第1回/全3回：行政書士という仕事に就くための心構え

1. 1 高校を卒業する。高校卒業資格と少しのトレーニングがあれば、行政書士になることは可能です。大卒である必要はありませんが、専門学校やコミュニティカレッジで少し訓練を受けることで、さらに優位に立ち、潜在的な雇用主を惹きつけることができます。

2. 2 キーボード講座でタイピングのスピードと精度を上げる。キーボードのコースは、専門学校、コミュニティカレッジ、オンラインなどで受講することができます。キーボードを見ずに文字を読み、パソコンに入力できるようになるタッチタイピングの習得を目指します。また、ドキュメントの作成、編集、保存の方法についても学びます。タイマーを使えば、1分間に何文字入力できるかを増やし、正確に計算することができます。これは、事務アシスタントの面接の際に、雇用主にとって重要なポイントになることが多いのです。

3. 3 業界の特殊性を考慮したトレーニング。特定の業界の管理アシスタントになりたい場合は、その業界で使用される可能性のある慣行や用語について自分自身を教育するのに役立ちます。例えば、医療業界のプロフェッショナルや法律関係の秘書は、自分の仕事の分野に基づいた専門用語やコードを知っておく必要があります。

4. 4 情報技術、またはITの勉強。情報技術のコースは、管理アシスタントとして使用することが求められるさまざまなソフトウェアプログラムについて学ぶ上で非常に役立ちます。コンピュータの技術は日進月歩で拡大し、増大しています。Microsoft Office suiteのプログラム、特にワープロに特化したWord、スプレッドシートに特化したExcel、プレゼンテーションに特化したPower Pointに慣れる。

5. 5 仕事で学ぶ覚悟を持つこと。必要なトレーニングのほとんどは、入社後にオフィスで行われます。あなたが新しい管理アシスタントの仕事を開始した後、最初の数ヶ月は、学習曲線のために準備します。オフィスはそれぞれ異なり、固有のスタイル、ニーズ、期待を持っています。忍耐強く、指導や訂正を受け入れること。自分の仕事が期待に応えているかどうか、質問してフォローアップする。

第2部/第3部：事務局員募集のお知らせ

1. 1 CVを作成する。履歴書は整理され、簡潔であるべきです。名前と連絡先、そして経験やスキル、トレーニングなどを記載します。見やすく整理されたセクションと各セクション内のコラムを作成することで、読みやすさを確保します。あなたが使いこなせるソフトウエアをすべて挙げてください。ボランティア活動も忘れずに。オフィスワークとは直接関係ないように見えますが、あなたの利他性を示し、信頼できる人物であることを証明するものです。文法やスペルに間違いがないか、二重三重のチェックをする。特にこのポジションに応募する場合は、文章やメモを通じて効果的かつ正確にコミュニケーションを取ることが重要です。

2. 2 カバーレターは、そのポジションに興味があることを表明し、自分がその仕事に向いていることを強調するものです。そのポジションに就くために受けた経験やコースについて言及するのはもちろん、応募先のオフィスに対する個人的な思いを込めた手紙にしましょう。相手のビジネスについて評価している点を伝える。履歴書に書かれていないこと、例えば、あなたの信頼性、仕事ですぐに学べる能力、積極的なコミュニケーション能力などを忘れずに書いてください。

3. 3 採用の可能性を高めるために、その分野の人脈を作る。個人的に推薦できる人が社内にいれば、全くの新人よりも有利になります。現場の人に話を聞くだけでも、行政書士の一日がどんなものなのか、何が求められているのか、出世するためのスキルは何か、よくわかると思います。また、仕事の機会を紹介してくれる人もいるかもしれません。あなたの身近なネットワークが、相手のネットワークとあなたをつなぐことができる。例えば、お子さんが所属するサッカーチームのコーチや、他の保護者の方とつながることができます。友人や家族、あるいはソーシャルメディアにそのことを話し、その分野の人と連絡を取ってもらう。

