第1部分 第2部分：拥有正确的技能

1. 1 拥有一流的组织能力。接待员是代表公司形象的人--他们是客户首先与之交谈的人，也是人们和同事们去了解信息和活动策划的人。除了接听电话和引导访客外，他们还经常与客户打交道，组织活动，安排会议等。面对所有这些责任，接待员需要真正有条理，同时处理多种需求。如果一个人不能同时处理多件事情并有序地处理它们，那么他或她作为接待员不会持续太久。保持有条理的一个好方法是投资一个最适合你的归档系统。了解你的老板、你的同事和你的客户可能需要哪些文件和信息是很重要的。把所有这些信息放在单独的文件夹里--无论是在你的电脑桌面上还是在硬拷贝中。以一种最适合你的方式来组织你的档案系统--如果这需要在所有东西上贴上整齐的便条，那就这样吧。有组织也意味着自我激励--你不需要别人来告诉你如何做某事，或让你保持在正轨上。如果你有条理，你会知道你每天需要完成哪些任务，哪些任务是优先事项。(很多很多），如同事、雇主、承包商、供应商、紧急联系电话等。你或多或少都会需要他们。把这些电话号码整理在Rolodex或适当的计算机程序中。

2. 2在你的腰带下有一些关于技术的知识。接待员必须处理的第一项技术是电话--以及它所带来的所有按钮和独立线路。计算机技能也是必须的--大多数接待员必须知道如何使用电子邮件，必须熟练掌握文字处理。知道如何创建电子表格和使用任何特定行业的程序也很有帮助。请记住，如果复印机、扫描仪或打印机在你的办公桌附近，你很可能会被要求使用它们（并为在使用它们时遇到问题的同事排除故障）。 一旦你知道你的办公室正在使用哪种机器，就要学习其主要功能和解决常见问题的方法。

3. 3要靠得住。接待员被指望在任何时候都能守住办公桌--如果没有人接电话，或者有一群人在等着接受帮助，这对公司的影响是很糟糕的。如果你的老板知道你是可靠的，并且总是在那里提供帮助，那么你就会成为不可或缺的人。

4. 4拥有出色的倾听技巧。作为一名接待员，很大一部分工作是听人说话--无论是在电话中，还是在客户提出的问题中，或是在向你转达信息时。善于倾听将使你更有效率--当你第一次了解对方所问的问题时，你将能更快地解决问题，并且你将把客户与他们想要联系的人迅速联系起来。

5. 5对每件事都做笔记。如果老板要求你做什么，就把具体内容记下来。如果有客户打来电话，一定要写下他们的信息（姓名，联系方式，他们想要什么，等等）。笔记是保持组织性的好方法，可以提醒你一天中出现的所有小事。把你的笔记放在记事本里，随时带在身边。你会惊讶于它们的帮助，特别是当你试图记住五个小时前打电话给你的人想要什么时。确保你详细地写出信息，并仔细阅读你所写的内容，最重要的是在留言时，重复你所得到的信息和联系方式，这样你就可以在挂断电话前确保你有适当的信息可以转达。

6. 6有礼貌地接听电话，使用标准的问候语，如 "早上好，谢谢您给我们公司打电话，我叫_____，有什么可以帮您的吗？确保电话在第一次或第二次响铃时被接听。让人们等待超过一分钟是不好的。(这比你想象的要长。）仔细聆听来电者所要找的人的名字。如果有必要，请向来电者重复。手机经常会使声音失真。如果发音有困难，请写出电话所要找的人的名字。用一个标准的短语礼貌地引导电话，如 "请等一下史密斯先生"。或者如果那个人正在打电话，"对不起，史密斯先生现在正在打电话。您是想等一下，还是想给他留个语音信箱的信息？"礼貌地感谢他们，并相应地引导电话。

7. 7以与其他访客相同的专业精神和礼貌迎接送货人员。你可能被要求签收快递。确保你的签名是清晰的。送货员可能需要指示将包裹放在哪里。请确保你联系适当的员工来处理这些事情。

