Google Driveからファイルを共有することで、顧客や契約者がドキュメントをダウンロードすることなくアクセスできるようになります。一時的にしかアクセスできないようにしたい場合は、ファイル共有時に自動的に有効期限を設定することができます。その方法をご紹介します。

注意：この機能を使用するには、ドキュメントの所有者として、有料のG Suiteアカウントが必要です。ドキュメントを共有する相手は、ドキュメントを見るために有料アカウントは必要ありません。

google driveのファイルの有効期限を設定する方法

G SuiteアカウントにリンクされたGoogleドライブを起動し、共有したいファイルを右クリックし、コンテキストメニューから「共有」をクリックします。

ファイルを共有したい全員のメールアドレスを追加して、「送信」ボタンをクリックします。Gmailアカウントに招待状を送ると、これらの人々は自動的にファイルにアクセスできる人々のリストに追加されます。他の種類のアドレスに送信する場合は、各人にファイルへのリンクが記載されたメールが送信されます。

ここで、ファイル上で右クリックし、再度「共有」コマンドをクリックします。

今回は、ストックオプションを開いた状態で、「詳細設定」をクリックします。

各人の連絡先の横にタイマーのアイコンが表示されますので、それをクリックして有効期限を設定してください。

ここから、「アクセス期限」のドロップダウンメニューをクリックし、7日間、30日間、またはカスタムの有効期限を選択することができます。

カスタムデートオプションを選択すると、カレンダーが表示され、より正確な日付を選択することができます。

他の人の有効期限を設定するには、その人の名前の横にあるタイマーをクリックします。

最後に「変更を保存」をクリックすると、全ユーザーの編集が完了します。

ここで、注意していただきたいことがあります。デフォルトでは、共有する相手はファイルをダウンロード、印刷、コピーすることができ、その場合、設定した有効期限後もこれらのコピーにアクセスすることができます。彼らの権限を「閲覧のみ」に設定し、「コメント投稿者と閲覧者のダウンロード、印刷、コピーオプションを無効にする」を有効にすれば、これを防ぐことができますが、これらの人々は文書を編集することができません。

しかし、この機能は、ユーザーが文書の閲覧やコメントをするために一時的にアクセスするだけでよい場合に有効です。