第1部（全2回）：ビジネスプロセスの作り方を決める

1. 1 ビジネスプロセスを定義する。ビジネスプロセスとは、組織の目標を達成するために従業員が行う日常的な活動のことである。プロセスは、企業が特定の目標を達成するために行うことを表します。ビジネスプロセスは、プロセスの変更または例外をカバーする必要があります。ビジネスプロセスの分析方法を理解するためには、そのプロセスがどのように作られたかを考える必要があります。タスクの範囲（どれくらいの大きさか）を考える。例えば、請求書の送付プロセスを新しくする場合、月に200通の請求書を送付することが考えられます。欲しい結果を決める。この場合、製品が納品されたら、すぐに正確な請求書（ハードコピーと電子メールの両方）を各顧客に送りたい。プロセスをステップのリストまたはフローチャートに分解する。プロセスの中に存在するサブプロセスに注目する。プロセスが具体的であればあるほど、分析・改善しやすくなります。プロセスに関与する部門を定義し、そのインプットとアウトプットをリストアップする。例えば、給与計算を行うには、生産部門から従業員や労働時間を入力し、人事部門から給与率や給与控除を入力するなどの作業が必要です。プロセスに例外やバリエーションがある場合は、メモしておく。例えば、特別なお客様やそれに近い大量注文の場合を考えてみましょう。

2. 2 作成するプロセスの種類を分類する。各プロセスをタイプ別に分類することで、プロセスを分析し、改善することができます。2つのプロセスが同じタイプである場合、そのプロセス改善は類似している可能性があります。特定のプロセスは、運用プロセス、サポートプロセス、管理プロセスのいずれであってもよい。オペレーションプロセスとは、製品やサービスを顧客に提供するために完了する日常的な作業のことである。顧客への請求書発行プロセスは、業務プロセスであると考えられます。サポート工程は、その名の通り、企業の業務を支援するものですが、お客様に直接コンタクトできない場合もあります。その好例が、人事部です。経営プロセスとは、事業を運営する上での全般的な方向性を指す。例えば、予算の立案と実行はマネジメントのプロセスである。

3. 3 インプットとアウトプットを比較することで、プロセスの非効率性を明らかにすることができる。インプットとは、収益や利益を生み出すために使用する資産のことです。アウトプットとは、物理的な製品やサービスのことです。労働力、エネルギー、材料、資本設備がインプットとみなされる。プロセスは、インプットを効率的に使ってアウトプットを生み出すものでなければなりません。例えば、自動車修理工場を経営する場合、労働力、設備、修理部品がインプットとなります。お客様の出力は、修理が完了したお客様の車です。修理時間が長い、あるいは作業の滞留が多いということは、プロセスに問題があることを示しています。問題は、修理のスケジュールが近すぎることかもしれません。交換部品の費用が予算よりはるかに高い場合、これも何か問題があることを示しています。具体的には、購買部門や部品を販売しているサプライヤーとの間に問題がある場合があります。

第2部 第2部：ビジネスプロセスの分析

1. 1 キーパーソンとプロセスについて話し合う。修正すべきプロセスを特定したら、そのプロセスの実施責任者と話し合う。時間をかけてキーパーソンにインタビューを行い、改善の可能性を明らかにしてもらう。スタッフに、仕事の中でどのようなステップを踏んできたか、その理由を聞いてみてください。各タスクを実行するために必要なインプットと、各インプットを入手する場所を特定する。例えば、デニムジーンズを生産する場合、誰がデニムを供給し、サプライヤーがどれくらいの頻度でデニム素材を供給しているかを知る必要があります。各タスクのアウトプットとそれを受け取る人を決定する。従業員から指摘されたプロセスの非効率性に対処する方法について提案を求める。

2. 2 各プロセスのビジネスプロセスマップを作成する。フローチャートは、ビジネスプロセスを可視化するのに役立ちます。プロセスディスカッションのドキュメントを参考に、フローチャートを作成することができます。フローチャートは、特定のビジネスプロセスを完了するために必要なすべてのステップを含んでいなければなりません。ビジネスプロセスマップは、従業員が従わなければならない手順を定義したものでなければならないことに注意することが重要です。フローチャートは、手動またはソフトウェアで作成することができます。ワープロ、図表作成機能付きの表計算ソフト、グラフィック／図表をデザインするための特別なソフトウェアなどを使用することができます。

3. 3 プロセスの改善点を見つけるためのブレインストーミングセッションを行う。多くのプロセスは、ビジネスにおける複数の部門が関与しています。グループディスカッションにより、複数の部門に影響を与えるプロセスの非効率性を特定することができます。また、このセッションは、参加者との1対1のインタビューで提供された情報を検証することもできます。受け取った情報をまとめ、プロセス参加者に配布する。各個人からフィードバックを得て、分析のための追加ガイダンスを提供する。従業員との話し合いが、プロセスを変えるための基礎となる。コスト削減、サイクルタイムの短縮、プロセスの合理化、顧客サービスの向上など、あなたの改革は様々な可能性を持っています。プロセスを変更したら、そのプロセスが期待した改善を達成できたかどうか、結果を確認します。そうでない場合は、再度プロセスを分析し、改善点を洗い出すようにします。プロセス分析は、あなたのビジネスにとって継続的な作業であるべきです。