやOutlookのクライアントに外部アプリケーションをインストールすれば、対応するモバイルアプリケーションを開いたときにも自動的に利用できるようになるのです。また、Outlookに外部アプリケーションをインストールすると、デスクトップクライアントだけでなく、モバイルアプリケーションやWebアプリケーションにも自動的にインストールされます。

Macと同様、iPhoneを持っていてAppleメールを使いたいユーザーには、モバイルアプリの恩恵はあまりないだろう。GmailやOutlookのクライアントも使えますが、**からMacにタスクを同期させたい場合にはあまり役に立ちません。

この分野では、GmailとOutlookが最も優れているため、この2つを取り上げることにします。もし、タスクの作成をうまく処理しているお気に入りのクライアントがあれば、コメントで教えてください。

gmailからタスクを作成する

Googleは、Gmailに組み込まれたTasksというアプリケーションを提供しています。より多くのカスタマイズオプションを提供するモバイルアプリもありますが、オプションが非常に少ないシンプルなToDoリストマネージャです。Gmailの受信トレイと密接に連携するシンプルなものが必要な場合、Tasksは良い選択です。メールをタスクに変換するのは簡単です。メールを開いた後、タスクバーの "その他 "ボタンをクリックし、"タスクに追加 "を選択します。

あなたがショートカットを取るために1であれば、Shift + Tは、同じことを行う。タスクアプリケーションは、新しいタスクを示すサイドバーで開かれます。

締切日や詳細、サブタスクを追加するためにタスクを編集する必要がある場合は、編集アイコンをクリックします。

変更は自動的に行われるため、保存する必要はありません。終了したら、受信トレイのアーカイブボタンをクリック（またはキーボードショートカット「e」を使用）して、メールをアーカイブに移動させることができます。

以上、簡単な3つのステップでした。

1. タスクに追加」オプションをクリックします（またはShift+Tのショートカットを使用します）。
2. 期限やその他の詳細、サブタスクを設定する。
3. メールをアーカイブする（または削除する）。

さらに、新しいタブを開いたときにタスクを表示するようにChromeを設定することもできます。iOSとAndroid用のTasksアプリがあります。モバイルアプリでのタスク作成は、ウェブアプリでのタスク作成と同じように簡単に行えます。メールの上部にある3つの点をクリックし、"タスクに追加 "を選択します。

これで、すぐに新しいタスクが作成されます。

もしgoogletasksが必要なものをすべて備えていない場合、あるいは他のToDoマネージャに慣れている場合、Gmailアドオンがあるかもしれません。現在、Anyone Can、Asana、Jira、Evernote、Todoist、Trelloなどの人気ToDoアプリの外部プログラムがあります（ただし、MicrosoftのTo DoやAppleのReminderはありません）。

以前、Gmailアドイン全般、特にTrelloアドインのインストールについて説明しました。アドインによって提供されるオプションは異なりますが、一般的にすべてのToDoリストアドインでは、選択したメールから直接タスクを追加することができます。また、ToDoリストのアドインは、Webやモバイルのアプリケーションとして提供されており、相互に自動的に同期させることが可能です。タスクと同様に、Gmailモバイルアプリを使用しているときに、アドインにアクセスできます。

アウトルックからタスクを作成する

Outlookには「タスク」というアプリケーションが内蔵されており、Office 365ではWebアプリケーションとしても利用できます。2015年にマイクロソフトが人気のToDoマネージャーWunderlistを買収したことで、事態はさらに複雑になり、過去4年間は、（おそらくやや信じられないことに）Microsoft To Doという新しいoffice-365専用のウェブアプリケーションに姿を変え、最終的にはこれに取って代わることになるでしょう。タスク機能を内蔵しています。

関連：Office 365に付属するアプリは？

しかし、今のところ、タスクはOutlookのTo Doマネージャに残っており、変更のための日付やOutlookのバージョンも定義されていません。O365を使用している場合、Outlook Tasksに追加したタスクはMicrosoftにも表示されることが分かるからです。 To Doはまだタスクに追加できるすべてのデータを表示していませんが、いつかは表示されるようになるでしょう。

現在、Outlookに内蔵されているタスクマネージャーは「Microsoft Tasks」ですので、これを中心に説明します。

アウトルック デスクトップクライアントを使用する

これはマイクロソフトが伝統的に得意とするところであり、期待を裏切ることはないでしょう。メールからタスクを作成する方法は複数あり、あらゆる好みに対応できます。できます。

