googledocsを使い始めたばかりだと、その豊富な機能とアドオンに少し圧倒されるかもしれません。ここでは、Microsoft Wordに代わる強力なツールであるこのソフトを使い始めるためのヒントを紹介します。

Googleドキュメント（グーグルドキュメント）は何ですか？

Google Docsを聞いたことがある方は読み飛ばしてください。初めて聞くという方のために、ここで必要な知識をお伝えします。googledocsとは何か、すぐに使い始められるように、基本をおさらいしておきましょう。

Google Docsは、Microsoft Officeに対抗するためにGoogleが立ち上げた完全なオフィススイートであるGoogle Driveの一部である無料のウェブベースのワードプロセッサです。その他、ワークシート（Excel）やスライドショー（Powerpoint）もクラウド型サービスの主要なものです。

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googledocsは、インターネット接続とウェブブラウザ（モバイル端末の場合は該当するアプリ）さえあれば、すべてのデバイスとプラットフォームで利用可能です。クラウドでソフトウエアを運用する場合、残りの作業をグーグルが引き受け、力仕事を担っているのです。

Docsは、.doc, .docx.txt, .rtf, .odtなどの様々なファイルタイプをサポートしており、Google Driveから直接Microsoft Officeファイルを閲覧したり変換することが非常に簡単にできます。

Docsはオンラインワープロなので、同じ文書について複数の人と共有し、コラボレーションすることができ、改訂、変更、提案をリアルタイムで追跡することができます。

もう十分お聞きいただけたでしょうか、さっそく始めましょう。

アカウント登録方法

GoogleDocsを使用する前に、まずGoogleアカウント（@gmailアカウント）を登録する必要があります。すでにアカウントをお持ちの方は、お気軽に次のセクションへお進みください。そうでない場合は、Googleアカウントの作成とDocsのセットアップを簡単に行う方法を説明します。

accounts.google.com にアクセスし、"Create an Account" をクリックし、"For Myself" をクリックする。

次のページでは、アカウントを作成するために、姓名、ユーザー名、パスワードなどの情報を入力する必要があります。

また、電話番号の認証は、ロボットではなく、実在の人物であることを確認するために必要です。

電話番号の認証後、フォローアップのページでは、リカバリーメールアドレス、生年月日、性別、プライバシーステートメントと利用規約への同意を求めています。完了すると、あなたはGoogleアカウントの新しい所有者となります。

白紙文書の作成方法

Googleアカウントが取得できたので、いよいよ最初のドキュメントを作成します。googledocsにアクセスし、右下のマルチカラーの「＋」アイコンにカーソルを合わせます。

+ が青い鉛筆のアイコンに変わるので、それをクリックします。

Chrome Proのヒント：Google Chromeをお使いの場合、Omniboxに新しい文書を入力してEnterキーを押すと、自動的に新しい白紙の文書が作成され、開くことができます。

マイクロソフト・ワード文書の取り込み方法

Googleドキュメントを初めて使う方でも、すでに使いたいMicrosoft Word文書が溜まっているのではないでしょうか。この場合、Word文書をすべてアップロードしてからでないと表示できません。一部のWord文書のより高度な機能や書式設定に対応していない場合がありますが、非常によく機能します。

Word文書をインポートする場合、GoogleドキュメントやDriveを使用してファイルをアップロードすることができます。いずれも、パソコンからウェブブラウザに直接ファイルをドラッグ＆ドロップしてアップロードすることができます。ハードディスクにアップロードしたすべてのファイルがありますが、便宜上、Docsのトップページに行くと、ドキュメントタイプのファイルだけが表示されます。

googledocsのホームページから、右上のフォルダアイコンをクリックし、「Uploads」タブをクリックします。

Word文書をアップロードすると、Docsが自動的に文書を開き、編集、共有、コラボレーションを開始することができます。

編集したいWord文書を開くには、Googleドキュメントのホームページでファイル名の横にある青い「W」が付いたファイルをクリックします。

クリックすると、Word文書が表示され、文書内で編集することができます。

文書が完成したら、DOCXまたはPDF、ODT、TXT、HTML、EPUBの各フォーマットにダウンロードして戻すことができます。ファイル」→「ダウンロード」をクリックし、希望の形式をクリックすると、ブラウザから保存した場所に直接ダウンロードされます。

