方法1 方法1 10：集中できるときにメールを書く。

1. 1 注意力が散漫になると、メールの文章がうまく書けなくなることがあります。書くべきメールがあるときは、他の100万個のことを考えてないときに、気が散らないように座ってみてください。あなたの文章はより明確になり、文法、トーン、全体的なメッセージに集中することができるようになるのです。特に、多くの人にメールを送る場合は、この点が重要です。メールは静かな部屋で書き、携帯電話など気が散るものは片付けておく。

方法2 方法2/10：最初の数センテンスでトーンを設定する。

1. 1 冒頭のセリフは、大きなインパクトを与えることができます。もし、リラックスしたカジュアルなトーンにしたいのであれば、"Hi Jessica!I hope you're having a great weekend（素晴らしい週末をお過ごしください）」のような書き出しでスタートします。素晴らしい週末を過ごされたことと思います」。プロフェッショナルな雰囲気を出したいなら、"Hi David "などと言えばよいでしょう。Dear Robert」のように、あまり堅苦しいものは避けるようにしましょう。ちょっと非人間的な印象を受けるかもしれませんね。

方法3 10の3：メールは短くシンプルに。

1. 1 言葉足らずのメッセージは、相手を混乱させる傾向があります。可能であれば、短く簡潔にまとめるようにしましょう。文章は短く、詳細を書きすぎないようにしましょう。1、2段落以上書いてしまうようであれば、ビデオチャットや直接会って情報を伝えた方が良いでしょう。素早く本題に入るようにし、お世辞を書き連ねるのは避ける。あまりに多くの情報を追加すると、その一部が失われる可能性があります。メールは短く、ぶっきらぼうな文章や一言で済ませるような回答は避けるようにしましょう。これらは、特にコンピュータの画面上では、少し失礼に思えるかもしれません。

アプローチ4/10：ニーズを明確にする。

1. 1 何かを依頼する場合は、それが理解できるようにすること。誤解のないように、自分の要望をはっきりと直接伝えることです。時系列がある場合は、必ず記載してください。ただし、口調は軽めにするようにしましょう。例えば、"月曜の夕方までに月次の進捗報告書が必要なんだ""チームのフィードバックフォームを週明けまでに送ってもらえると助かります。"

方法5 方法5/10: 段落で考えを整理する。

1. 1 これによって、メッセージを読みやすくすることができます。新しい話題に移るときは、新しい段落で区切ることで、メールを読み飛ばすことができます。そうすることで、読者はメッセージを素早く読み、自分に最も関係のあるセクションを見つけることができます。段落の始まりには、'also', 'next', 'last'などの単語を使う。

方法6 10のうち方法6：特定の件名を追加する。

1. 1 メールの内容を正確に伝える。例えば、「報告書」と書くのではなく、「月次計画報告書 2021年6月」のように、具体的な件名にする。同僚が、そのメールが自分にとって重要で関連性のあるものだと知れば、メールを開いて読んでくれる可能性は高くなります。また、迷惑メールフォルダに入らないようにすることもできます。

方法7 10の方法7：誤字脱字を校正する。

1. 1 エラーはメッセージに大きな影響を与えます。ほとんどのスペルチェッカーはスペルミスの単語を検出しますが、間違った単語の選択や誰かの名前のスペルミスを検出することはできません。また、句読点や文法のミスがないか、目を通す必要があります。これらのミスは、読み手に「気にしていない」と思わせてしまいます。送信する前に2～3分かけて、目立つ間違いがないかを確認しましょう。プロフェッショナルな場では、相手の名前を正しく綴ることはとても重要です。送信する前に、自分の名前が正しいかどうか、後で恥をかかないように、少し時間をおいて再確認してください。

方法8 10の方法8：メールのトーンを再確認する。

1. 1 受信者がどのようにメッセージを読むかを考える。後で話しましょう」というようなことは、あなたにとっては無邪気なことかもしれませんが、同僚がそれを読んで、困っているとか、あなたが怒っているとか思うかもしれません。"Do you have time later to chat about upcoming changes in report?" に変更する。これで少しはわかりやすくなると思います。メールでは、すべて大文字を使わないでください大文字で文章を書くと、コンピュータの画面越しに相手を怒鳴りつけているようなものだと思われがちです。明日の朝までに変更を提出してください」ではなく、「締め切りが明日の午後なので、明日の朝までに変更を完了してください」と言いましょう。このスケジュールがうまくいくかどうか教えてください。"

方法9方法10:扇動的なメールに返信する前に一旦停止する

1. 1 怒りを感じるようなメールが届いたら、ちょっと一息ついてみてください。わざと返事をしようとするのではなく、気持ちが落ち着くまで10（または1000）数えます。そして、そのメールが本当に侮辱的な内容かどうか、もう一度読み直してみてください。もしかしたら、少し誤解していたかもしれないし、実はそんなに悪いことではなかったのかもしれません。それでもなお、怒りに満ちた返信をする必要があると感じた場合は、24時間待ってから送信してください。そして、1日後に返信を再検討し、まだ送りたいかどうかを確認します。

アプローチ10 アプローチ10: 恩恵を与える。

1. 1 メールでポジティブなトーンを伝えるのは難しい。同僚が送ってきたものを読んで、すぐに気分を害した場合は、一歩下がって、その人が書いたものを読み直してください。そのメールは本当に無礼なのか、それともただぶっきらぼうなだけなのか、そのトーンを解釈する別の方法はないかと自問してみてください。例えば、「あの報告書を今夜までに仕上げてほしい」と書く人がいるかもしれない。一見すると、少し冷たく、情緒的でないように見えるかもしれません。しかし、必ずしも失礼に当たるわけではなく、あくまでも事実に基づいた簡潔なものである。

• 電子メールは通常、緊急性がないとみなされます。すぐに回答が必要な場合は、代わりに直接同僚と話すか、ビデオチャットで話してみてください。