1. To Doリストペインにメールをドラッグ＆ドロップします。
2. 右クリックのコンテキストメニューから「Tasks」フォルダにメールを移動またはコピーすることができます。
3. クイックステップを使用して、タスクを作成します。

Quickstepはキーボードショートカットを割り当てることができ、作業に最適な結果が得られるので、その使い方を中心に説明します。

Outlookのタスクを使用したことがない場合は、To Doペインのガイドを参照して、メールの横にタスクを表示させてください。

To Doペインが開いたら、メールを既読にし、タスクを作成し、メールをアーカイブに移動させるクイックステップを作成します。また、マウスを使わなくてもメールからタスクを作成できるように、キーボードショートカットを追加する予定です。

クイックステップでは、1回のボタンクリック（またはキーボードショートカット）に対して、複数のアクションを定義することができます。作るのも簡単、使うのはもっと簡単。でも、まだチェックしたことがないという方のために、わかりやすく解説しています。そのガイドを読んだ後、新しいクイックステップを作成し、次のアクションを追加してください。

1. メッセージテキストを使用してタスクを作成します。
2. マークアズリード
3. フォルダに移動する（移動先フォルダとしてアーカイブフォルダを選択する）。

そのショートカットを選び、名前を付けて（例：「タスクとアーカイブの作成」）、「保存」をクリックします。ホーム＞クイックステップの項目で確認できるようになりました。

これで、メールをタスクに変えたいときはいつでも、クイックステップをクリック（またはキーボードショートカットを使用）するだけで、新しいタスクが作成されるようになりました。メールの件名からタイトルを取り、本文がコンテンツになるのです。

必要な情報を編集し（Outlookタスクには、Gmailタスクよりも多くのカスタマイズオプションがあります）、"Save and Close "をクリックします。

Gmailとは異なり、新しいタスクを保存する必要がありますが、Gmailとは異なり、Quick Stepはメールをアーカイブしてくれます。

以上、Outlookの簡単な3ステップもご紹介しました。

1. クイックステップをクリックする（または指定のショートカットを使用する）。
2. 必要に応じて、オプションや詳細を設定します。
3. "保存して閉じる "をクリック

アウトルックWebアプリの使用

ここで、outlookwebapp（Outlook.com）を使ってタスクを作成する方法を紹介したいと思います。outlookwebappには、メールをタスクに変換するネイティブな方法がないため、これを行いません。マークしておけば、タスクリストには表示されますが、それだけです。

これは、マイクロソフトの意外な見落としです。どこかのタイミングで、Outlook>To-Doのコンパクトな統合を含む、マイクロソフトへの切り替えがあるような気がしてなりません。

ただし、サードパーティアプリとの連携に関しては、少し状況が良くなっています。現在、Asana、Jira、Evernote、Trelloなどの人気ToDoリストアプリや、その他のアプリ（Gmail TasksやApple Remindersは除く）用の外部プログラムが用意されています。外部アプリによって提供されるオプションは異なりますが、Gmailと同様に、すべてのToDoリスト外部アプリは、通常、選択したメールから直接タスクを追加でき、Webおよびモバイルアプリが自動的に同期するようにします。

アウトルック モバイル アプリの使用

outlookwebappと同様、outlookmobileアプリのメールをタスクに変換するネイティブな方法はありませんが、iOSとAndroid用のMicrosoft todoアプリがあります。これは、任意のOutlookアプリでマークしたメールを追跡しますが、これは実際にはタスク統合と同じものではありません。OutlookのメールをOutlookのタスクに変換するには、Outlookのクライアントを使用する必要があります。

サードパーティのToDoリストマネージャーを使用している場合、Outlookモバイルアプリ内から外部アプリケーションにアクセスすることができます。

アップルメールからタスクを作成する

Apple Mailを使用している場合、唯一の現実的な選択肢は、サードパーティのアプリケーション（AnyoneやTodoistなど）にメールを転送し、そこでタスクを管理するか、メールをドラッグ＆ドロップしてリマインダーにすることです。つまり、アップルの場合は、手作業ということですね。

1. お好みのToDoリストマネージャーを開きます。
2. サードパーティアプリケーションにメールを転送したり、アラートに配置したりすることができます。
3. 優先順位、締め切り、カラーコードなど、使用するものを細かく設定します。
4. 新しいタスクを保存します。
5. メールのアーカイブや削除

Appleはメールとリマインダーを密接に統合していないので、プロセスを改善するために多くのことを行うことができないのです。また、サードパーティアプリとの連携もあまり認めていない。それが変わるまでは（すぐに変わるとは思えませんが）、サードパーティのToDoリスト管理ソフトにメールを転送するのが一番でしょう。

もし、メールを一度だけ処理したいのであれば、タスクの作成はできるだけ早く、簡単にできるようにすべきです。そうでなければ、受信箱がToDoリストであり続けることになります。

GmailとOutlookは、ToDoリストマネージャやサードパーティのアドオンにより、Eメールからタスクをすばやく、簡単に、効率的に作成するためのツールを提供しています。