如果你剛剛開始使用googledocs，那麼它豐富的特性和附加元件可能會讓你有點不知所措。以下是一些技巧，可以幫助您開始使用這個強大的替代Microsoft Word的方法。

什麼是谷歌文件(google docs)？

如果你以前聽說過Google文件，請跳到前面。如果你以前從未聽說過，這裡有一個速成班，你需要知道什麼。我們將複習一下基本知識，讓您熟悉什麼是googledocs，以及如何立即開始使用。

Google Docs是一款免費的基於web的文書處理器，它是Google為與微軟office競爭而推出的完整office套件Google Drive的一部分。基於雲的套件中包含的其他主要服務是工作表（Excel）和幻燈片（Powerpoint）。

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googledocs可以在所有裝置和平臺上使用；您所需要的只是一個網際網路連線和一個web瀏覽器（如果是移動裝置，則是適用的應用程式）。谷歌在雲端執行軟體時，承擔了其餘的工作，並首當其衝地處理了繁重的工作。

Docs支援多種不同的檔案型別，包括.doc、.docx.txt、.rtf和.odt，這使得直接從Google Drive檢視和轉換Microsoft Office檔案變得非常容易。

由於Docs是一個線上文書處理器，您可以在同一個文件上與多個人共享和協作，實時跟蹤修訂、更改和建議。

你聽夠了嗎？我們開始吧。

如何註冊帳戶

在使用GoogleDocs之前，首先需要註冊一個Google帳戶（一個@gmail帳戶）。如果您已經有一個帳戶，請隨時轉到下一節。如果沒有，我們將介紹建立Google帳戶的簡單方法，併為您設定Docs。

前往accounts.google.com，單擊“建立帳戶”，然後單擊“為我自己”

在下一頁中，您將需要提供一些資訊來建立帳戶，如名字和姓氏、使用者名稱和密碼。

此外，你必須核實你的電話號碼，以確保你是一個真正的人，而不是機器人。

驗證電話號碼後，後續頁面要求您提供恢復電子郵件地址、出生日期和性別，並同意隱私宣告和服務條款。完成它，你就成了谷歌賬戶的驕傲的新主人。

如何建立空白文件

現在你有了一個Google帳戶，是時候建立你的第一個文件了。轉到googledocs，將游標放在右下角的多色“+”圖示上。

+變成一個藍色的鉛筆圖示；點選它。

Chrome Pro提示：如果你使用的是谷歌Chrome，你可以輸入新文件進入Omnibox並按Enter鍵可自動建立並開啟新的空白文件。

如何匯入microsoft word文件

即使你是谷歌文件的新手，你可能已經有了一個你想使用的微軟Word檔案的集合。如果是這樣的話，那麼你必須先上傳你所有的Word文件，然後才能檢視它們。雖然它可能不支援某些Word文件的一些更高階的功能和格式，但它工作得非常好。

匯入Word文件時，可以使用Google Docs或Drive上載檔案。這兩種方法都允許您將檔案從計算機直接拖放到web瀏覽器中，以便於上載。你的硬盤裡有你上傳的所有檔案，但為了方便起見，當你進入Docs主頁時，它只顯示文件型別的檔案。

從googledocs主頁，點選右上角的資料夾圖示，然後點選“上傳”選項卡。

Word檔案上傳後，Docs會自動開啟它，您可以開始編輯、共享和協作。

要開啟要編輯的Word文件，請單擊Google Docs主頁檔名旁邊帶有藍色“W”的檔案。

單擊檢視Word檔案或在文件中編輯它。

完成文件後，可以將文件下載回DOCX或PDF、ODT、TXT、HTML或EPUB格式。單擊“檔案”>“下載”，然後單擊所需的格式，它將直接下載到從瀏覽器儲存檔案的位置。

