第1部 第2部 正しいスキルを持つこと

1. 1 一流の組織力を持っている。レセプショニストは、会社のイメージを代表する存在です。お客様が最初に話しかける相手であり、人や同僚が情報収集やイベントの企画に訪れる相手でもあります。電話応対や来客の案内だけでなく、顧客対応、イベントの企画、会議の手配など、常に新しいことに取り組んでいます。これらの責任を果たすために、受付係は本当に組織化され、同時に複数の要求に対応する必要があります。複数のことを同時に処理し、整理整頓ができない人は、受付嬢として長続きしないでしょう。整理整頓のためには、自分に合ったファイリングシステムに投資するのもよい方法です。上司や同僚、クライアントがどのような書類や情報を必要としているかを知っておくことは重要です。これらの情報はすべて、パソコンのデスクトップやハードコピーなど、別々のフォルダーに保管してください。ファイリングシステムは、自分にとって最適な方法で整理してください。整理整頓ができることは、自分でやる気があることでもあります。誰かに何かを指示されたり、軌道修正されたりする必要はありません。整理整頓ができていれば、毎日どのようなタスクをこなすべきか、どれが優先されるかがわかります。(同僚、雇用主、請負業者、サプライヤー、緊急連絡先など（もっともっとたくさん）。多かれ少なかれ、どれも必要なものです。これらの電話番号をRolodexまたは適切なコンピュータプログラムで整理する。

2. 2 技術に関する知識をある程度身につけていること。受付係が最初に扱うのは電話機であり、そのボタンや別系統の回線など、さまざまなテクノロジーが必要です。また、コンピュータのスキルも必須で、ほとんどの受付はメールの使い方を知っていなければならず、ワープロの能力も必要です。また、スプレッドシートの作成方法や、業界特有のプログラムの使い方も知っておくと便利です。コピー機、スキャナー、プリンターが自分のデスクの近くにある場合、おそらくそれらを使うよう求められることを忘れないでください（また、それらの使用に問題がある同僚のトラブルシューティングを行うこともあります）。オフィスで使われている機械がわかったら、その主な機能とよくある問題の解決方法を学びましょう。

3. 3 頼りになる存在であること受付は常にデスクをキープすることが求められます。誰も電話に出なかったり、何人も待っていたりすると、会社の印象が悪くなります。あなたが信頼でき、いつでも助けてくれることを上司が知っていれば、あなたはなくてはならない存在になるはずです。

4. 4 優れたリスニング能力を有すること。受付の仕事は、電話でも、お客様からの質問でも、伝言でも、人の話を聞くことが大きな役割です。よく聞くことで、より効果的になります。まず、相手が何を求めているかを理解することで、より早く問題を解決することができますし、お客様を素早く連絡したい相手と結びつけることができます。

5. 5 すべてにメモを取る。上司から何か頼まれたら、具体的な内容を書き留める。クライアントから電話がかかってきたら、必ず相手の情報（名前、連絡先、要望など）をメモしておくことです。ノートは整理整頓に最適で、一日のうちに起こるあらゆる些細なことを思い出すことができます。メモはメモ帳にまとめて、常に持ち歩くようにしましょう。特に、5時間前に電話をかけてきた人の用件を思い出そうとするときに、驚くほど役に立ちます。メッセージを詳細に書き出し、書いたものをよく読むこと、そして最も重要なことは、メッセージを残す際に、渡された情報や連絡先を繰り返し、電話を切る前に、伝えるべき情報が適切であるかどうかを確認することです。

6. 6 「おはようございます、お電話ありがとうございます、私は○○と申します、ご用件は何でしょうか」などの標準的な挨拶を用いて、丁寧に電話に出る。1回目または2回目の呼び出し音で電話に出られることを確認する。1分以上待たせるのはよくない。(意外と長いんですよ）。電話をかけてきた人が探している人の名前をよく聞いてください。必要であれば、発信者に繰り返して伝えてください。携帯電話は音が歪むことが多い。発音が難しい場合は、電話をかけてきた人が探している人の名前を書き出してください。Please hold for Mr Smith "などの定型句で、丁寧に電話をかけるようにしましょう。あるいは、相手が電話中であれば、「すみません、スミスさんは今電話中です。待ちますか？それとも留守電にしますか？"丁寧にお礼を言い、それに応じて電話をかけるようにします。

