想想互聯網在過去十年裡發生了多大的變化。快速響應的網頁設計。Wi-Fi無處不在。生產力從桌面應用向網絡應用轉變。整個網絡在我們的口袋裡不假思索地傳播著。

但有一件事沒有改變：電子郵件。事實上，我們今天發送的電子郵件與1971年發送的第一封電子郵件非常相似——主要區別在於我們必須處理的電子郵件數量之多。你知道每秒鐘有240萬封郵件被髮送嗎？

當然，你做到了。每當你打開收件箱，對鋪天蓋地的垃圾郵件、任務和信件感嘆不已時，你就能感受到這個數字。但還有一件事沒有改變：比爾·蓋茨2006年處理電子郵件的方式在今天仍然是相關和有效的。

比爾·蓋茨每天處理數百封電子郵件的方式

蓋茨在為美國有線電視新聞網（CNN）撰寫的一篇文章中，闡述了他所謂的“數字化工作方式”，以及他是如何及時有序地完成工作的。他的日常工作包括SharePoint和OneNote等工具，但我們只看一下他的電子郵件程序，它有三個部分：

1. 雙監視器——實際上，蓋茨提到他的工作站設置中有三個監視器，但其中只有兩個與電子郵件有關。左邊的顯示器總是顯示他的收件箱。正確的顯示器用於閱讀和回覆電子郵件。
2. 過濾器和白名單——蓋茨怎麼只有“數百”封電子郵件？以他的顯赫程度，不應該更像“千人”嗎？他的訣竅很簡單：他用白名單過濾收件箱，確保只收到公司內部、合作伙伴公司和助理的電子郵件。在他還沒來得及看的時候，其他的一切都被一掃而光了。
3. 收件箱即待辦事項列表——雖然我們已經向您展示了待辦事項列表應用程序可能很有用，但蓋茨說，他“對待辦事項列表不感興趣”。相反，他將自己的電子郵件視為一天的任務，根據內容和優先級將其標記並排序到文件夾中。他說：“我們現在面臨的挑戰不是如何通過電子郵件進行有效溝通，而是確保你把時間花在最重要的電子郵件上。”

就這樣。沒有祕密的咒語或祕密的步驟。沒有付費工具或服務。沒有革命性的概念。如果比爾蓋茨可以馴服他的收件箱而不訴諸任何比電子郵件過濾器更復雜的東西，你也可以。

像比爾·蓋茨那樣設置收件箱

這個過程又快又容易。如果你有很多過濾器要設置，它應該不會超過30分鐘。對於大多數用戶來說，您可以在10分鐘內準備就緒。這就是你要做的。

安排顯示器

每個認真的上班族至少應該有兩臺顯示器。三是理想的，但可能不可能由於預算或工作站空間的限制。超過三個都是多餘的，可能不會進一步提高你的工作效率。但是兩個就足夠了。筆記本電腦加顯示器也可以。

沒有兩個監視器嗎？沒關係！不是所有的東西都丟了。繼續閱讀，因為我們在接近結尾時提供了另一種方法。

雙監視器有兩種主要設置。如果兩個顯示器完全相同，你可以把它們並排或一個放在另一個上面，眼線放在分水嶺上。如果兩個顯示器是不對稱的，把大屏幕放在你前面（正常情況下），把小屏幕放在一邊。在這種情況下，您的電子郵件客戶端應該在較小的屏幕上。

查看我們的提示，瞭解高效的雙監視器工作流。此外，我強烈建議切換到垂直任務欄，在多顯示器設置中，無論是在工作效率還是屏幕空間方面，垂直任務欄的效率都要高得多。

過濾你的電子郵件

每個現代電子郵件客戶端和電子郵件服務都提供某種形式的過濾和白名單。如果你的沒有，你真的應該考慮換一個有。缺少過濾本身並不是一個破壞交易的因素，但可能表明您的客戶機或服務在其他領域（如安全性）已經過時。