関連：Word文書をgoogledocsに取り込む方法

Googleドキュメントでスペルチェックをする方法

docsにはスペルチェッカーが搭載されており、スペルミスをすると曲線で強調表示され、変更を促すようになっています。

デフォルトでは、このオプションは有効になっているはずですが、ツール > スペル > エラーに下線を引くで、確実に有効にすることができます。

スペルの訂正や提案を見るには、単語の上で右クリックし、その下に線を引いてください。または、Ctrl+Alt+X（Windows）またはCommand+Alt+X（Mac）を押して、スペルチェックと文法ツールを開くこともできます。

Aとチェックマークのついたアイコンをクリックすると、スペルチェックが有効になり、文書のスペルや文法が分析されます。

スペルチェッカーに加え、googledocsには辞書と同義語のリストが内蔵されています。やり方は、単語をハイライトして右クリックし、"Define[word]"をクリックするだけです。

これだけでも十分ですが、さらに詳しい情報が必要な場合は、スペルチェックと文法チェックのドキュメントを深く掘り下げています。

関連：Googleドキュメントでスペルチェックをする方法

ドキュメントを他の人と共同作成する方法

googledocsの最大の特徴は、誰でも閲覧、編集の提案、文書の編集ができる共有リンクを生成する機能です。共同作業者間で文書をやり取りするのではなく、あたかも同じコンピュータにリアルタイムで詰めかけているように、一度に編集や提案を行うことができるのです。ただ一つ違うのは、パソコンで使える文字入力カーソルを各自が持っていることです。

共有したい文書から、青いボタンの「共有」をクリックし、ファイルへのリンクを誰にどのように送るかを選択します。メールアドレスを手動で入力するか、上部にある「共有リンクを取得」をクリックして、自分で招待状を送ることも可能です。

ドロップダウンメニューから、以下のオプションを選択すると、ファイルに対する共有ユーザーのアクセス権を編集することができます。

• 閉じる：共有が無効になっています。以前、他の人とリンクを共有した場合、そのリンクは機能しなくなり、その人が持っていた権限も取り消されます。
• リンクを持っている人なら誰でも編集可能：共有ユーザーには完全な読み取り/書き込みアクセスが提供されます。これはファイルの中身だけですが、それでもドライブから削除することはできません。
• リンクがあれば誰でもコメントを投稿できる：必要に応じて共有ユーザーがコメントを残すことができる これはチームプロジェクトに最適です。
• リンクがあれば誰でも閲覧可能：共有ユーザーはファイルを閲覧することはできますが、編集することは一切できません。これは、ファイルを共有する際のデフォルトの動作であり、ダウンロード用のファイルを共有しようとする場合に最適なオプションです。

他のドライブファイルやモバイル機器にも使える共有リンクで、さらにいろいろなことができます。これらのリンクの仕組みや生成方法についてのより詳細な情報は、こちらの記事をご覧ください。

関連：Google Drive上のファイルに対して共有可能なダウンロードリンクを作成する方法

文書に対する最近の変更点をすべて表示する方法

ドキュメントを他の人と共有する場合、自分がその場にいなければ、発生したすべての小さな変更を把握することは困難です。そのため、改訂履歴というものがあります。googledocsは、文書に発生したすべての変更を記録し、混乱を減らすためにそれらを時間軸でグループ分けしています。また、ワンクリックで履歴に記載されている以前のバージョンに文書を復元することも可能です。

最近の変更点の一覧は、「ファイル」→「バージョン履歴」→「バージョン履歴の表示」をクリックすると表示されます。

関連：Googleドキュメント、ワークシート、スライドファイルの最新の変更点を表示する方法

文書の編集を提案する方法

あなたが文書の所有者で、共同作業者に（直接編集するのではなく）文書の編集を提案することを義務づけたい場合、アクセス権を「提案」に設定することができます。これにより、他の人があなたのファイルに手を加える心配なく、ドキュメントを編集することができます。共同作業者が編集を行った場合、オーナーは編集候補の通知をメールで受け取り、変更を維持するか破棄するかを選択できます。

ドキュメントウィンドウの右上を見ると、現在のステータスが表示されます。提案する」と表示されれば、準備は完了です。編集」または「表示」が表示されている場合は、そのボタンをクリックし、「提案」オプションをクリックします。

関連：Google ドキュメントでエディタを推薦する方法

単語やページの探し方

Googleドキュメントのデフォルトでは、ワード数やページ数は表示されませんが、手動でカウントしなくても簡単に確認することができます。そのため、字数制限の厳しい課題や、自分が書いた内容を把握したい場合、字数で詳細を確認することができます。また、任意の段落のテキストをハイライトして、選択したコンテンツにどれだけの単語が含まれているかを確認することも可能です。

文書の単語数/ページ数を表示するには、「ツール」→「単語数」をクリックするか、WindowsではCtrl+Shift+C、MacではCommand+Shift+Cを押してください。

