方法一方法一10:在你能集中注意力的时候写邮件。

1. 1如果你分心了，你的电子邮件可能就不会写得那么好了。当你有一封邮件要写时，当你没有考虑其他无数的事情时，试着不受干扰地坐下来。你的写作将更加清晰，你将能够专注于你的语法、语气和整体信息。如果你的邮件要发给很多人，这一点尤其重要。在一个安静的房间里写邮件，收起你的手机和其他分心的东西。

方法2 方法2之10：用你的前几句话定下基调。

1. 1你的开场白可以有很大的影响。如果你希望你的语气是轻松和随意的，那就用类似 "嗨，杰西卡！希望你周末过得愉快 "这样的话来开场。希望你有一个愉快的周末"。如果你想保持专业一点，就说 "嗨，大卫 "之类的话。尽量避免太闷的东西，如 "亲爱的罗伯特"。这看起来有点不近人情。

方法3 方法3的10：保持你的电子邮件简短。

1. 1啰嗦的信息往往会使你的收件人感到困惑。如果可能的话，尽量做到简短和扼要。保持你的句子简短，不要添加太多细节--如果你发现自己写了超过1或2段，你可能应该通过视频聊天或亲自给人们提供信息。尽量快速进入主题，避免写一大堆寒暄话。如果你添加了太多的信息，有可能，有些信息会丢失。保持你的电子邮件简短，但尽量避免直率的句子或一个字的答案。这些看起来有点无礼，尤其是在电脑屏幕上。

方法4 10的方法4：清楚地说明你的需求。

1. 1如果你要求什么，确保它是可以理解的。不要拐弯抹角，清楚而直接地说明你的需求，这样就不会有误解了。如果有一个时间表，一定要包括这个时间表。不过，一定要保持你的语气轻松。比如说。"我需要在周一晚上之前把月度进展报告送到我的收件箱里。""如果你能在本周末之前把团队反馈表交给我，那就太好了。"

方法5 方法5的10：用段落组织你的思想。

1. 1这将有助于人们轻松阅读信息。当你转到一个新的主题时，用一个新的段落将其分开，这样你的邮件就可以略过。这将帮助你的读者快速扫描信息，找到与他们最相关的部分。使用 "也"、"下一个 "和 "最后 "等词来开始你的段落。

方法6方法6的10：添加一个特定的主题行。

1. 1让人们知道这封邮件到底是关于什么的。确保你的主题是具体的；例如，不要写 "报告"，尝试类似 "月度计划报告"。2021年6月"。如果你的同事知道这封邮件很重要，而且与他们有关，他们会更愿意打开来阅读。这也有助于将你的邮件从垃圾邮件文件夹中剔除。

方法7 方法7的10：校对错别字。

1. 1错误真的会影响你的信息。虽然大多数拼写检查器会抓住拼错的单词，但它们无法抓住错误的选词或某人拼错的名字。你还应该通读一下，看看有没有漏掉的标点符号或语法错误，因为这些会让读者认为你不关心。在你发送之前，花2到3分钟阅读你的电子邮件，以确保没有任何明显的错误。在专业场合，正确拼写某人的名字是非常重要的。在你发送之前，花一分钟仔细检查你的名字是否正确，以避免将来出现任何尴尬的情况。

方法8 方法8的10：重新阅读你的电子邮件的语气。

1. 1想想你的收件人会如何阅读你的信息。像 "我们晚点再谈 "这样的话，对你来说可能是天真无邪的，但你的同事看了可能会认为他们有麻烦或你在生气。把它改成 "你以后有时间聊一聊报告中即将出现的变化吗？"这样就会更清楚一些。永远不要在你的电子邮件中使用所有大写字母!用大写字母锁写句子，通常被认为是隔着电脑屏幕对别人大喊大叫。与其说是 "明天早上之前提交你的修改"，不如说是 "由于截止日期是明天下午，我需要你在明天早上之前完成修改。让我知道这个时间表是否适合你。"

方法9方法10:在回复煽动性的电子邮件之前暂停一下。

1. 1如果你收到一封让你感到愤怒的电子邮件，花一秒钟时间来呼吸。不要刻意去回复，而是数到10（或1000），直到你感到平静。然后，重新阅读这封邮件，看看它是否真的具有侮辱性。有可能的是，你可能对信息有一点误解，实际上并没有那么糟糕。如果你仍然觉得有必要制作一个愤怒的回复，请在发送前等待24小时。然后，在一天后重新审视你的回复，看看你是否还想发送它。

方法10方法10：给人以怀疑的好处。

1. 1在电子邮件中很难表达出积极的语气。如果你读了同事发给你的东西，你立即感到不快，退一步重新读他们写的东西。试着问问自己，是否有其他的方式可以解释这个语气--这封邮件实际上是无礼的，还是他们只是在直言不讳？例如，有人可能会写道："我需要在今晚之前完成那份报告"。乍一看，这似乎有点冷漠，没有感情。然而，这并不一定是粗鲁的，它只是事实和简短。

• 电子邮件通常被视为非紧急事件。如果你需要立即得到答案，请尝试与你的同事当面交谈或通过视频聊天来代替。