應對電子郵件過載的十大竅門

你做什麼並不重要，現代工作似乎要求每個人在一天中的任何時候都給你發郵件。如果你覺得不知所措，覺得自己再也回不到一個乾凈的收件箱了，下麵是我們最喜歡的十條建議，可以幫助你管理不斷增長的電子郵件。...

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你做什麼並不重要，現代工作似乎要求每個人在一天中的任何時候都給你發郵件。如果你覺得不知所措，覺得自己再也回不到一個乾凈的收件箱了，下麵是我們最喜歡的十條建議，可以幫助你管理不斷增長的電子郵件。

10.瞭解你的電子郵件客戶

如果你要有效地管理你的電子郵件，你需要知道你的電子郵件客戶周圍的方式就像你的手背，無論你的客戶可能是什麼。我們是Gmail的忠實粉絲，我們已經寫了很多關於如何成為Gmail大師的文章，其中包括一些我們最喜歡的實驗性Gmail功能，你絕對應該啟用它們。如果你不是Gmail使用者，我們也寫了很多關於Outlook和Thunderbird的提示，但是你可以透過閱讀客戶的文件來瞭解更多。

9.瞭解你的電子郵件價值觀

你花在處理電子郵件上的很多時間都花在寫電子郵件上，並用你之前傳送的電子郵件來消除混亂。花更少的時間在電子郵件上，花更多的時間透過練習好的電子郵件習慣來工作：比如清晰、簡潔、可操作和相關性。你花在交流簡單想法上的時間越少，你花在篩選收件箱上的時間就越少。

8.過濾優先順序訊息

http://youtu.be/5nt3gE9dGHQ 很可能，並不是每一封你收到的郵件都需要你馬上註意。過濾掉重要的資訊，這樣當你的時間緊迫時，你可以優先考慮你回覆的郵件，這樣你就不會浪費時間。Gmail的優先收件箱是一個奇妙的，自動化的方式來做到這一點，雖然你可能會完成一些類似的精心**的過濾器在任何電子郵件客戶端。

7.不要經常檢查

無論你做什麼，不要成為你的電子郵件通知的奴隸。每當你看到一個小小的彈出視窗，聽到一個小小的叮噹聲，或者看著圖示徽章爬上另一個點，回覆你的電子郵件都會扼殺你的工作效率。給自己留出至少15分鐘的時間來檢查郵件：讓郵件進來，然後在一天中定期檢查，而不是每次有新郵件進來。早上第一件事也不要檢查，否則你什麼都做不了。

6.及時響應

快速回覆郵件會讓你看起來很專業，但這是一種平衡。試著遵循2-2-2規則，即在他們到達後兩小時內回覆郵件。如果你現在沒有時間回覆，像Gmail的Boomerang這樣的服務可以在以後提醒你，這樣你就不會讓它飄到收件箱的底部。記住，及時回應並不等同於立即回應，這不僅意味著你違反了第七條，而且意味著人們會期望你總是立即回覆，這通常是一個無法實現的目標。

5.度假時要控制住

如果你認為你的郵件超載，等到你從一個星期的假期回來，它就會變成一座無法爬的山。與其擔心你的假期，不如在休假期間刪除所有郵件。讓每個人都知道你會離開，設定一個自動回覆程式，告訴他們稍後給你回郵件，並刪除所有收到的郵件。這樣，你回到一個空的收件箱，任何重要的東西都會在你回家的時候被重新傳送。

4.使用文字擴充套件節省自己的打字時間

如果你發現自己在電子郵件中一遍又一遍地輸入許多相同的短語，那麼是時候實現自動化了。長期以來，我們一直主張使用系統範圍內的文字擴充套件器，用常用短語替換微小的文字片段。這樣，當你需要鍵入一個固定的回覆、一個地址或任何其他冗長的文字時，你只需按鍵盤上的幾個鍵就可以進入下一封電子郵件。

3.學會使用搜索功能

最近的一項研究發現，瀏覽電子郵件資料夾是搜尋舊郵件的低效方法。這並不意味著不要使用那些你不想成為郵件堆積者的資料夾，所有的東西都堆積在你的收件箱裡，而是意味著要學會使用你客戶的搜尋功能。當需要查詢舊郵件時，不要點選資料夾，使用高階搜尋運算子和良好的過濾器來查詢您要查詢的內容。

2.清除不需要的垃圾郵件

工作郵件不太可能是唯一讓你超負荷的東西。另一個佔據收件箱所有空間的東西是垃圾郵件，雖然它似乎不可能被清除，但有很多技巧可以用來將它保持在最低限度。首先，確保您知道哪些郵件是直接傳送給您的，而不是傳送給郵件列表的，方法是在Outlook中為它們著色，在Thunderbird中突出顯示它們，或者在Gmail中開啟個人級別的指示器。接下來，您可以透過過濾單詞“unsubscribe”來避免收到垃圾郵件，並透過使用來自垃圾郵件或Mailinator等服務的臨時、一次性電子郵件地址來過濾將來的垃圾郵件。有了一些額外的過濾器和工具，你可以保持你的收件箱（大部分）沒有任何垃圾郵件來你的方式。

1.將電子郵件分類到空收件箱

最後，讓收件箱歸零的最好方法是把你的電子郵件從收件箱裡拿出來，付諸行動，然後存檔。我們一直主張將您的收件箱與受信任的三個資料夾進行分類：Follow Up、Archive和Hold。如果你不必在收件箱裡留下閱讀資訊就可以度過難關，你就能實現你一直希望的精神平靜。檢視我們的電子郵件分類完整指南瞭解更多。

這些並不是幫助你保持收件箱整潔的唯一竅門，但它們是我們多年來發現最有用的竅門之一。有你自己的小竅門或技巧來處理不斷的資訊嗎？請在評論中告訴我們。