會計資訊系統（AIS）是企業用來收集、儲存、管理、處理、檢索和報告其財務資料的結構，以便會計、顧問、業務分析師、經理、首席財務官（CFO）、審計師、監管機構和稅務機構使用。...
會計資訊系統（AIS）是企業用來收集、儲存、管理、處理、檢索和報告其財務資料的結構，以便會計、顧問、業務分析師、經理、首席財務官（CFO）、審計師、監管機構和稅務機構使用。
受過專門培訓的會計師與AIS深入合作，以確保公司財務交易和記錄保持最高水平的準確性，並使那些合法需要訪問財務資料的人能夠輕鬆獲得財務資料，同時保持資料完整和安全。
關鍵要點
- 會計資訊系統（AIS）被公司用來收集、儲存、管理、處理、檢索和報告財務資料。
- 會計、顧問、業務分析師、經理、首席財務官、審計師和監管者都可以使用AIS。
- AIS幫助公司內的不同部門協同工作。
- 一個有效的AIS使用硬體和軟體來有效地儲存和檢索資料。
- AIS的內部和外部控制對於保護公司的敏感資料至關重要。
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會計資訊系統概論
瞭解會計資訊系統（ais）
會計資訊系統是跟蹤公司所有會計和業務活動的一種方式。會計資訊系統通常由六個主要部分組成：人員、程式和說明、資料、軟體、資訊科技基礎設施和內部控制。下麵是每個元件的詳細分解。
1.ais人員
AIS中的人是系統使用者。AIS幫助公司內的不同部門協同工作。可能需要使用組織的AIS的專業人員包括：
- 會計師
- 顧問
- 業務分析師
- 管理者
- 首席財務官
- 審計員
例如，管理層可以建立銷售目標，然後員工可以為其訂購適當數量的庫存。庫存訂單通知會計部門新的應付賬款。在企業進行銷售時，銷售過程中涉及的人員和部門可能包括以下人員：
- 銷售人員將客戶訂單輸入AIS。
- 記帳賬單或向客戶傳送**。
- 倉庫整理訂單。
- 運輸部把訂單發給顧客。
- 會計部門收到新的應收賬款通知，這是客戶的借據，通常在30、60或90天內支付。
- ****部門跟蹤訂單和客戶發貨。
- 管理層使用AIS建立銷售報告並執行成本分析，其中可以包括庫存、運輸和**成本。
有了一個設計良好的AIS，組織中的每個人都可以訪問相同的系統並檢索相同的資訊。AIS還簡化了必要時向組織外部人員報告資訊的過程。
例如，諮詢師可以使用AIS中的資訊，透過檢視成本資料、銷售資料和收入來分析公司定價結構的有效性。此外，審計師還可以使用這些資料來評估公司的內部控制、財務狀況以及對薩班斯-奧克斯利法案（Sarbanes-Oxley Act，SOX）等法規的遵守情況。
AIS的設計應該滿足將要使用它的人的需求。該系統還應易於使用和改進，而不是妨礙效率。
2.程式和說明
AIS的過程和指令是它用來收集、儲存、檢索和處理資料的方法。這些方法是手動和自動的。資料可以來自內部來源（如員工）和外部來源（如客戶的線上訂單）。程式和說明將編碼到AIS軟體中。但是，程式和說明也應透過檔案和培訓“編碼”到員工中。必須始終如一地遵守這些程式和說明，才能有效。
3.ais資料
AIS必須具有儲存資訊的資料庫結構，例如結構化查詢語言（SQL），這是一種常用於資料庫的計算機語言。SQL允許對AIS中的資料進行操作和檢索，以便進行報告。AIS還需要為不同型別的系統使用者和資料輸入提供不同的輸入螢幕，以及不同的輸出格式，以滿足不同使用者和不同型別資訊的需求。
AIS中包含的資料是與組織的業務實踐相關的所有財務資訊。任何影響公司財務的業務資料都應進入AIS。
AIS中包含的資料型別取決於業務的性質，但可能包括以下內容：
- 銷售訂單
- 客戶賬單
- 銷售分析報告
- 採購申請
- 供應商**
- 檢查暫存器
- 總帳
- 庫存資料
- 工資單資訊
- 計時
- 稅務資訊
這些資料可用於編製會計報表和財務報告，包括應收賬款賬齡、折舊或攤銷表、試算表和損益表。將所有這些資料放在AIS中的一個位置有助於企業的記錄儲存、報告、分析、審計和決策活動。為了使資料有用，它必須是完整的、準確的和相關的。
另一方面，不會進入AIS的資料示例包括備忘錄、信函、演示和手冊。這些檔案可能與公司的財務狀況有著千絲萬縷的聯絡，但除了標準的腳註，它們並不是公司財務記錄的一部分。
4.ais軟體
AIS的軟體元件是用來儲存、檢索、處理和分析公司財務資料的計算機程式。在計算機出現之前，AIS是一個手工的、基於紙張的系統，但是今天，大多數公司都使用計算機軟體作為AIS的基礎。小企業可以使用Intuit的Quickbooks或Sage的Sage 50會計，但也有其他的。 中小型企業可能會使用SAP的Business One。 中型和大型企業可能使用微軟的Dynamics GP、Sage Group的MAS 90或MAS 200、Oracle的PeopleSoft或Epicor Financial Management。
