如果你用俄亥俄州（只處理一次）來分類你的郵件，你可能想把一些郵件變成任務。以下是如何快速有效地完成這項工作，以便您可以繼續處理其他電子郵件。

使之快速和簡單

你的收件箱不是待辦事項列表，而是收件箱。在收件箱裡留郵件很有誘惑力，因為這樣比較容易，但是你需要完成的任務卻被淹沒在源源不斷的郵件中。

這就是為什麼人們會遇到麻煩。將電子郵件轉換為任務的手動過程通常是這樣的：

1. 開啟首選待辦事項列表管理器。
2. 建立新任務。
3. 將電子郵件的相關部分複製並貼上到新任務中。
4. 設定詳細資訊，例如優先順序、截止日期、顏色程式碼和您使用的任何其他內容。
5. 儲存新任務。
6. 存檔或刪除電子郵件。

這是六個步驟，只是在待辦事項列表中新增一些內容。難怪你的收件箱裡堆滿了電子郵件。如果你能把那六級減到四級呢？還是三個？

好吧，你可以！我們會教你怎麼做。

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有些電子郵件客戶端比其他客戶端更適合建立任務

有許多客戶端可用於管理您的電子郵件，正如您所料，有些客戶端比其他客戶端更適合建立任務。

對於web客戶端，Gmail做得很好。任務應用程式是內建的，很容易將郵件轉換為任務。甚至還有一個鍵盤快捷鍵可以直接從郵件中建立任務，無需滑鼠。如果你不想要桌面客戶端，Gmail可能是你最好的選擇。

對於Windows桌面客戶機，Outlook勝出了。Thunderbird確實有一些內建的任務管理功能，它們還不錯，但Outlook更為靈活，允許您連線到無數第三方應用程式。如果由於某種原因不能使用Outlook，Thunderbird是一個不錯的選擇。不過，如果您已經使用了第三方待辦事項列表管理器，Thunderbird就不會這麼做。

在Mac電腦上，情況就不那麼樂觀了。與Gmail和Outlook相比，applemail在任務管理方面做得很差。如果您想在桌面客戶機上管理任務，最好的選擇可能是ThunderbirdforMac。或者你可以傳送電子郵件給你的第三方待辦事項列表經理，並在那裡進行管理。

說到移動應用，Gmail和Outlook的工作原理基本相同。web或客戶端版本的任務建立工具都沒有，但它們都會自動將外接程式傳遞給第三方應用程式。因此，如果您在Trello中管理任務並將外接程式安裝到Gmail或Outlook客戶端，那麼當您開啟相應的移動應用程式時，它也會自動可用。此外，當您將外接程式安裝到Outlook時，它會自動安裝在桌面客戶端以及移動和web應用程式上。

和在Mac上一樣，擁有iPhone並希望使用Apple Mail的使用者也不會從移動應用程式中獲得太多好處。你可以使用Gmail或Outlook客戶端，但是如果你想把任務從**同步到Mac上，它們就沒有多大用處了。

由於Gmail和Outlook是這一特定領域的精華，我們將重點介紹它們。如果您有一個非常喜歡的客戶機，它可以很好地處理任務建立，請在評論中告訴我們，我們會看一看。

從gmail建立任務

Google提供了一個名為Tasks的應用程式，它內置於Gmail中。它是一個簡單的待辦事項列表管理器，具有非常少的選項，不過有一個移動應用程式可以為您提供更多的定製選項。如果你需要一些與你的Gmail收件箱緊密配合的簡單的東西，任務是一個不錯的選擇。將電子郵件轉換為任務非常簡單：開啟電子郵件後，單擊工作列中的“更多”按鈕，然後選擇“新增到任務”

如果你是一個走捷徑的人，Shift+T也會做同樣的事情。任務應用程式將在側邊欄中開啟，顯示新任務。

如果需要編輯任務以新增截止日期、其他詳細資訊或子任務，請單擊編輯圖示。

不需要儲存更改，因為更改是自動完成的。完成後，單擊收件箱中的“存檔”按鈕（或使用鍵盤快捷鍵“e”）將電子郵件移動到存檔。

這是三個簡單的步驟：

1. 單擊“新增到任務”選項（或使用Shift+T快捷方式）。
2. 設定截止日期、其他詳細資訊或子任務。
3. 存檔（或刪除）電子郵件。

作為獎勵，您可以設定Chrome在開啟新選項卡時顯示您的任務。有一個iOS和Android的任務應用程式。在移動應用程式中建立任務和在web應用程式中建立任務一樣簡單。單擊郵件頂部的三個點，然後選擇“新增到任務”

這會立即建立一個新任務。

如果googletasks沒有你所需要的一切，或者如果你已經習慣了另一個待辦事務經理，那麼可能有一個Gmail外掛。目前，有一些流行的待辦事項應用程式的外接程式，如任何人都可以，Asana，Jira，Evernote，Todoist，Trello和其他人（儘管不是微軟的To Do或蘋果的提醒）。

我們之前討論過一般的Gmail外掛的安裝，特別是Trello外掛的安裝。不同的外接程式提供不同的選項，但所有待辦事項列表外接程式通常允許您直接從選定的電子郵件新增任務。待辦事項列表載入項也可以作為web和移動應用程式提供，它們可以自動相互同步。就像任務一樣，當你在Gmail移動應用程式中時，你可以訪問你的載入項。