また、特定の文字列をハイライトして、「ツール」→「単語数」にジャンプバックすることでも、単語数を調べることができます（または、キーの組み合わせでも可能です）。

関連：Google ドキュメントでページ数と単語数を調べる方法

googleドキュメントをオフラインで使用する方法

Googleドキュメントにアクセスする必要があるけれども、インターネットに接続していない場合はどうすればよいのでしょうか？googledocsはウェブベースの製品ですが、オフラインで使えないというわけではありません。Chromeの拡張機能をダウンロードし、あらかじめオフラインで使用できるようにファイルを有効にしておく必要があります。ファイルに加えられた変更は、次にインターネットに接続したときに更新されます。

公式Chrome拡張機能をダウンロードした後、Googleドキュメントのトップページに行き、左上のハンバーガーメニュー> Settingsをクリックします。この後、「オフライン」を開く位置に切り替えて「OK」をクリックします。"

ローカルコンピュータのストレージスペースを節約するために、Googleは最近アクセスしたファイルのみをダウンロードし、オフラインで利用できるようにします。手動でファイルを有効にするには、3つの点のアイコンをクリックして、「オフラインで使用可能」を「オン」に切り替えてください。

関連：Googleドキュメントをオフラインで利用する方法

文書にページ番号を付けるには

ページ番号は、読者が現在いるページを示すためのビジュアルツールです。また、物理的なシートを整理し、正しい順序で配置するのにも役立ちます（印刷すればわかります）。googledocsは文書内にページ番号を自動的に生成しないので、手動で追加する必要がありますが、文書のヘッダーまたはフッターに追加するのは簡単です。

すべてのページにページ番号を付けるには、「**」→「ヘッダーとページ番号」→「ページ番号」をクリックします。ポップアップウィンドウが表示され、ページ番号のスタイルを選択できます。

関連：Googleドキュメントでページ番号を追加する方法

googleドキュメントで余白をコントロールする方法

余白とは、文書の周囲にある余白のことです。余白は目に見えない枠を作るので、余白を小さくすることでページ上の空きスペースが増えます。ドキュメントのすべてのページの端の余白の量を変更する必要がある場合は、ドキュメントの側面と上部に沿ったルーラーを使用して余白を管理する必要があります。

余白を手動で入力する場合は、「ファイル」→「ページ設定」をクリックし、左右の余白の量を入力し、「OK」をクリックします

関連：Google ドキュメントで余白をコントロールする方法

文書にテキストボックスを追加する方法

googledocsにテキストボックスを追加することは、関連情報を強調し、文書に注意を引くための素晴らしい方法です **定義された要素。しかし、その作成は簡単ではなく、描画機能からという意外なところに隠されているのです。

描画メニューは、「**」→「描画」と進み、メニューバーのテキストボックスのアイコンをクリックすると表示されます。

ここでマウスをクリックしてドラッグすると、指定されたスペースにテキストボックスが作成され、必要なテキストが追加されます。

終了したら、「保存して閉じる」をクリックして、テキストボックス**のドキュメントを閉じます。

関連：googledocsにテキストボックスを追加する方法

カタログの追加方法

目次は、文書に記載された各トピック/セクションを読者に提示するためのものです。この機能は、リンクを自動生成し、クリックすると各セクションにジャンプするリンクを使用します。そのため、大きな文書がある場合、全体をスクロールすることなく、誰でも素早く特定のセクションにアクセスすることができます。

目次]をクリックし、表示される2つのオプションのいずれかをクリックします。最初のオプションは、文書を印刷するために右側に番号を付けたプレーンテキストの目次です。2つ目の方法は、ページ番号を使わず、コメント欄にジャンプするハイパーリンクを使い、オンラインでドキュメントを閲覧する方法です。

なお、文書の特定のセクションにリンクする目次を自動生成するには、各セクションまたは見出しをgoogledocsの組み込み見出しスタイルでフォーマットする必要があります。これにより、文書がテーブルへの入力方法とクリック可能なリンクの追加方法を知ることができます。

関連：googledocsにディレクトリを作成する方法

Google Docsのアドオンのベスト

さて、googledocsの基本をすべて学んだあなたは、アドオンを追加することによって、本当のスーパーユーザーになることができます。アドオンはウェブブラウザの拡張機能に非常に似ていますが、GoogleDocsに特化しており、サードパーティの開発者から追加機能を取得することが可能です。生産性を高めるためにインストールできるツールは、校正者の追加、文書署名アプリケーション、文書内翻訳者、さらには教師の評価ガイドラインの作成など、多岐にわたります。

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