質量、可靠性和安全性是有效的AIS軟體的關鍵組成部分。管理者依靠它輸出的資訊為公司做出決策，他們需要高質量的資訊來做出正確的決策。
AIS軟體程式可以定製，以滿足不同型別企業的獨特需求。如果現有的程式不能滿足公司的需要，軟體也可以由終端使用者大量投入內部開發，也可以由第三方公司專門為組織開發。該系統甚至可以外包給專業公司。
對於上市公司而言，無論企業選擇何種軟體程式和定製選項，薩班斯-奧克斯利法案（Sarbanes-Oxley）的規定都將在一定程度上決定AIS的結構。這是因為SOX法規建立了上市公司必須遵守的內部控制和審計程式。
5.it基礎設施
資訊科技基礎設施只是用於操作會計資訊系統的硬體的一個花哨的名字。企業無論如何都需要具備的大多數硬體專案包括：
- 計算機
- 移動裝置
- 伺服器
- 印表機
- 電湧保護器
- 路由器
- 儲存介質
- 備用電源
除了成本，在選擇硬體時要考慮的因素還包括速度、儲存能力以及是否可以擴充套件和升級。
也許最重要的是，為AIS選擇的硬體必須與預期的軟體相容。理想情況下，它不僅是相容的，而且是最優的——笨重的系統比快速的系統用處要小得多。企業可以輕鬆滿足硬體和軟體相容性要求的一種方法是購買一個交鑰匙系統，該系統包括企業所需的硬體和軟體。理論上，購買交鑰匙系統意味著企業將獲得AIS硬體和軟體的最佳組合。
一個好的AIS還應該包括一個維護、維修、更換和升級硬體系統元件的計劃，以及一個處理損壞和過時硬體的計劃，這樣敏感資料就會被徹底銷毀。
6.內部控制
AIS的內部控制是其包含的保護敏感資料的安全措施。這些可以像密碼一樣簡單，也可以像生物識別一樣複雜。生物特徵安全協議可能包括儲存不隨時間變化的人類特徵，如指紋、語音和麵部識別。
AIS必須有內部控制，以防止未經授權的計算機訪問，並限制授權使用者（包括公司內部的一些使用者）的訪問。它還必須防止僅允許訪問系統部分的個人未經授權訪問檔案。
AIS包含的機密資訊不僅屬於公司，也屬於其員工和客戶。這些資料可能包括：
- 社會保險號碼
- 薪資及人事資訊
- 信用卡號碼
- 客戶資訊
- 公司財務資料
- 供應商和供應商的財務資訊
AIS中的所有資料都應該加密，對系統的訪問應該被記錄和監視。系統活動也應該是可追蹤的。
AIS還需要內部控制，以保護其免受計算機病毒、駭客和其他對網路安全的內部和外部威脅。它還必須受到保護，免受可能導致資料丟失的自然災害和電湧的影響。
會計資訊系統例項
一個設計良好的人工智慧系統可以讓企業在日常基礎上平穩執行，而一個設計不良的人工智慧系統則會阻礙企業的運營。AIS的第三個用途是，當一個企業陷入困境時，AIS中的資料可以用來揭示出錯的原因。世通和雷曼兄弟的案例提供了兩個例子。
世界通訊公司
2002年，世通公司的內部審計師尤金·莫爾斯（Eugene Morse）和辛西婭·庫珀（Cynthia Cooper）利用該公司的人工智慧系統，揭露了近40億美元的虛假費用分配和其他會計分錄。 他們的調查導致首席財務官斯科特•沙利文（Scott Sullivan）被解職，同時也導致了新的《薩班斯-奧克斯利法案》（Sarbanes-Oxley Act）第404條立法的出臺，該法案規定了公司的內部財務控制和程式。
雷曼兄弟
在調查雷曼倒閉原因時，對其AIS和其他資料系統的審查是一個關鍵組成部分，此外還有檔案收集和審查，以及證人訪談。這份長達2200頁、共9捲的《考官報告》（examiner's report）稱，要尋找雷曼破產的原因，“需要對雷曼的運營、交易、估值、財務、會計和其他資料系統進行廣泛的調查和審查”。
雷曼的系統提供了一個例子，說明瞭AIS不應該如何構建。審查員安東R。瓦盧卡斯的報告指出，“在申請破產時，雷曼兄弟擁有2600多個軟體系統和應用程式。。。雷曼兄弟的許多系統都是神祕的、過時的或非標準的。”
考官決定集中精力研究似乎最相關的96個系統。這次考試需要訓練、學習和反覆試驗來學習如何使用這些系統。
瓦盧卡斯的報告還指出，“雷曼兄弟的系統高度相互依賴，但它們之間的關係難以解讀，也沒有很好的記錄。為了獲得必要的資訊，解開這些系統需要付出巨大的努力。”
底線
AIS的六個組成部分共同幫助關鍵員工收集、儲存、管理、處理、檢索和報告他們的財務資料。擁有一個完善和維護的、高效和準確的會計資訊系統是一個成功企業不可或缺的組成部分。
