手紙のテンプレート

サンプルレター

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方法1 方法1/3：封筒に宛名を記載する。

1. 1 封筒の左上に住所と氏名を記入する。自分の住所を書いておくと、万が一配達されなかったときに郵便局から返送してもらえるので、大切なことです。封筒の左上にペンか鉛筆で名前を書いてください。名前の下に、住所または私書箱を記入する。住所の下に、市町村、州、郵便番号を記入してください。住所：Tyler Hamilton123 Scenic DriveHouston, TX 77007

2. 2 封筒の中央に受取人のフルネームを記入する。Mr、Ms、Drなど、その人の好きな肩書きを入れてください。次に、それぞれの名前の最初の文字を大文字にして、姓と名を綴ります。夫婦に手紙を出す場合は、Mr.Mrs.と呼ばれることを希望しない限り、二人のファーストネームを記入してください。家族の場合は、「The LaCour Family」のように家族の名前を書きます。家族に送る正式な手紙の場合、最初の行に両親の肩書きを書き、両親の下の行に子供の名前を書きます。1行目に「Mr Mecca and Ms Sarah Smith」、2行目に「Kylie, Mindy and Seth」と書けばいいのです。

3. 3 ビジネスレターの場合は、次の行に会社名を書きます。個人的な手紙を書く場合は、会社名を書く必要はありません。しかし、仕事で手紙を書くのであれば、ビジネスの適切な人物に手紙が届くようにすることができます。受取人の名前の下の行に会社名を入れる。ヒューストン大学」「バイユーエンタープライズ」と書いてもいい。

4. 4 受取人の名前の直下に、受取人の住所や私書箱を記入する。住所の番号を先に書き、その後に通りの名前を書きます。ビジネスやフォーマルな手紙を書く場合は、通り名を省略せず、すべてスペルアウトしてください。また、各単語の最初の文字を大文字にします。例えば、ビジネスやフォーマルな手紙では、"Laurel Ave "ではなく "Laurel Avenue "と書きます。個人的な手紙を書く場合は、「Hamilton St.」や「Liberty Ln.」と書いても問題ないでしょう。

5. 5 住所欄または下に、フラットまたはオフィス番号を記入する。住所の中には、アパートやオフィスの番号が含まれているものもあります。手紙を確実に受け取るために、この情報は通り名の後か下の行に書いてください。フラットを「apt.」または「apartment」と表記する。職場に送る場合は、「office」または「suite」と書きます。123 Liberty Lane Apt. 3. または 555 Laurel Avenue Suite 44.と書いてください。

6. 6 住所の下に都市名、州名、郵便番号を記載すること。住所の直下に、都市名を書き、その後にカンマを入れます。次に、都道府県と郵便番号を書きます。都市と州は必ず大文字で表記してください。ヒント：各郵便番号の後にさらに4桁のコードが続きます。USPSのウェブサイトで郵便番号を入力すると、余分な4桁の数字を見つけることができます。この番号を封筒に書いておくと、手紙が早く届きます。

7. 7 国際書簡の宛先の後に国名を書く。国際郵便を送る場合のみ、国を記載する必要があります。その場合は、住所の下に直接、受取人が住んでいる国名を記入してください。国名または略称をすべて大文字で記入してください。USA」「UK」と書いてもいい。

8. 8 封筒の右上に切手を貼る。郵便物は、切手を同封しないと配達されません。封筒の右上に切手を貼って、郵便物が確実に届くようにする。国際郵便の場合は、国際切手を使用して、正しい郵便料金になるようにします。

方法2 方法2/3: 送信先に適したタイトルを選択する

1. 1 女性がMs.やMiss.を好むと知っている場合を除き、Ms.と呼びます。女性への手紙は、男女の役割分担によってマナーが変わるので、難しいかもしれません。Ms.は、すべての女性にふさわしい肩書きで、専門家に向かって言う場合、最も無難な選択肢です。女性に対するデフォルトの肩書きは常にMs.を使用します。ただし、相手がMissやMrs.を好んで使うことが分かっている場合は、Miss.例えば、Ms. Veronica JohnsonやMiss Alyson Meyerと書くことができます。Tip: カジュアルな手紙を書く場合、通常、タイトルの使用について心配する必要はないでしょう。

