當你知道你要離開辦公室幾天時，你可以設定“離開辦公室助理”自動回覆，讓人們知道你正在享受假期，而他們卻被困在工作中。

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要在Outlook中建立外出回覆，我們將建立包含要使用的郵件的電子郵件模板，然後建立一個規則，將包含該郵件的回覆傳送到特定日期範圍內收到的所有電子郵件。

注意：必須開啟Outlook才能執行規則併發送外出回覆。所以，在你不在辦公室的時候，一定要讓你的電腦開著，Outlook執行著。

第一步：建立訊息模板

要在Outlook中建立郵件模板，請確保“主頁”選項卡處於活動狀態，然後單擊“新建”部分中的“新建電子郵件”按鈕。

在訊息框中輸入要作為自動答覆傳送的訊息。不要輸入收件人電子郵件地址或主題。然後，單擊“檔案”選項卡。

單擊backstage螢幕左側選項列表中的“另存為”。

在“另存為”對話方塊中，從“另存為型別”下拉列表中選擇“Outlook模板（*.oft）”。

您將被帶到使用者模板資料夾。在“檔名”框中輸入模板的名稱，保留“.oft”副檔名，然後單擊“儲存”。

如果要將外出回覆電子郵件模板複製到另一臺電腦或進行備份，則“使用者模板”資料夾的完整路徑為C:\Users\&lt；username&gt；\AppData\Roaming\Microsoft\templates。將&lt；使用者名稱&gt；替換為您的Windows使用者名稱。

單擊右上角的“X”按鈕關閉訊息視窗。

將顯示一個對話方塊，詢問是否要儲存郵件草稿。您不必這樣做，因為您將其儲存為模板，但如果您願意，您可以這樣做。如果要儲存草稿，請單擊“是”；如果不想儲存草稿，請單擊“否”。

第二步：建立自動回覆新電子郵件的規則

現在，我們有了外出回覆電子郵件模板，我們將建立一個規則來使用該模板回覆在特定日期範圍內收到的所有郵件。確保“主頁”選項卡處於活動狀態。

在“移動”部分，單擊“規則”按鈕並從下拉列表中選擇“管理規則和警報”。

您還可以單擊“檔案”選項卡訪問backstage螢幕。確保“資訊”螢幕處於活動狀態（如有必要，請單擊左側的“資訊”），然後單擊“管理規則和警報”按鈕。

在“規則和警報”對話方塊中，確保在“將更改應用於此資料夾”下拉列表中選擇了要應用此規則的電子郵件地址。如果您想將此規則應用於Outlook中的所有帳戶，我們將在本文後面介紹如何執行此操作。單擊“電子郵件規則”選項卡（如果尚未啟用），然後單擊“新建規則”按鈕。

在“規則嚮導”對話方塊的第一個螢幕上，單擊“從空白規則開始”部分中的“對收到的郵件應用規則”。該選項將新增到“步驟2:編輯規則描述（單擊帶下劃線的值）”框中。這部分規則沒有可編輯的內容，請單擊“下一步”按鈕繼續。

“規則嚮導”對話方塊的第二個螢幕允許您選擇接收電子郵件時要檢查的條件。要在特定日期範圍內傳送外出回覆，請選中“步驟1:選擇條件”框中的“在特定日期範圍內收到”框。與前面一樣，該條件被新增到“步驟2:編輯規則描述（單擊帶下劃線的值）”框中，但這一次，需要編輯部分描述。要新增日期範圍，請單擊步驟2框中的“在特定日期範圍內”連結。

在“收到日期”對話方塊中，選中“之後”框，單擊下拉列表，然後單擊要在其之後傳送自動離職回覆的日期。例如，如果希望外出回覆從2月8日開始傳送，請選擇“2月7日”作為“結束日期”。

然後，選中“之前”框，從“之前”複選框右側的日期下拉列表中選擇一個日期。您選擇的日期應該是希望停止傳送外出回覆的第二天。例如，如果要將2月15日作為傳送外出回覆的最後一天，請選擇2月16日作為傳送日期。

您選擇的日期將新增到步驟2框中的條件中。單擊“規則嚮導”對話方塊上的“下一步”按鈕繼續。

在“規則嚮導”對話方塊的第三個螢幕上，可以選擇在日期範圍內對傳入的電子郵件執行的操作。我們希望使用在第一節中建立的模板回覆所有電子郵件，因此我們選中“步驟1:選擇操作”框中的“使用特定模板回覆”框。要選擇我們建立的模板，請單擊“步驟2:編輯規則描述（單擊帶下劃線的值）”框中的“特定模板”連結。

在“選擇回覆模板”對話方塊中，從“查詢範圍”下拉列表中選擇“檔案系統中的使用者模板”。

選擇您建立的模板（在我們的示例中是“外出回覆”模板），然後單擊“開啟”按鈕。

選定模板的完整路徑將新增到選定操作。單擊“下一步”按鈕繼續。

在第四個規則嚮導螢幕上，您可以選擇要應用於規則的任何例外，例如，如果要排除某些人員或組（“除非來自人員或公共組”）。我們不會在規則中新增任何異常，因此單擊“下一步”按鈕繼續。

在“步驟1:指定此規則的名稱”框中輸入規則的名稱。預設選中“開啟此規則”框，因此規則將自動開啟。不過，別擔心。它將在您指定的日期之後執行。

我們不想對收件箱中已有的郵件執行此規則，因此請取消選中“立即對收件箱中已有的郵件執行此規則”框。如果要在Outlook中的所有電子郵件帳戶上執行此規則，請選中“在所有帳戶上建立此規則”框。單擊“完成”按鈕。

規則將新增到列表中。單擊“確定”關閉“規則和警報”對話方塊。

現在，當某人在您指定的日期向您傳送電子郵件時，他們將自動接收您建立的電子郵件模板中的訊息。

即使傳送者收到一個自動回覆說你不在辦公室，你仍然會收到他們的電子郵件圖示，表明自動回覆已傳送。然而，在你回來之前忽略它是有道理的。

一旦規則上的日期範圍已過，則該規則將不適用於收到的電子郵件。但是，您仍然可以關閉規則。為此，請按前面所述再次開啟“規則和警報”對話方塊，然後取消選中列表中規則左側的框。單擊“確定”關閉對話方塊。

使用此規則傳送自動外出答覆時，在單個Outlook會話期間，答覆將傳送給每個發件人一次。會話是指在退出應用程式之前開啟Outlook。這樣可以防止重複的回覆被髮送到向您傳送多條訊息的同一發件人。Outlook跟蹤在每個會話期間收到自動響應的使用者，但退出Outlook時會重置此列表。所以，讓Outlook保持開啟狀態（不要退出並重新開啟），這樣規則就會執行，並且自動外出回覆會發送給向您傳送電子郵件的每個人，這樣發件人就不會收到多個外出回覆。