8. 8以高效和礼貌的方式对待来你公司的客户。在来访者确定他们是谁和他们要找的人之后，与那个人联系，让她/他知道谁在那里。一个标准的适当的短语是："史密斯先生，来自XYZ公司的琼斯先生来找你参加他两点钟的约会"。一定要知道他们的姓和名，以及他们所在组织的名称。询问他们是否与史密斯先生有预约是有帮助的。史密斯先生会给你指示，让来访者在哪里等待，等待多长时间。然后你可以告诉来访者 "史密斯先生马上就来 "或 "史密斯先生说他正在完成一个会议，将在5分钟后与你见面。你可以坐下来了。谢谢。"

第2部分 第2部分：良好地展示自己

1. 1 有一个积极的态度。如上所述，接待员是一个公司的门面--他们是客户首先接触的人，也是回答那些不能到办公室来的人的问题的人。没有人愿意被人用酸溜溜的表情和暴躁的态度来迎接。请优先考虑让你的脸上始终带着微笑，并保持开朗、乐观的个性。记住要对具有挑战性的客户保持耐心，即使他们触动了你最后的神经。即使你遇到一个具有挑战性的客户，也要提醒自己，你是一个坚强、快乐的人。告诉自己，他们的行为是出于沮丧，但要知道，只要你尽力去迎合他们，你就不是那个有错的人。做一个保持头脑清醒的人比做一个爆发并看起来像个暴躁、刻薄的人要好。

2. 2准备好问候语。以友好的方式问候你的客户总是很重要的。即使你在帮助他们之前继续你正在做的事情，重要的是向他们打招呼，使他们感到被认可，并知道你将在一会儿帮助他们。一些问候语是 "嗨！欢迎来到[企业名称]"或 "早上好！"。如果你能坐下来，我马上就来！"

3. 3要有礼貌。要尊重他人。对待每个人，就像他们是当天走进办公室的最重要的人。这是你的工作，没有人关心你今天早上是如何被堵在路上的，你是如何毁了你的全新钱包的，甚至是你如何丢失了你最喜欢的CD。把个人事务留在家里。(即使你不尊重他们的信息或他们传达信息的方式--假装不尊重）总之，确保对方完全放松，并乐于与你交谈。

4. 4.着装要令人印象深刻。你代表的是一个企业，因此你应该穿得体体面面。投资购买一些商务休闲装。另外，如果你是一个特定种类的商店（如服装店）的接待员，你可以考虑通过购买一些商店的服装并穿着它们来装扮自己。倾向于保守，除非你在一个时尚、潮流或其他因素被推到前台的地方工作。查看你的企业是否有具体的着装规定。你的企业可能对休闲装没有意见，只是记住你不应该穿得太随意（汗衫应该被禁止在工作场所出现。）

• 记住谁在你的工资单上签字，并在任何时候都尊重他们。
• 对经理们好一点，看看你是否能在空闲时间帮助他们完成额外的任务。
• 处理邮件通常是接待工作的一部分，在你的第一天就了解邮件的去向，谁来送邮件，以及什么时候送。
• 在上厕所、开会、放假、午餐等情况下，找人顶替办公桌。这样就可以避免在你回来时有愤怒的人等着你。
• 总是愿意学习一项新的任务或做一项平凡的任务。多才多艺是很重要的。
• 询问同事是否需要帮助。通过帮助交朋友比通过抱怨交敌人更好。
• 将信息写在复写本上，并将一份复写本交给信息的对象。或者使用日记本，这样更容易参考，特别是回忆起一个名字或号码。
• 让个人业务远离你的区域 - 这包括手机电话和电子邮件。IT部门可以也会对电脑活动进行筛选。
• 保持你的外表整洁。
• 始终保持礼貌，即使是对愤怒的消费者。
• 不要为了自己的个人利益而滥用交由你管理的设备，从而超越你的界限。