2. 2 幅広い年齢層の男性にサーと声をかける。男性への手紙は、相手が何歳でもMr.を使うことができるので簡単です。相手が別の肩書きを希望しない限り、男性には常にMr.と呼びます。トッド・スミス氏」と書けばいいのです。

3. 3 性別が不明な場合や男女兼用の場合は、タイトルを省略する。仕事で文章を書いたり、応募したりする場合、相手の性別がわからないことがあります。同様に、性別に関係なく手紙を書くこともあるでしょう。その場合は、肩書きを除いたフルネームで表記するのがベストです。姓と名の両方を書き出しても、正式なものとみなされます。親愛なるリサ・ジェンセンへ」とでも書けば、気分転換になるかもしれません。性別にこだわらない人の中には、Mxという呼称を好む人もいます。 もし、あなたが書く相手がこの呼称を好むとわかっている場合は、Mxを使用してください。

4. 4 相手の専門職の肩書きがある場合は、それを使う。Dr、Rev、Respect などの専門的な肩書きを尊重することが重要です。相手が職業上の肩書きを持つ場合は、職業上の肩書きで宛名を書く。夫婦で書く場合は、常にランキング上位のタイトルを最初につける。Dr Ashley Matthews and Mr Sam Matthews』とか『The Honourable Kennedy Jones』とか書くかもしれません。ヒント：相手の肩書きがわからない場合は、念のため、より高い肩書きで呼びかけましょう。例えば、大学の教授に手紙を書くとします。博士号を持っているかどうかわからない場合でも、肩書きに「Dr」を使っても問題ありません。

5. 5 宛先が明確でない場合は、役職名や「To Whom It May Concern」を使用する。ビジネスレターやカバーレターを送るとき、相手が誰なのかわからないことがあります。その場合は、書いている職種の名前を書いてください。役職名がわからない場合は、「To Someone」をキャッチフレーズとして使うことができます。求人に応募するのであれば、「人事担当者様」と書くこともできます。人事担当者がいるかどうかわからない場合は、「To Whom It May Concern」と書いてもよいでしょう。また、宛先の名前や肩書きがわからない場合は、部署名を使うこともできます。

方法3 方法3：正式な手紙の上部にある書式

1. 1 手紙の左上に自分の名前と姓を書きます。フォーマルな手紙でもプロフェッショナルな手紙でも、略語ではなくフルネームを使用する。また、通称名や他の人と混同しそうな場合は、ミドルイニシャルやサフィックス「Jr」など、他の人と区別できる特徴を入れてもよいでしょう。友人や恋人にカジュアルな手紙を書くときは、自分の名前を省略した形や、「チャック」「ショーティ」などのニックネームを使ってもかまいません。どちらの形式でも構いませんので、お好きな方をお選びください。ヒント医師、選挙で選ばれた公務員、聖職者などの場合は、名前の前に正式な肩書きを記入することができます。この場合、「Ichabod Sneed」ではなく、「The Reverend Ichabod Sneed」と書けばよい。

2. 2 ビジネスレターの次の行に会社名を記入する。仕事の一環として手紙を送る場合は、あなたの名前の下の行に雇用主の名前を書きます。そうすれば、受け取った人は一目で、あなたが誰を代表しているのか、なぜこの手紙を書いたのかがわかるでしょう。また、相手の参考になると思われる場合は、勤務先名の下にもう一行、正式な肩書きや役職を記入することも可能です。署名するまで待つことにした場合、会社名や事業所名は差出人の住所の1行目に入ります。

3. 3 氏名または会社名の下の行に、住所を記載する。通りの番号から始めて、通りの名前を言う。住所欄には、必ず通りの名前をフルネームで記入してください。つまり、「Mulberry Ln」ではなく、「Mulberry Lane」と書きたいのです。2529 Cypress Row, Apt. 5D "のように、住所の後にアパートやオフィスの番号を入れることも忘れずに。住所欄があれば、相手はあなたがどこから手紙を書いているかがわかり、また、返事を書きたいときに自分で手紙を書くことができる正確な場所を知ることができるのです。

4. 4 住所の下に市町村名、都道府県名、郵便番号を記入してください。都市名を先に書き、カンマを入れる。カンマの後に、都道府県名と郵便番号を記入してください。都市名と州名を大文字で表記し、スペルも正しく記入しましょう。市や州とは異なり、州と郵便番号はスペース1つで区切らなければなりません。"Santa Carla, CA 95000".

