outlookには、1回のクリックでメッセージに複数のアクションを適用できるクイックステップ機能があります。outlookにはいくつかのデフォルトのクイックステップが含まれていますが、独自のステップを作成することもできます（不要な場合はデフォルトのステップを削除することもできます）。同じ動作を頻繁に行う場合は、クイックステップを作成してホットキーを割り当てることで、時間を大幅に短縮することができます。その仕組みはというと...。
Outlookには、1回のクリックでメッセージに複数のアクションを適用できるクイックステップ機能があります。Outlookにはいくつかのデフォルトのクイックステップがありますが、自分で作成することもできます（不要な場合はデフォルトのステップを削除します）。クイックステップを作成し、ホットキーを割り当てることで、同じ動作を頻繁に行う場合、時間を大幅に短縮することができます。その仕組みはこうだ。
デフォルトのクイックステップ
Outlookの「ホーム」タブに「クイックステップ」があります。最初に起動すると、そこにはデフォルトのクイックステップが表示されています。これらのいずれかをクリックすると、選択したメッセージに含まれるアクションを適用することができます。
デフォルトのクイックステップは以下の通りです。
- 移動先：メールの移動先フォルダを選択するウィンドウが表示されます。
- 宛先：現在選択されているメールの転送コピーを、マネージャーのアドレスで作成します。
- チームメール：チームメンバーに送信するための空メールを作成します。(あなたの電子メールが雇用者によって管理されている場合、Exchange管理者がメールボックスをどのように設定したかによって、Outlookはすでにあなたの上司とチームメンバーが誰であるかを知っているかもしれません。そうでない場合は、最初に使用するときに、この簡単な手順を記入する必要があります)。
- Done：メッセージを既読および完了としてマークし、指定されたフォルダーに送信します。このフォルダを初めて使用するときは、フォルダを指定する必要がありますが、それ以降は、Outlookが選択を記憶し、「クイック」ステップを使用するたびにそのフォルダに送信されます。
- 再生と削除：現在選択されているメッセージへの返信を開き、返信送信後に現在選択されているメッセージを削除します。
Outlookでは、利用可能なクイックステップのみが表示されます。例えば、メッセージを選択しない場合、他のデフォルトは既存のメッセージに適用されるため、「Team email」のクイックステップのみが表示されます。
クイックステップの作成方法
新しいクイックステップを追加するには、クイックステップボックスで「新規」オプションをクリックします。
新しいウィンドウが開き、クイックステップに名前を付け、実行させたい動作を選択できます。
アクションの選択」ドロップダウンメニューをクリックすると、可能なアクションのリストが表示され、それぞれ追加のオプションを選択することができます。
メッセージをフォルダに移動するアクションと、メッセージを既読にするアクションを追加します。
フォルダに移動」アクションを選択し、メッセージの移動先フォルダを選択します。
次に、「Add Action」をクリックして、2つ目のアクションを追加します。
ドロップダウンメニューから「既読にする」を選択します。
(オプション）内蔵のショートカットのいずれかを選択し、カーソルをクイックステップに合わせたときに表示されるテキストを追加できます（クイックステップで行った操作を思い出させる短い説明があると便利です）。
完了」をクリックすると、Outlookのクイックステップボックスに新しいクイックステップが表示されます。クイックステップの上にカーソルを置くと、選択したショートカットと入力したツールチップのテキストが表示されます。
あとは、メッセージを選択して、新しいQuickStepをクリック（またはショートカットキーの組み合わせをクリック）して、そのアクションを適用するだけです。
クイックステップを編集・削除する方法
クイックステップを編集または削除するには、リボン上のクイックステップグループの右下隅にある小さな矢印をクリックします。
クイックステップの管理」ウィンドウが表示されます。
ここでは、クイックステップの編集、コピー（類似しているが少し変更したクイックステップが必要な場合は、選択したクイックステップの完全なコピーを作成）、削除を選択することができます。
また、リボン上のクイックステップの表示順を変更したり、新しいクイックステップを作成することも可能です。
最後に、「デフォルトに戻す」オプションがあります
デフォルトにリセット」を選択すると、作成したすべてのクイックステップが削除され、削除したデフォルトのクイックステップも再作成されます。また、デフォルトのクイックステップに加えられた変更も削除されます。この操作は元に戻すことができないため、警告が表示されます。リセットするには「はい」をクリックします。
また、リボン内のクイックステップを右クリックすることで、「クイックステップの管理」ウィンドウを回避して、クイックステップの操作を1回だけ実行することができます。コンテキストメニューが表示され、クイックステップを編集、コピー、削除することができます。
これは簡単なステップです。クイックステップに追加できるアクションは膨大にあり、一度その仕組みを知ってしまえば、かなり直感的なインターフェイスなので、ここではそのすべてを説明しませんでした。Outlookをより効率的に、より時間をかけずに使いたいのであれば、クイックステップから始めるとよいでしょう。
