Outlookでの検索はかなり簡単ですが、同じ検索を頻繁に行うのであれば、わざわざ何度も入力する必要はないでしょう。カスタム検索」フォルダは、これらのカスタム検索を保存し、1～2回のクリックで戻ることができるようにするためのものです。

カスタム検索フォルダは、検索の保存と考えるのは簡単ですが、実際にはもっとクールなものです。自動的に更新されるため、実際にはGmailのタブ機能に似た、より強力な仮想フォルダのようなものです。未読のメールだけが表示され、誰かからのメールが表示され、1つ以上の添付ファイルがあるフォルダーが必要ですか？問題ありません。

では、その設定方法について見ていきましょう。

アウトルックに定義済み検索フォルダーを作成する

Outlookには、すでに多くの定義済み検索フォルダーが用意されています。いずれもこれ以上のカスタマイズはできませんが、ニーズに合わせて検討する価値はあると思います。

まず、ウィンドウの左側にあるOutlookのデータファイルのフォルダ一覧の一番下に、検索フォルダがあります。データファイルごとに検索フォルダが設定されているので、Outlookで複数のアカウントを確認している場合、アカウントごとに異なる検索フォルダを設定することができます。

ただし、最初の検索フォルダを作成するまでは、「検索フォルダ」フォルダを選択することすらできません。検索フォルダーを作成するには、リボン上の「フォルダー」タブに切り替え、「新規検索フォルダー」ボタンをクリックします。

すると、「新規検索フォルダ」のウィンドウが開きます。既読メール、連絡先やリストからのメール、整理用メールなど、さまざまなカテゴリーに整理された定義済み検索フォルダーの束が表示されます。ほとんどのフォルダーは自明なので詳細は省きますが、閲覧することは可能です。

ここでは、未読のメールを表示する検索フォルダを新規に作成します。どのフォルダに保存されているかに関わらず、すべての未読メールを表示するため、超便利な検索フォルダです。作成したい検索フォルダをクリックし、OKボタンをクリックするだけです。

では、さらに強力になる独自の検索フォルダを作成する方法を紹介します。

アウトルックにカスタム検索フォルダを作成する

カスタム検索フォルダでは、あらかじめ定義された検索フォルダに含まれない追加の条件を使用することができ、Outlookメッセージに含まれるほぼすべてのフィールドで検索することが可能です。さらに、複数の条件でメッセージを選択するカスタム検索フォルダーを作成することもできます。例えば、件名に特定の単語を含む特定の人からのメッセージを1通だけ表示することができます。

検索フォルダーを作成するには、リボン上の「フォルダー」タブに切り替え、「新規検索フォルダー」ボタンをクリックします。

新規検索フォルダ」ウィンドウで、リストの一番下までスクロールして、「カスタム検索フォルダの作成」オプションを選択し、表示される「選択」ボタンをクリックします。

カスタム検索フォルダー」ウィンドウで、フォルダー名を入力します。

次に、検索する条件を設定しますので、「条件」ボタンをクリックします。

"検索フォルダーの条件 "ウィンドウでは、検索条件をカスタマイズし、必要な数だけ利用可能な条件を選択することができます。

"メール "タブには基本条件があり、メールの件名や本文、送信者、受信者に含まれる特定の単語を検索することができます。また、「To」行、「From」「Cc」行に自分だけが含まれるメールに限定して検索することも可能です。

また、メッセージの受信、送信、変更などの時間範囲を指定することもできます。例えば、過去7日以内に受信したメッセージのみを表示することができます。

その他のオプション」タブでは、検索を絞り込むためのより多くの条件を提供します。特定のカテゴリーに属するメッセージ、未読のメッセージ、添付ファイルのあるメッセージ、メッセージの重要度、メッセージにマークが付いているかどうか、メッセージの実際のサイズでも検索することができます。ちなみに、この最後の1枚は、大きな添付ファイルを探して削除するのにとても便利です。

詳細」タブでは、Outlookオブジェクトに保存可能なすべてのフィールドに基づいて条件を追加することができます。たくさんあるので、ここでは割愛します。しかし、他のタブにないものを探す必要がある場合は、「フィールド」ボタンをクリックしてメニューを参照することで、探すことができます。

3つのタブですべての条件を設定したら、OKボタンをクリックして、「カスタム検索フォルダ」ウィンドウに戻ります。ここでもう一つ、終了前に設定する必要があるかもしれません。

デフォルトでは、作成したカスタム検索は、Outlookデータファイルのすべてのフォルダから取得します。特定のフォルダーに限定したい場合は、「参照」ボタンをクリックします。

フォルダーの選択」ウィンドウで、検索対象とするフォルダーを選択し、「OK」ボタンをクリックします。

その後、カスタマイズのメインウィンドウに戻り、続けてもう一度OKをクリックします。

Outlookは、カスタム検索フォルダを作成し、フォルダビューに追加します。

使い方のコツをつかめば、カスタム検索フォルダー機能はとても強力です。ここでは、検索フォルダーを使った検索の例をご紹介します。

• 上司との情報交換
• フォローアップフラグが未解決のメールをカテゴリー別に一覧表示（例えば、個人カテゴリーの未解決項目のみを検索することが可能です）
• 重要性の高いニュース
• クライアントとのメッセージ（検索ボックスでその完全なフィールドを使用し、すべてのフィールドを検索することを選択することも可能です）
• 一定サイズ以上の添付ファイルを持つメッセージ（大きな添付ファイルを削除したり、データファイルのサイズを小さくするのに便利です）

さて、あなたはどんな検索フォルダを作りますか？