方法1 方法1/3：メールプレスリリースの書式設定

1. 1 組織のドメイン名を記載したメールから、プレスリリースを送信します。そうすることで、記者はそのプレスリリースが誰からのものかを知ることができます。組織を明確に識別できるドメイン名のメールアドレスをお持ちでない場合は、GmailやHotmailなどの無料メールサービスを利用して、無料のメールアカウントにサインアップしてください。アクメにお勤めの方は、ユーザー名「Acmecorppressreleases」でEメールアドレスを作成してください。ユーザー名が長すぎる、または受信者の表示設定によりドメイン名が受信トレイに表示されない場合は、ユーザー名に「press」を含む専用メールアドレス（例：press@acmecorporation）を設定するようIT部門に依頼してください。もし、スパムフィルターに引っかかる可能性のあるかさばるテンプレートを使うか、単にメール本文の先頭にヘッダー情報を入力するか、どちらかを選ばなければならないのであれば、後者を選ぶとよいでしょう。

2. 2 件名にはプレスリリースのタイトルを使用します。送信者は、メールをクリックしない限り、件名全体を見ることができないことを忘れないでください。件名には、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、ニュースリリースを行うのか、最も説得力のある詳細を記載しましょう。プレスリリース配信サービスや一般的な報道機関のメールアカウントに頼るだけでは、記事の掲載はできません。その代わり、あなたが取材を受けたいメディア機関の中で、あなたについての発表を書いてくれそうなのは誰なのかを、ある程度リサーチしておく必要があります。

3. 3 特定の記者にアピールするために見出しを修正する。知り合いの記者や、普段から取材をしている記者に送るのであれば、あまり堅苦しく考えなくてもよいでしょう。あなたの発表と、彼らが以前に書いた記事との間に関連性を持たせるような件名を使用する。ジャーナリストの目に留まる可能性を高めるために、メール本文のプレスリリース自体の上に短いカバーノートを追加するのもよいでしょう。

4. 4 Bcc列を使用して、メディア連絡先のプライバシーを保護します。複数の記者にプレスリリースのコピーを送る場合、誤って他の記者とメールアドレスを共有しないよう、全員のメールアドレスをBcc行に記述してください。行を使って2人以上の人にメールを送る場合、受信者には他の誰がメールを受け取ったか、つまりメールアドレスが表示されません。

5. 5 添付ファイルの利用を制限する。ジャーナリストが所属する報道機関の中には、一定サイズ以上の添付ファイルを持つ電子メールを自動的に選別するところもあります。他のメディアでは、非常に敏感なスパムフィルターがあり、「送信」を押すと受信トレイからリダイレクトされる場合があります。大きな添付ファイルをつけると、記者がメールを見ることができない場合があります。写真やビデオに添付ファイルではなく、リンクを追加する。プレスリリースの一部として掲載したい写真や動画がある場合は、自社のウェブサイトやソーシャルメディア・チャンネルにアップロードし、リリースの本文にそれらへのハイパーリンクを記載します。メール本文に埋め込む写真はサムネイルサイズに縮小し、多くても1、2枚までにしてください。

方法2 方法3の2：連絡先を含む。

1. 1 プレスリリースには、組織のレターヘッドを添付してください。多くの企業では、組織のロゴ、住所、電話番号、会社のメールアカウントなどを記載したメールテンプレートを用意しています。このテンプレートは、上司または他の適切なスタッフに尋ねてください。テンプレートは、一般的なスパムフィルターを回避できるよう、十分に小さくしてください。ヘッダー・フッターの画像を含むメール全体のサイズは、50kbから70kb以下にしてください。 そのようなテンプレートがない場合は、ページの一番上に入力してください。この情報は、左揃えで、次の順序で記述してください： 組織名 電子メールアドレス 1行目 電子メールアドレス 2行目 都市、州、郵便番号 主な電話番号 ウェブサイトアドレス

2. 2 メールがプレスリリースであることを明示する。ページ中央の件名の下に、「For Press Release」と入力します。これは、記者が何を見ているのかすぐにわかるように、太字で大文字で書く必要があります。件名を「Press Release:」で始めると、混乱を減らすために件名も続けて書くことを検討してください。

3. 3 一刻を争う発表の場合は、「for immediate release」を追加してください。これらの文字は、左揃え、太字、大文字で表記してください。注意喚起のためにプレスリリースを送りたいが、すぐに発表してほしくない場合は、EMBARGOED UNTILと書き、発表が可能になる日を付け加えましょう。

4. 4 記者のフォローアップのために、連絡先を追加する。多くのジャーナリストは、フォローアップを容易にしなければ、プレスリリースを破棄してしまいます。プレスリリースだけでなく、潜在的な可能性を秘めた多くのニュースストーリーを受け取ることを忘れないでください。携帯電話番号とメールアドレスを記載し、両方のメディアの呼びかけをしっかりと確認すること。

方法3 方法3：プレスリリースをソーシャルメディアに投稿する

1. 1 検索エンジンにインデックスされないウェブサイトにプレスリリースをアップロードする。オンラインでジャーナリストに記事を売り込む場合、プレスリリースをオンラインで素早く簡単に共有できるリンクが必要ですが、一般の人がアクセスするのは困難です。検索エンジンにインデックスされないページを設定し、そのページにプレスリリースを簡単にアップロードできるようにする方法を、IT部門に確認してください。このページでは、組織のブランドイメージが見えるようにしてください。組織のロゴを使用し、住所、電話番号、ソーシャルメディアの公式チャンネルへのリンクを含める。プレスリリースの出所を非常に明確に示す必要があります。

2. 2.Facebookでのジャーナリストへの売り込みは避ける。Facebookは友人や家族との交流の場として利用されているため、見知らぬ人からの宣伝は邪魔に感じられることが多いようです。Twitterを使って記者に売り込みましょう。

3. 3 Twitterの検索ツールを使って、記事を寄稿してくれるジャーナリストを探します。多くのジャーナリストは自身のソーシャル・プロフィールを持っており、特にTwitterでは、彼らの記事を見つけることができます。検索機能を使って、あなたの記事を取り上げてくれそうなジャーナリストを調べることができます。報道機関のウェブサイトから、あなたの記事を取り上げてくれそうなジャーナリストをリストアップする。その後、検索バーでTwitter上の名前を検索してください。Twitterでテーマに関連するキーワードを検索する。そして、そのキーワードに関する情報を掲載しているジャーナリストがいないかどうか、検索結果を調べます。

4. 4 1～2人のジャーナリストに公の場でメッセージを送り、個人的に売り込む。まずはTwitterでフォローしてみてください。そして、何かニュースがあることをツイートし、それをツイートしてもらうのです。公開メッセージに組織のツイッター・ハンドルを含めて、あなたが代表する組織について記者に知らせましょう。このメッセージは、相手の興味をそそるくらい強くほのめかすべきですが、タイムラインでそのツイートを見た他の人にメッセージがバレてしまうほど強くはありません。

5. 5 ハッシュタグを活用する。プレスリリースを広く伝えたい場合は、人気のあるハッシュタグを1つか2つ特定し、プレスリリースへのリンクを含むソーシャルメディアの投稿に簡単かつ自然に取り込むことができます。メッセージを発表する準備ができたら、これらのハッシュタグをブランドのソーシャルメディアチャンネルの投稿に含めることで、露出を最大化することができます。

• 多くの記者は通常の勤務時間外に働いているため、プレスリリースを扱う際には携帯電話の番号を記載することを検討してください。
• プレスリリースでは、各要素の後に必ず1～2行を飛ばします。例えば、"press release" や "immediate release" の後にスペースを入れてください。