7. 7 配達員には、他の訪問者と同じようにプロ意識と礼儀をもって挨拶すること。お届けの際にサインをいただく場合があります。サインは読みやすくしてください。配達員から荷物の預け先の指示が必要な場合があります。必ず適切な担当者に連絡し、対処してください。

8. 8 来社されたお客様には、効率的で丁寧な対応をすること。訪問者が自分が誰で、誰を捜しているのかを確認した後、その人に連絡を取り、誰がそこにいるのかを知らせます。スミスさん、XYZ社のジョーンズさんが2時の約束で来ています」というのが標準的な表現です。姓と名、所属する組織名を必ず確認すること。スミス氏との約束があるかどうかを尋ねるのも有効です。スミス氏から、来客を待つ場所と待ち時間の指示があります。その際、「スミス氏は少々お待ちください」「スミス氏は会議を終えて5分後にお目にかかるそうです」と伝えるとよいでしょう。もう座っていいよ。ありがとうございました"

第2部 第2部：自分を上手にプレゼンする

1. 1 前向きな姿勢を持つこと。前述したように、受付は企業の顔であり、顧客が最初に接する人であり、オフィスに来られない人からの質問に答える人である。誰だって、不機嫌な顔で挨拶されるのは嫌なものです。いつも笑顔でいること、明るく元気な性格を保つことを優先してください。たとえ、難易度の高いクライアントを相手にしても、我慢することを忘れないでください。たとえ困難なクライアントに出会ったとしても、自分は強く、幸せな人間であることを思い出してください。彼らは不満から行動しているのだと自分に言い聞かせ、あなたが彼らに合わせて最善を尽くす限り、あなたに落ち度はないのだと知っておいてください。爆発して不機嫌で意地悪そうな人になるより、頭角を現す人になる方がいいんです。

2. 2 挨拶を用意すること。常に親しみを込めて挨拶することが大切です。たとえ助ける前に今やっていることを続けるとしても、相手が認めてくれていると感じ、すぐに助けてくれることを知るために、挨拶をすることが大切です。挨拶は「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」「こんにちは！」。ようこそ[事業所名]へ」、「おはようございます！」。.座ってくれるなら、すぐにでも！"

3. 3 礼儀正しくすること。他人を尊重すること。その日オフィスに来た人の中で最も重要な人であるかのように、すべての人に接する。今朝は渋滞に巻き込まれたとか、新品の財布をダメにしたとか、お気に入りのCDをなくしたとか、そんなことは誰も気にしません。個人的なことは家に置いておいてください。(要するに、相手が完全にリラックスして、喜んで話してくれることを確認するのです。

4. 4.印象的な服装をする。ビジネスの代表なのだから、きちんとした服装をすること。ビジネスカジュアルの服に投資する。また、特定の種類のお店（例えば洋服屋さん）の受付をしているのであれば、お店の服を買って着てみるなど、オシャレをすることも考えてみてはいかがでしょうか。ファッションやトレンドなどを前面に押し出すような職場でない限り、保守的な傾向がある。あなたのビジネスに特定のドレスコードがあるかどうか確認してください。あなたのビジネスではカジュアルな服装で問題ないかもしれませんが、カジュアルすぎる服装はよくないということだけは覚えておいてください（スウェットシャツは職場から追放されるべきです）。

• 給与明細の署名者を覚えておき、常に尊重しましょう。
• マネージャーには親切にし、空いた時間に余分な仕事を手伝えるかどうか確認しましょう。
• 郵便物の取り扱いは受付の一部であることが多く、初日には郵便物がどこに行くのか、誰がいつ配達するのかが分かります。
• トイレ休憩、会議、休日、昼食などの場合、誰かにデスクをカバーしてもらいましょう。そうすれば、帰ってきたときに怒っている人が待っていることを避けられます。
• 新しい仕事を覚えるのも、平凡な仕事をこなすのも、いつでも厭わない。
• 文句を言って敵を作るより、助けて友を作る方がいい。
• 複写式のノートに記入し、そのコピーを宛先の人物に渡す。あるいは、手帳を使うと、特に名前や番号を思い出すのに参照しやすい。
• 個人的な用件を自分のエリア内に持ち込まない - これには携帯電話や電子メールも含まれます。IT 部門はコンピュータの活動を審査できますし、審査します。
• 身だしなみを整える。
• 怒っている消費者に対しても、常に丁寧な対応をする。
• 個人的な利益のために、預かった機器を悪用するなど、限度を超えないようにしてください。