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如何在谷歌文件中檢查拼寫

現在你有了一些文件，是時候確保你的拼寫和語法是正確的了。Docs配備了一個拼寫檢查器，當你拼寫錯誤的時候，它會用一條彎彎曲曲的線來強調錯誤，提示你做出改變。

預設情況下，此選項應處於啟用狀態，但您可以確保在“工具”>“拼寫”>“下劃線錯誤”中。

若要檢視拼寫更正和建議，請右鍵單擊該單詞並在其下方畫一行。或者，按Ctrl+Alt+X（Windows）或Command+Alt+X（Mac）開啟拼寫檢查和語法工具。

訪問拼寫檢查的另一種方法是單擊帶有A和複選標記的圖示。這將啟用該工具並分析文件的拼寫和語法。

除了拼寫檢查器，googledocs還附帶了一個內建的詞典和同義詞表。你所要做的就是突出顯示一個單詞，右鍵單擊它，然後單擊“Define[word]”

雖然這應該讓你開始，我們有一個更深的潛水文件的拼寫和語法檢查，如果你想要更多的資訊。

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如何與他人協作處理文件

googledocs最好的特性之一是能夠生成一個可共享的連結，讓任何人都可以檢視、建議編輯或編輯您的文件。不用在協作者之間來回傳送檔案，您可以一次編輯和提出建議，就像您實時地擠在同一臺計算機上一樣。唯一的區別是每個人都有自己的文字輸入游標，可以在個人電腦上使用。

從要共享的文件中，單擊藍色按鈕“共享”以選擇如何以及與誰傳送指向檔案的連結。您可以手動輸入電子郵件地址，也可以單擊上角的“獲取共享連結”自行發出邀請。

從下拉選單中，選擇以下選項之一時，可以編輯共享使用者對檔案的許可權：

• 關閉：共享被禁用。如果您以前與其他人共享過連結，則該連結將不再工作，並且會撤消他們曾經擁有的任何許可權。
• 任何擁有該連結的人都可以編輯：為共享使用者提供完全的讀/寫訪問許可權。他們仍然不能從你的驅動器中刪除它，儘管這只是為了檔案的內容。
• 任何有連結的人都可以發表評論：允許共享使用者在需要時留下評論這對於團隊專案來說非常好。
• 任何有連結的人都可以檢視：共享使用者可以檢視檔案，但不能以任何方式編輯它。這是共享檔案時的預設操作，也是嘗試共享檔案供下載時的最佳選擇。

使用這些可共享連結，您可以做更多的工作，這些連結還可以用於其他驅動器檔案和移動裝置。要更深入地瞭解這些連結的工作原理以及如何生成它們，請檢視我們的帖子。

相關：如何為Google驅動器上的檔案建立可共享的下載連結

如何檢視文件最近的所有更改

當您與他人共享文件時，如果您不在場，則很難跟蹤所有發生的小更改。為此，有修訂歷史。googledocs跟蹤文件中發生的所有更改，並將它們分組為時段，以減少混亂。您甚至可以透過單擊滑鼠將檔案還原為歷史記錄中列出的任何早期版本。

透過單擊“檔案”>“版本歷史記錄”>“檢視版本歷史記錄”，可以檢視所有最近更改的列表。

相關：如何檢視谷歌文件、工作表或幻燈片檔案的最新更改

如何建議對文件進行編輯

如果您是文件的所有者，並且希望合作者必須對您的檔案提出編輯建議（而不是直接編輯），則可以將訪問許可權設定為“建議”。這樣，其他人就可以對文件進行編輯，而不用擔心其他人在您的檔案中搗亂。當協作者進行編輯時，所有者會收到一封關於建議編輯的電子郵件通知，並可以選擇保留或放棄更改。

如果您在文件視窗的右上角檢視，您將看到您的當前狀態。如果你看到“暗示”，那你就可以走了。如果看到“編輯”或“檢視”，請單擊該按鈕，然後單擊“建議”選項。

相關：如何建議在谷歌文件編輯

如何查詢單詞和頁數

預設情況下，Google Docs不顯示單詞或頁面計數，但是不需要手動計數就可以輕鬆地檢查它們。所以，如果你的作業有嚴格的字數限制，或者你想記錄你寫的內容，你可以透過字數來檢視你的工作細節。您甚至可以突出顯示任何段落中的文字，以檢查所選內容中有多少單詞。