4. 4興味のある企業へカバーレターと履歴書を提出する。履歴書は、Monster、Indeed、CareerBuilderなどのウェブサイトからオンラインで提出することができます。本当に興味のある会社を探し、まずは応募してみる。会社に対する情熱があればあるほど、そのポジションに対する積極性や熱意が伝わってきます。これらのオンラインサイトを利用することが、あなたの技術力を証明する第一歩となるのです。時間をかけて、サイトを操作し、その機能を効果的に利用できるようにしましょう。LinkedInにプロフィールを作成する。受講回数や経験を重ねるごとに、プロフィールを更新してください。

5. 5 直接応募して自分をアピールする。オンラインで応募し、最新のオンラインプレゼンスを持つことは、あなたのスキルレベルを示すことができますが、実際に応募することで、あなたの足をドアに踏み入れることを確実にします。本当に働きたい場所を1つか2つ選び、勤務時間中に足を運び、直接履歴書を提出する。オフィスにいるときは、ポジティブでエネルギッシュなイメージで。あなたの個性を発揮して、会う人会う人に笑顔で接してください。採用担当者は、今でもあなたの履歴書のデジタル版を欲しがることがほとんどです。その後、オンラインシステムまたはEメールにて履歴書を提出してください。

第3回 行政書士になるための面接について

1. 1 自分の正直さと誠実さを示す。このポジションでは、機密性の高い個人情報やプライベートな情報を取り扱うことが求められることがあります。これには、医療記録、法的文書、国民保険番号や銀行口座情報などの個人を特定できる情報が含まれることがあります。この情報を扱うことを信頼できる人物であることを、潜在的な雇用主に示す。人のためになるボランティア活動など、利他の心が感じられる経験を履歴書に記載しましょう。個人的および職業的な推薦状を提出し、潜在的な雇用主が電話であなたの信頼性と倫理性を確認できるようにする。

2. 2 プロフェッショナルな環境で効果的にコミュニケーションをとることができる。事務系アシスタントは、他のオフィススタッフや会社の顧客と接することが求められます。効果的で、個人的で、ポジティブな雰囲気を作り出すようなコミュニケーションを心がける。オフィスで接するすべての人と、積極的かつ友好的に交流すること。これには、面接の前後に会う人も含まれます。他の人が話していることに集中し、口を挟まない。相手が言ったことを繰り返して、相手が何を望んでいるかを理解していることを伝える。面接のストレスに負けないように。落ち着くまで時間稼ぎをする。また、会話の中にユーモアを入れて、場を和ませるという方法もあります。

3. 3 すべてのものの居場所を見つけること。行政書士の仕事で重要なのは、整理整頓です。ファイルやフォルダー、データ、スケジュールなどが含まれます。整理整頓を身につけ、面接でそれを発揮する。手帳を持参する。履歴書、推薦状、その他の書類はフォルダに整理し、どこにあるかわかるようにしておく。ペンを持参するなど、簡単な準備で整理整頓や計画性をアピールする。

4. 4 組織的なシステムを構築する自分のリソースを使い、人材力、予算、材料に照らし合わせて、自分の能力を評価する。自分のリソースの範囲内で行動し、望ましい成果とアウトプットを生み出す。顧客、コミュニティ、従業員からのフィードバックを収集し、それに応じて戦略を調整する。さまざまな場面で応用できる、組織体系をつくるための基本図です。応募書類の整理整頓や、過去の面接のフィードバックで今後の面接をより良いものにするためにご活用ください。応募先の事業所のリソースやシステムを把握し、現在のシステムの成果やアウトプットを改善するための変更を提案することを恐れないこと。

• 就職活動をしながら、スキルを磨く。
• これからも頑張ってください。
• すでに管理者として働いている人に話を聞き、彼らの典型的な一日がどのようなものであるかを聞いてみましょう。
• マネジメントスキルの本を読む。地元の図書館にたくさんあるはずだ。
• 会員制または認定制の専門的な研修・開発プログラムを研究する。