第1部/第3部: リクエストを準備する

1. 1 アプリケーションの要件を確認する。リファレンスレターを依頼する場合、その行き先を再確認する必要があります。手紙は機密情報として扱われることが多いため、依頼を受けた人はレファレンスレターがどこに送られたかを知る必要があり、間違った情報を渡すことは最も避けたいことです。また、応募の締切日も再確認してください。推薦状を郵送する必要がある場合、受取人にあらかじめ切手を貼って宛先を記入した封筒を用意することを検討する必要があります。

2. 2 適任者を選ぶ。教授や元雇用主に推薦状を依頼する前に、彼らとの関係性を考慮する必要があります。仲の良い、人間関係の良い人を選ぶようにしましょう。あなたの業績を認め、あなたのキャリアを支援することにすでに関心を持っていると思われる教授や雇用主を優先してください。優秀な成績を残してくれたか、成長を助けてくれたか、昇給してくれたか、最初に尋ねるべきはその人です。職場や学業以外の知り合いに推薦を依頼する必要がある場合は、はっきりと正直に話すべきです。コーヒーで会うという言い訳をして、自分の要求を隠さないようにしましょう。あなたとの関係を壊さずに断ることができることを伝え、断られても理解するようにしましょう。

3. 3 依頼するタイミングを選んでください。リクエストの際には、理解が必要です。教授に依頼する場合は、学期末や応募締め切り間際にあなたのような依頼がたくさん来ていることを考慮する必要があります。教授が良い推薦状を作成できるよう、出願締切日の少なくとも1ヶ月前には依頼するよう計画しましょう。もし、以前の雇用主から推薦状をもらうのであれば、その雇用主の下で忙しく働いていた記憶がある時期は避けるようにしましょう。

Part 2 of 3: リクエストを書き出す

1. 1 自己紹介をする。挨拶の後、リクエストで最初に触れるべきは自分の名前です。それだけでなく、依頼文の最初の段落は、あなたが誰であるかを相手に思い起こさせるのに役立つはずです。これは、相手との距離感や最後に話をした時期などを考慮して行われます。教授に送る場合は、教授のオフィスで一緒に過ごした時間の概要を書いてみてください。また、取得した成績や経験した課題についても言及することができます。こんな感じかもしれませんね。"親愛なるX先生、私は前学期、先生の有機化学のクラスを受講しました。難易度は高いですが、いつも対応していただき、試験で間違えたところを理解していただけるので、感謝しています。"前職の会社では、自分が担当したプロジェクトや与えられた責任について挨拶することがあります。何か面白い逸話が思い浮かんだら、それも含めて検討してみてください。"親愛なるY様、私はXYZ社の最新の合併であなたと仕事をしたJane Smithと申します。このような企業のデリケートな部分を学ぶ機会を与えていただき、大変感謝しています。"

2. 2 選択した理由を説明してください。紹介を依頼する理由を相手に明確に伝える必要があります。なぜ、その人の意見を尊重し、その資格を尊重するのかを説明する。ここでの目的は、相手に媚びることではなく、なぜその人が自分のために推薦状を書くのに唯一ふさわしい人なのかを表現することです。"学科長として、専攻期間中ずっと私をサポートしてくれ、物事があまりにも困難であることが判明したときには、いつでも私を助けてくれました。学部でのあなたの地位と、私の学問的キャリアへの深い関心から、あなたは強力な推薦状を書くのに理想的な人物です".雇用主にとってどういう意味を持つか、その一例を紹介します。"長い間、私の直属の上司として、私のキャリアに役立つ重要なフィードバックを提供してくれました。したがって、強力な推薦状を書くには、あなたしか適任者がいないと思います。"

3. 3.手紙を読めなくなることを記載する。雇用主や教授は、あなたが手紙を読むことができると知っていれば、手紙を装飾する必要性を感じるかもしれません。そのため、手紙を書くときに違和感を覚えることさえある。迂闊に推薦状を送ることができないことを確認する短い文章を添えて、直接送付する。

4. 4 逃げ道を作ってあげること。相手が推薦状を書くことに同意することを前提に依頼文を書くべきではありません。教授や以前の雇用主が推薦状を書けない、あるいは書いてくれるとは限らない理由はいくつかあります。これを尊重する必要があります。手紙の最後には、何らかの理由で依頼を完了することができない場合、理解することを述べてください。

Part 3 第3回：リクエストを送信する

1. 1 受信者のメールアドレスをよく確認する。最高のリクエストを作成しても、それが適切な場所に届かなければ、ほとんど意味がありません。受信者の連絡先を確認する。教授の場合は、通常、大学のホームページで確認することができます。それ以外の場合は、気の置けない知人や受信者に直接メールアドレスを聞いてみるのもいいでしょう。

2. 2 何度も往復する覚悟で。最初の依頼は、簡潔で目的を持ったものです。その目的は、教授や雇用主を説得して推薦状を書くことを承諾してもらうことであり、最初の接触で必要な情報をすべて盛り込む必要はありません。受信者の質問や懸念にできるだけ早く答えられるように準備する。相手のメールが長く受信トレイに残ってしまうと、推薦状が間に合わなくなる可能性があります。

3. 3 サンクスレターを送る。教授や雇用主が推薦状を書くことに同意したら、お礼を言う準備をしましょう。彼らはすでにあなたに大きな奉仕をし、あなたのキャリアや学問的なキャリアを前進させることができます。相手は手紙を書き終えている可能性が高く、あなたに感謝することでしょう。