契約書が日々のワークフローの一部となっている場合、文書やフォームの変更すべきでない部分を変更されると、どれほどいらいらさせられるか、おわかりでしょう。幸いなことに、Microsoft Wordには開発者向けのツールがあり、文書内のテキストを保護しながら、スペースを埋めることも可能です。

ドキュメントを編集可能ではなく、記入可能にする

例えば、これから入社する社員に送る秘密保持契約書があるとします。文書の空白を埋める能力を受取人に与えたいが、秘密保持契約書の情報が一切修正・変更されないことも確認したい。Wordでこれを実現するには、いくつかのステップを踏むだけでよいのです。その方法をご紹介します。

まず、仕事をするための法律文書を入手します。マイクロソフトは基本的なテンプレートを提供していますが、実際の弁護士が起草した詳細かつ包括的な法律テンプレートをオンラインで無料で提供しているウェブサイトも数多くあります。この例では、上記のリンクから取得したNDAが使用されます。

ドキュメントを引き上げた後は、それに制御と保護を加える番です。まず、「Developer」タブに移動します。デフォルトでは、Wordはリボンにこれを表示しないので、先にそれを修正しましょう。

"File "をクリックします。

メニューの一番下にある "オプション "を選択します。

"オプション "メニューの左ペインで、"リボンのカスタマイズ "を選択します。

右側の "カスタムリボン "の下にある "開発者 "にチェックを入れ、"OK "をクリックします。

表示]と[ヘルプ]の間に[開発]タブが表示されていることに気づきましたら、[開発]タブに切り替えてください。

リッチテキストやプレーンテキスト、画像、コンボボックス、ドロップダウンリスト、日付ピッカー、チェックボックス、ベースブロックコントロールなど、さまざまなコンテンツコントロールのオプションが表示されます。

練習しましょう。NDAテンプレートの署名欄には、**日付ピッカーとリッチテキストボックスがあり、それぞれ契約日と印刷名を記入することができます。

まず、日付セレクタを配置したい場所にカーソルを移動させます ** ここに配置したいと思います。

次に、「開発者」タブで、「日付ピッカー コンテンツ コントロール」を選択します（カレンダーのアイコンです）。

矢印をクリックし、カレンダーのポップアップから日付を選択します。

次に、「By:」の横の行を削除して、リッチテキストボックスに置き換えてみましょう。

開発者]タブに戻り、[リッチテキストコンテンツコントロール]ボタンをクリックします。

テキストボックスが表示されます。次の行の名前について、この手順を繰り返すと、次のようになります。

ご覧のように、テキストと日付の記入欄ができました。

この機能は、頻繁に送信され、受信者が記入する必要のあるセクションがいくつかあるフォームに特に有効です。例えば、当社の機密保持契約の最初の段落を例にとってみましょう。

この段落だけで、7つのセクションを埋める必要があります。

今後、秘密保持契約は頻繁に内容が変更される文書ではありません。同様に、契約書を送付してサインをもらう際にも、何も変更されていないことを確認した上で、知らないうちに送り返されていることがないようにしたいものです。受信者の編集権を制限することは、文書の完全性と自分自身を守るための素晴らしい方法です。

編集不可能な文書にするには、まずCtrl+aで文書内のすべてのテキストを選択します。すべてのテキストがハイライトされたら、「開発者」タブの「保護」グループにある「編集を制限する」をクリックします。

右側に表示される「制限の編集」ペインで、「制限の編集」セクションのオプションを選択します。

次に、同じセクションで、矢印をクリックしてドロップダウンメニューを表示し、"Fill Form "を選択します。

最後に、"Yes, start implementing protection" を選択します。

文書の保護を強化するために、パスワードを作成するよう求められます。これは完全にオプションです。その場合は、パスワードを入力し、[OK]をクリックしてください。そうでない場合は、「キャンセル」をクリックしてください。

それだけです。これで、不用意な（あるいは意図的な）編集を防ぐ、記入可能な文書が完成しました。今回ご紹介した例は、この機能が役立つ多くのユースケースのひとつに過ぎません。今度、アンケートや法定帳票を送るときには、この機能を活用してください。