你做什么并不重要，现代工作似乎要求每个人在一天中的任何时候都给你发邮件。如果你觉得不知所措，觉得自己再也回不到一个干净的收件箱了，下面是我们最喜欢的十条建议，可以帮助你管理不断增长的电子邮件。

10.了解你的电子邮件客户

如果你要有效地管理你的电子邮件，你需要知道你的电子邮件客户周围的方式就像你的手背，无论你的客户可能是什么。我们是Gmail的忠实粉丝，我们已经写了很多关于如何成为Gmail大师的文章，其中包括一些我们最喜欢的实验性Gmail功能，你绝对应该启用它们。如果你不是Gmail用户，我们也写了很多关于Outlook和Thunderbird的提示，但是你可以通过阅读客户的文档来了解更多。

9.了解你的电子邮件价值观

你花在处理电子邮件上的很多时间都花在写电子邮件上，并用你之前发送的电子邮件来消除混乱。花更少的时间在电子邮件上，花更多的时间通过练习好的电子邮件习惯来工作：比如清晰、简洁、可操作和相关性。你花在交流简单想法上的时间越少，你花在筛选收件箱上的时间就越少。

8.过滤优先级消息

http://youtu.be/5nt3gE9dGHQ 很可能，并不是每一封你收到的邮件都需要你马上注意。过滤掉重要的信息，这样当你的时间紧迫时，你可以优先考虑你回复的邮件，这样你就不会浪费时间。Gmail的优先收件箱是一个奇妙的，自动化的方式来做到这一点，虽然你可能会完成一些类似的精心**的过滤器在任何电子邮件客户端。

7.不要经常检查

无论你做什么，不要成为你的电子邮件通知的奴隶。每当你看到一个小小的弹出窗口，听到一个小小的叮当声，或者看着图标徽章爬上另一个点，回复你的电子邮件都会扼杀你的工作效率。给自己留出至少15分钟的时间来检查邮件：让邮件进来，然后在一天中定期检查，而不是每次有新邮件进来。早上第一件事也不要检查，否则你什么都做不了。

6.及时响应

快速回复邮件会让你看起来很专业，但这是一种平衡。试着遵循2-2-2规则，即在他们到达后两小时内回复邮件。如果你现在没有时间回复，像Gmail的Boomerang这样的服务可以在以后提醒你，这样你就不会让它飘到收件箱的底部。记住，及时回应并不等同于立即回应，这不仅意味着你违反了第七条，而且意味着人们会期望你总是立即回复，这通常是一个无法实现的目标。

5.度假时要控制住

如果你认为你的邮件超载，等到你从一个星期的假期回来，它就会变成一座无法爬的山。与其担心你的假期，不如在休假期间删除所有邮件。让每个人都知道你会离开，设置一个自动回复程序，告诉他们稍后给你回邮件，并删除所有收到的邮件。这样，你回到一个空的收件箱，任何重要的东西都会在你回家的时候被重新发送。

4.使用文本扩展节省自己的打字时间

如果你发现自己在电子邮件中一遍又一遍地输入许多相同的短语，那么是时候实现自动化了。长期以来，我们一直主张使用系统范围内的文本扩展器，用常用短语替换微小的文本片段。这样，当你需要键入一个固定的回复、一个地址或任何其他冗长的文本时，你只需按键盘上的几个键就可以进入下一封电子邮件。

3.学会使用搜索功能

最近的一项研究发现，浏览电子邮件文件夹是搜索旧邮件的低效方法。这并不意味着不要使用那些你不想成为邮件堆积者的文件夹，所有的东西都堆积在你的收件箱里，而是意味着要学会使用你客户的搜索功能。当需要查找旧邮件时，不要点击文件夹，使用高级搜索操作符和良好的过滤器来查找您要查找的内容。

2.清除不需要的垃圾邮件

工作邮件不太可能是唯一让你超负荷的东西。另一个占据收件箱所有空间的东西是垃圾邮件，虽然它似乎不可能被清除，但有很多技巧可以用来将它保持在最低限度。首先，确保您知道哪些邮件是直接发送给您的，而不是发送给邮件列表的，方法是在Outlook中为它们着色，在Thunderbird中突出显示它们，或者在Gmail中打开个人级别的指示器。接下来，您可以通过过滤单词“unsubscribe”来避免收到垃圾邮件，并通过使用来自垃圾邮件或Mailinator等服务的临时、一次性电子邮件地址来过滤将来的垃圾邮件。有了一些额外的过滤器和工具，你可以保持你的收件箱（大部分）没有任何垃圾邮件来你的方式。

1.将电子邮件分类到空收件箱

最后，让收件箱归零的最好方法是把你的电子邮件从收件箱里拿出来，付诸行动，然后存档。我们一直主张将您的收件箱与受信任的三个文件夹进行分类：Follow Up、Archive和Hold。如果你不必在收件箱里留下阅读信息就可以度过难关，你就能实现你一直希望的精神平静。查看我们的电子邮件分类完整指南了解更多。

这些并不是帮助你保持收件箱整洁的唯一窍门，但它们是我们多年来发现最有用的窍门之一。有你自己的小窍门或技巧来处理不断的信息吗？请在评论中告诉我们。