要檢視文件的字數/頁數，請單擊“工具”>“字數”，或在Windows上按Ctrl+Shift+C，在Mac上按Command+Shift+C。

您還可以透過高亮顯示特定文字字串並跳回“工具”>“字數”（或使用組合鍵）來查詢該字串的字數。

相關：如何在谷歌文件中找到頁面和字數

如何離線使用google文件

如果你需要訪問谷歌文件，但沒有網際網路連線，會發生什麼？儘管googledocs是一個基於web的產品，但這並不意味著你不能離線使用它。您需要下載Chrome的副檔名，並確保您事先啟用該檔案以供離線使用。對檔案所做的任何更改都會在下次連線到internet時更新。

下載Chrome的官方擴充套件後，請轉到Google Docs的主頁，然後在左上角單擊Hamburger選單&gt；Settings。在此之後，將“離線”切換到開啟位置，然後單擊“確定”

為了節省本地計算機上的儲存空間，Google只下載並使最近訪問的檔案離線可用。要手動啟用檔案，請單擊三點圖示，然後將“可用離線”切換為“開”。

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如何向文件新增頁碼

頁碼是一種視覺工具，用於向讀者顯示他們當前所在的頁面。它們還可以幫助您組織物理紙張，並將它們按正確的順序放置（如果您列印它們，您就知道了）。googledocs不會自動在檔案中生成頁碼，您必須手動新增頁碼，但很容易將頁碼新增到文件的頁首或頁尾。

要向所有頁面新增頁碼，請單擊“**”>“頁首和頁碼”>“頁碼”。您將看到一個彈出視窗，可以在其中選擇頁碼樣式。

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如何控制google文件中的頁邊距

邊距是文件四周的空白區域。因為頁邊距建立了一個不可見的邊框，所以減小頁邊距大小會增加頁面上的可用空間。如果需要更改檔案所有頁面邊緣上的空間量，則需要使用沿文件側面和頂部的標尺來管理其邊距。

如果您想手動輸入邊距，請單擊“檔案”>“頁面設定”，輸入希望在每一側看到的空白量，然後單擊“確定”

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如何向文件中新增文字框

在googledocs中新增文字框是突出顯示相關資訊並將注意力吸引到文件**定元素的一個好方法。但是，建立一個並不是一個簡單的過程，它隱藏在一個不太可能的地方：從繪圖功能。

要訪問繪圖選單，請轉到“**”>“繪圖”，然後單擊選單欄中的文字框圖示。

現在，單擊並拖動滑鼠在提供的空間中建立一個文字框，然後新增所需的文字。

完成後，單擊“儲存並關閉”將文字框**文件。

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如何新增目錄

目錄是向讀者展示文件中列出的每個主題/章節的一種方式。此功能自動生成一個連結，並使用單擊時跳轉到每個節的連結。因此，如果你有一個大的檔案，這讓任何人都可以快速訪問特定的部分，而不需要滾動整個事情。

單擊“**”>“目錄”，然後單擊提供的兩個選項之一。第一個選項是純文字目錄，右側有數字，用於列印文件。第二個選項不使用頁碼，而是**超連結，這些超連結跳轉到註釋部分，以便聯機檢視文件。

請注意，要建立自動生成的目錄，連結到文件的特定部分，必須使用googledocs的內建標題樣式格式化每個章節或標題。這讓文件知道如何填充表和新增可單擊的連結。

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最好的谷歌文件附加元件

現在你已經學習了googledocs的所有基礎知識，你可以透過新增附加元件成為一個真正的超級使用者。附加元件非常類似於web瀏覽器的擴充套件，但它特定於GoogleDocs，並允許您從第三方開發人員那裡獲得附加功能。你可以安裝一些工具來提高生產力，包括額外的校對器、文件簽名應用程式、文件內翻譯器，甚至還有一個教師評估準則的建立者。

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