• 使用基於網絡的電子郵件服務？我們有關於在Gmail、Yahoo和Google中設置過濾器的說明Outlook.com. 同樣重要的是建立白名單：Gmail、雅虎和谷歌Outlook.com.
• 使用Outlook桌面客戶端？我們有關於設置電子郵件過濾器和白名單的指導，作為我們收集整理Outlook提示的一部分。特別注意提示4和5。
• 使用Thunderbird桌面客戶端？我們也有電子郵件過濾器在雷鳥和白名單在雷鳥的指示。然而，由於Thunderbird上的開發幾乎已經停止，您可能需要考慮切換到另一個客戶機。

那麼，你應該創建什麼樣的過濾器呢？

首先，確保你利用你的電子郵件客戶端的垃圾郵件或垃圾郵件功能。如果收到垃圾郵件，請將其標記為垃圾郵件！這有助於您的電子郵件服務在將來更好地識別垃圾郵件。或者對於像Postbox這樣的客戶機，標記為垃圾郵件有助於它自動過濾潛在的垃圾郵件。

接下來，將頻繁和重要的聯繫人添加到您的白名單中。這可以防止來自這些聯繫人的電子郵件意外被標記為垃圾郵件或垃圾。由於垃圾郵件過濾器需要具有攻擊性才能有效，所以這是一個不應該跳過的關鍵步驟。

最後，使用過濾器將新電子郵件排序到文件夾中。例如，來自@makeuseof.com網站會進入我的工作文件夾，而來自合作伙伴的電子郵件會進入贊助商文件夾。你也可以創建特定的電子郵件過濾器，以某種方式繞過你的垃圾郵件過濾器。

使用電子郵件作為待辦任務

注意不要被時髦的“收件箱零”運動所欺騙。雖然每天清空收件箱似乎是個好主意，但這並不能真正解決收件箱的瘋狂。事實上，比爾·蓋茨並不是唯一一個建議將收件箱作為待辦事項清單的人。

假設您設置的過濾器正確，那麼現在您的電子郵件應該自動排序到相關文件夾中。現在您只需要檢查並標記、歸檔或刪除它們。

• 標記——在Gmail和Yahoo中，你可以“標記”電子郵件。在郵政信箱，你可以“標記為提醒”，這是基本上相同的事情。無論哪種方式，效果都是一樣的：你一眼就能看出哪些郵件仍然需要你的關注。此外，你還可以通過“星號”或“提醒”進行過濾——砰，現在你有了你的待辦事項列表。
• 存檔——如果你和大多數人一樣，你可能會在收件箱中標記為“已讀郵件”，以供參考或妥善保管。不幸的是，這是一個巨大的混亂來源，你應該存檔這些電子郵件而不是。存檔的電子郵件被藏在一個特殊的文件夾中，這樣你就可以在必要時重新訪問它們，而不會把收件箱弄得亂七八糟。
• 刪除——任何您不想保存的電子郵件都應該被刪除。如果您不確定以後是否需要它，請將其存檔。否則，將其刪除。保持收件箱的整潔可以減少處理等待你全神貫注的任務的壓力。

如果你只有一臺顯示器呢？

您可以始終使用虛擬機。

虛擬桌面基本上是Windows中一個獨立的工作區，它管理自己的一組開放應用程序。在這種情況下，您可以有一個專用於電子郵件客戶端的虛擬機，另一個用於瀏覽或工作。在它們之間切換就像鍵盤快捷鍵一樣簡單，您可以擁有任意數量的虛擬桌面。

要開始使用，請查看我們對虛擬機的介紹和我們為最大限度地提高您的虛擬機生產效率而提供的提示。它非常有用，我認為它是值得升級到windows10的特性之一。

在某些方面，我認為虛擬桌面路由比雙監視器設置更有效率。有了兩個顯示器，你就會不斷地受到電子郵件的**。有了虛擬桌面，你可以一次只專注於一件事——我們都知道，多任務處理對生產力不利。

既然你知道如何管理像比爾·蓋茨這樣的電子郵件，那就讓我們知道它是如何為你工作的吧。如果你使用不同的技術，我們很樂意聽到。在下面的評論中與我們分享！