權責發生制會計方法描述了在銷售商品或提供服務的確切時間內記錄收入和費用的業務實踐,而不論現金是否易手。權責發生制會計是現金會計法的另一種選擇,在現金會計法中,企業只記錄實際收到或支付現金時的收入和支出。一般來說,權責發生制會計是當一個公司透過提供一個更準確的財政活動快照來尋求在一個特定的時間段內其業績指標的清晰性時使用的。
權責發生制會計可以發生,如果一個公司記錄其收入在其損益表涵蓋的時間段內提供商品或服務,其中一個公司帳單其客戶的信用條款,但直到後來才得到支付。同樣,如果公司自己賒購材料或其他供應品,則在這段時間內,即使公司在未來某個日期支付了應付餘額,也會將這些費用記錄在損益表中。權責發生制會計實務更準確地反映了給定時間段內的收入和支出,最終使公司能夠實現更準確的毛利潤率、經營利潤率和利潤率分析。
根據現金會計法,只有在實際收到或支付現金時才記錄收入和支出,公司才能獲得更準確的現金流快照。簡單地說:如果一家公司按照信用條款向客戶支付賬單,它會等到債務正式付清後,再將收入記錄在資產負債表上。例如,如果一家傢具店在2月份賒銷了一個客戶的真皮沙發,但直到4月份才收到付款,那麼這一銷售的收入直到4月份才入賬。這種方法讓資金緊張的公司準確地知道他們手頭的現金量,以防止過度擴張,並允許精明的預算。