從outlook建立任務

Outlook有一個名為“任務”的內建應用程式，在Office 365中也可以作為web應用程式使用。事情變得更加複雜了，因為早在2015年，微軟就收購了廣受歡迎的待辦事務經理Wunderlist。在過去的四年裡，微軟一直在把它轉變成一款新的office365純web應用程式，名為（或許有點不可思議）Microsoft To Do。它最終將取代Outlook中的內建任務功能。

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但是，現在，任務仍然是Outlook的待辦事項管理器，並且沒有定義更改的日期或Outlook版本。我們之所以提到這一點，是因為如果您使用O365，您會發現新增到Outlook任務的任何任務也會顯示在Microsoft中。To Do還沒有顯示您可以新增到任務中的所有資料，但在某些時候，它會顯示。

目前，Microsoft Tasks是內建的Outlook工作管理員，因此我們將重點介紹它。

使用outlook桌面客戶端

這是微軟的傳統優勢所在，他們也不會讓你失望。有多種方法可以從電子郵件建立任務，以滿足所有的口味。你可以：

1. 將電子郵件拖放到“待辦事項”窗格中。
2. 從右鍵單擊上下文選單將電子郵件移動或複製到“任務”資料夾中。
3. 使用快速步驟建立任務。

我們將重點介紹如何使用快步，因為這將為我們的工作提供最棒的效果，您可以為快步指定一個鍵盤快捷鍵。

如果您以前從未使用過Outlook任務，請檢視我們的“待辦事項”窗格指南，以便在郵件旁邊看到您的任務。

開啟“待辦事項”窗格後，我們將建立一個快速步驟，將電子郵件標記為已讀，建立任務，並將電子郵件移動到存檔。我們還將新增一個鍵盤快捷鍵，這樣您就不必使用滑鼠從電子郵件建立任務。

快速步驟允許您為單個按鈕單擊（或鍵盤快捷鍵）定義多個操作。它們建立起來很簡單，使用起來也更簡單，但是如果你以前沒有檢查過它們，我們有一個關於它們的明確指南。閱讀該指南後，建立一個新的快速步驟，然後新增以下操作：

1. 使用訊息文字建立任務。
2. 標記為已讀。
3. 移動到資料夾（並選擇存檔資料夾作為要移動到的資料夾）。

為它選擇一個快捷鍵並給它一個名稱（如“建立任務和存檔”），然後單擊“儲存”。它現在可以在“主頁”>“快速步驟”部分看到。

現在，每當你想把一封電子郵件變成一個任務時，只要單擊快速步驟（或使用鍵盤快捷鍵），它就會建立一個新任務。它從郵件的主題行獲取標題，郵件的主體成為內容。

編輯所需的任何詳細資訊（Outlook任務中的自定義選項比Gmail任務中的多得多），然後單擊“儲存並關閉”

與Gmail不同，你確實需要儲存新任務，但與Gmail不同的是，Quick Step會為你存檔電子郵件。

這也是Outlook的三個簡單步驟：

1. 單擊快速步驟（或使用指定的快捷方式）。
2. 根據需要設定任何選項或細節。
3. 單擊“儲存並關閉”

使用outlook web app

此時，您可能希望我們向您展示如何使用outlookwebapp建立任務(Outlook.com). 我們不會這樣做，因為在outlookwebapp中沒有本地方法將電子郵件轉換為任務。您可以標記郵件，這意味著它將顯示在任務列表中，但僅此而已。

這是微軟令人驚訝的疏忽。我們情不自禁地感到，在某個時刻，將有一個切換到微軟去做，其中將包括一個緊湊的Outlook>to-Do整合。

不過，在第三方應用程式整合方面，情況要好一些。目前，有流行的待辦事項應用程式的外接程式，如Asana、Jira、Evernote和Trello，以及其他應用程式（儘管不是Gmail任務或蘋果提醒）。不同的外接程式提供不同的選項，但是，與Gmail一樣，所有待辦事項列表外接程式通常允許您直接從選定的電子郵件新增任務，並使web和移動應用程式自動同步。

使用outlook移動應用程式

就像outlookwebapp一樣，沒有原生的方式可以將郵件從outlookmobile app轉換為任務，儘管有一個適用於iOS和Android的微軟todo app。它會跟蹤你在任何Outlook應用程式中標記的電子郵件，但這實際上與任務整合不同。如果要將Outlook電子郵件轉換為Outlook任務，則確實需要使用Outlook客戶端。

如果您使用的是第三方待辦事項列表管理器，則可以在Outlook mobile app中訪問外接程式。

從apple mail建立任務

如果您使用的是Apple Mail，那麼您唯一的實際選擇就是將郵件轉發到第三方應用程式（例如任何人都可以或Todoist），並在那裡管理您的任務，或將電子郵件拖放到提醒中。因此，對於蘋果來說，手工操作的過程是：

1. 開啟首選待辦事項列表管理器。
2. 將電子郵件轉發到第三方應用程式或將其放入提醒中。
3. 設定詳細資訊，例如優先順序、截止日期、顏色程式碼和您使用的任何其他內容。
4. 儲存新任務。
5. 存檔或刪除電子郵件。

因為蘋果沒有將郵件和提醒緊密地結合在一起，所以你不能做很多事情來改進這個過程。該公司也不允許與第三方應用程式進行太多整合。在這種情況發生變化之前（我們懷疑這種情況是否會很快發生），您最好的選擇是將您的郵件轉發給第三方待辦事項列表管理器。

如果你喜歡只處理一次郵件，那麼任務建立應該儘可能的快速和簡單。否則，您的收件箱將繼續是一個待辦事項列表。

透過他們的待辦事項列表管理器和第三方載入項，Gmail和Outlook為您提供了快速、輕鬆、高效地從電子郵件建立任務所需的工具。