5. 5 仕事に関する手紙の場合、電話番号および/またはEメールアドレスを記載してください。受信者があなたに連絡する別の方法があるように、電話番号や電子メールを提供するのは良いアイデアです。もし両方を記載する場合は、電話番号を先に記載し、その後にメールアドレスを改行して記載します。仕事とプライベートの両方の電話番号を伝えたい場合は、2つ目の番号を改行して、接頭辞に「work:」「mobile:」を使い、どちらかはっきりわかるようにします。編集者への手紙や地元の政治家への苦情など、必ずしも返信を期待しないメッセージの場合は、電話番号や電子メールを伝える必要はありません。

6. 6 行を飛ばして日付を記入する。住所の後に、相手が書く日付を書くスペースを空けておきます。月のフルネーム、その後に数字の曜日と年を綴る。例えば、「2019年11月5日」や「11-5-19」ではなく、「2019年11月5日」と書きます。複数日にわたって手紙を書く場合は、書き終えた日を使います。これは厳密には必要ではありませんが、日付を入れることで、手紙を一定の時間枠内に収めることができ、時間的制約のある情報が含まれている場合に役立ちます。

7. 7 日付の下の新しい行に受取人の名前を書く。相手のフルネームがわからない場合は、苗字に「Mr」「Dr」「Principal」など適切な肩書きをつければ問題ありません。また、「Mr Peter Walsh」のように、フルネームだけでなく、相手の肩書きを記載することで、よりフォーマルで敬った表現にすることができます。相手が女性で、正式な肩書きがない場合は、相手の好きな呼び方（"Ms", "Mrs", "Miss"）を使い、僭越な印象を与えないようにしましょう。もし、彼女が普段どのように自分を呼んでいるのか分からない場合は、常に「ma'am」が最も安全な選択肢です。相手の名前のスペルが正しいかどうか、ダブルチェックする。人名の誤記は、よく言えば過失、悪く言えば無礼にあたります。

8. 8 ビジネスレターの場合、宛先の役職を明記する。次の行には、宛先の役職、オフィス、部署、特別な権限などを明記します。件名は、名前行の識別情報に基づいて作成されます。タイトル行は、相手の役職や職業に関連する理由であれば、記載する必要があることを覚えておいてください。ヒント：その人の正式な肩書きがわからない場合は、その人が所属する部署名に置き換えるだけでよい。

9. 9 ビジネスレターには、宛先の会社名を記載する。受賞者の肩書きの下の行には、雇用主または代表する特定の団体の正式名称を記入してください。これは、あなたの手紙を適切な部署の適切な担当者に届けるのに役立ちます。また、あなたの手紙が正式な手紙であることを示すものでもあります。このラインは、会社名や企業名だけに用意されているわけではありません。また、「アラバマ大学」や「北ロンドンのホリングスワース博物館」のように、機関にも使用できる。

10. 10 次の2行に受取人の住所をフルネームで記入してください。ビジネスレターでは相手の会社の住所を使い、個人的な手紙では自宅やプライベートの住所しか使いません。市町村、州、郵便番号は、住所の下に必ず別の行で記入してください。郵送する前に、住所欄が正しいかどうか見返してみてください。通り名や郵便番号を間違えると、手紙が届かなくなる可能性があります。国際郵便の場合は、最後の行に国名を大文字で書きます。

• 封筒に印刷されている住所が、手紙に記載した住所と一致していることを確認してください。
• 手紙の中の様々な住所のどの部分にも句読点は必要ありません。ただし、都市名と州名を区切るカンマ、そして敬称と締めの最後にカンマが必要です。
• デジタル添付で送られるプロフェッショナルなEメールや正式な手紙は、従来の手書きの手紙と同じ形式に従わなければなりません。