誰かが仕事を始める時間にメールが届くようにしたい、受信箱の一番上にメールを表示させたいなど、様々な理由があると思います。Outlookでは、メールのスケジュールを設定することでこのようなことが可能になります。

その前に、いくつかの注意点を付け加えておく。まず、特定の時刻にメールを送信しても、その時刻に受信者の受信箱に届くとは限りません。メールを送ってから相手の受信箱に届くまでには、さまざまなステップがあります。一般的に、午前8時30分に送信されたメールは、1～2分以内に誰かの受信トレイに届くと想定できますが、重要な配信については当てにしないほうがいいでしょう。2つ目の注意点は、これはデスクトップのOutlookクライアントにのみ適用され、outlookwebアプリケーションには適用されないということです。

アウトルックでメールをスケジュールする方法

それを踏まえて、Outlookでメッセージをスケジュールしてみましょう。この機能は、Outlookクライアントに直接組み込まれているため、サードパーティの外部プログラムを使用する必要がないのが良い点です。通常通り新規メッセージを作成し、リボンから「オプション」→「配信遅延」をクリックします。

すると、「プロパティ」ウィンドウが開きますので、「納品前ではない」というオプションを探します。

メールを送信する日時を設定し、「閉じる」ボタンをクリックします。それだけです。メッセージを送信すると、選択した日時まで送信トレイに残ります。

ひとつ覚えておいていただきたいのは、Outlookは開いているときしかメールを送れないということです。選択した日時がロールオーバーしてOutlookを閉じた場合、次にOutlookを開くまでメールの送信は行われません。ただし、一日中Outlookで仕事をしていて、勤務時間内にメールのスケジュールを組みたい場合は問題ないでしょう。