Outlookのフォルダを管理し、メールをきちんと分類し、論理的で最小限のフォルダ構造で保存することを好む人もいます。私たちの多くはそうではないので、マイクロソフトは私たちを助けるために様々なツールを提供しています。その一つが、あまり知られていないセッションクリーンアップツールで、セッションから冗長なメールを削除したり、移動したりすることができます。その仕組みはこうだ。

セッションクリーナーツールは、単一のセッション、フォルダー、またはフォルダーとそのすべてのサブフォルダーに対して実行することができます。冗長なメール、つまり、セッション内の別のメッセージに完全に含まれているメールを探します。その後、設定に応じて、これらのメールを削除（デフォルト）または別のフォルダーに移動します。これにより、同じメッセージが何通も届いてメールボックスがいっぱいになるのを防ぐことができます。

まず、セッションクリーンアップのパラメータを設定します。「ファイル」→「オプション」→「メール」と進み、「セッションクリーンアップ」セクションまでスクロールしてください。

デフォルトではダイアログクリーンアップはアイテムを削除しますが、冗長なアイテムをフォルダに移動したい場合は、「参照」をクリックして移動先のフォルダを選択します。このツールで見つかったメッセージが本当に冗長であるかどうか、もう一度確認したい場合に便利です。私たちの経験では、会話クリーナーツールは信頼できるものですが、時には自分で確認することに勝るものはありません。

他のデフォルトのオプションはそのままでもよいかもしれませんが、状況や好みが異なる場合は、適当にパラメータのオン・オフを切り替えてみてください。設定したら、「OK」をクリックしてOutlookに戻ります。

ここで、ツールを開く必要があります。ホーム」タブで、「クリーンアップ」ボタンをクリックします。ドロップダウンメニューには、フォルダ内で現在選択されている会話、フォルダ全体、またはフォルダ全体とすべてのサブフォルダをクリーンアップするオプションが用意されています。

会話の整理」オプションが不要な場合は、「フォルダ」→「フォルダの整理」をクリックしてもこのメニューにアクセスできます。

ここでは「フォルダーのクリーンアップ」を使用しますが、セッション、フォルダー、フォルダーとそのサブフォルダーのいずれをクリーンアップする場合でも、手順は同じです。ワンクリックオプションの場合は、ナビゲーションペインでフォルダを右クリックし、"フォルダの掃除 "を選択します。

初回実行時に警告がポップアップ表示され、設定を変更するか、ツールを実行するか、操作をキャンセルするかを選択することができます。

このポップアップウィンドウを表示せずにツールを実行したい場合は、「このメッセージを再度表示しない」オプションを有効にしてください。

フォルダのクリーンアップ」をクリックしてツールを実行します（「このメッセージを二度と表示しない」オプションをオンにすると、これ以降、ツールが選択されるとすぐに実行されます）。ツールの実行中（大量のメッセージを含むフォルダーで初めて実行する場合は、しばらく時間がかかることがあります）、Outlookの下部にあるバーに状態通知が表示されます。

Outlookが起動している間は、引き続き使用できます。ステータス通知が消えたら、ツールは終了です。このツールは、メッセージを大量に送りつけるのではなく、バックグラウンドで動作してお客様を支援するように設計されていますが、クリーンアップするメッセージが見つからない場合は、お客様にお伝えします。

以上です。2487通のメールが入ったサンプルフォルダでツールを実行したところ、削除可能なメールが502通見つかりました。フォルダ内の5分の1以上が冗長なメールだったので、容量が足りない場合や手間のかかる会話に疲れている場合は、目からウロコで、使う価値のあるツールだと思います。