微軟認為他們在為新郵件設定通知時很有幫助。然而，持續不斷的通知也會打亂你的思路。您可以完全關閉通知，或者–更好的是–您可以將Outlook設定為僅通知重要電子郵件。

如何建立簡單規則

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如果您需要對某些人（如客戶、老闆或家庭成員）作出響應，則可以使用Outlook中的規則僅接收有關某些郵件的通知。下面是如何設定一個只顯示來自某個發件人的電子郵件通知的規則。

設定此規則的最簡單方法是查詢此人的電子郵件。在這個例子中，我將設定一個規則，當我收到老闆的電子郵件時通知我，因為你老闆的電子郵件總是很重要的，對嗎？所以，我右鍵點選How To Geek主編惠特森·戈登的郵件，然後從彈出選單中選擇“規則”和“建立規則”。

在“建立規則”對話方塊中，選擇要接收新電子郵件通知的條件。我想得到關於我從惠特森收到的電子郵件的即時通知，所以我選中了第一個複選框。

我還選中了“傳送到”複選框，並確保從下拉列表中選擇了我的名字，這樣我將收到惠特森直接傳送給我的電子郵件通知。如果您不想收到抄送給您的電子郵件或多個收件人之一的通知，請從“傳送到”下拉列表中選擇“僅限我”。做出選擇後，單擊“確定”。

將顯示一個“成功”對話方塊，其中包含一個選項“立即對當前資料夾中已存在的郵件執行此規則”。單擊“確定”。我想知道Whitson的收件箱裡有哪些電子郵件，所以我選中了這個複選框。

“新郵件警報”對話方塊將出現，要求立即採取行動。我的收件箱中目前只有一封來自惠特森的電子郵件，所以這是這個對話方塊中列出的唯一一封。然而，如果惠特森有更多的電子郵件，他們都會列在這裡。如果要直接從此對話方塊檢視電子郵件，請選擇要檢視的電子郵件，然後單擊“開啟專案”。單擊“關閉”關閉對話方塊。

“新建郵件警報”對話方塊將保持開啟狀態，直到您單擊“關閉”，即使您從對話方塊中開啟電子郵件，然後關閉郵件。

如何建立更高階的規則

建立規則時，您可以從“建立規則”主對話方塊中提供的其他更具體的選項中進行選擇。為此，開啟“建立規則”對話方塊，如本文前面所述。然後單擊“高階選項”。

“規則嚮導”對話方塊的第一個螢幕顯示要檢查的詳細條件列表。選中要檢查電子郵件通知的條件的複選框。當我收到惠特森只發給我的電子郵件時，我想收到通知，所以我選擇了這些條件。

藍色下劃線文字是您單擊以指定在該條件下要檢查的值的連結。選擇該條件後，單擊“步驟2”框中該條件的藍色連結以編輯值。

選擇要檢查的條件後，單擊“下一步”。

現在，選擇“選項”以指示應如何處理您收到的符合所選條件的訊息。您可以執行以下操作：將郵件移動到特定資料夾、轉發給一個或多個使用者、使用模板答覆或將其標記為已讀。我想在收到惠特森的電子郵件時收到桌面警報，所以我選擇了列表上的最後一個選項“顯示桌面警報”。選擇要對郵件執行的操作後，單擊“下一步”。

下一個螢幕提供了設定規則例外的選項，例如如果訊息是會議邀請或更新，則不希望收到通知。選擇要應用於規則的任何例外，然後單擊“下一步”。我不想有任何例外，所以我只需單擊“下一步”跳過這個螢幕。

最後一個螢幕允許您為規則指定一個名稱，並設定一些規則選項，包括立即“開啟此規則”的選項。如果要立即對收件箱中已有的郵件執行此規則，請選擇“立即對收件箱中已有的郵件執行此規則”。

檢查“步驟3”下的規則描述，完成後單擊“完成”。

現在，當我收到惠特森的電子郵件時，Windows桌面上會顯示一個桌面警報。請注意，這不同於“新建郵件警報”對話方塊，而是一個本機Windows通知。如果您喜歡這種型別的通知，那麼您必須為您建立的每個規則檢查“高階選項”。

如何編輯規則

修改、刪除甚至暫時關閉規則都很容易。我想修改規則以顯示“新建郵件警報”對話方塊，而不是“桌面警報”。為此，我單擊“主頁”選項卡。

單擊“移動”部分中的“規則”按鈕，然後從下拉選單中選擇“管理規則和警報”。

將顯示“規則和警報”對話方塊。在“電子郵件規則”選項卡上，單擊“更改規則”，然後從下拉選單中選擇“編輯規則設定”。

如前所述，“規則嚮導”的第一個螢幕顯示一個條件列表，您可以在收到的電子郵件中檢查這些條件。我第一次設定規則時所做的選擇顯示在列表的頂部，當前設定的描述顯示在“步驟2”下的框中。我不想更改條件，所以單擊“下一步”。如果要更改規則的條件，請進行更改，然後單擊“下一步”。

在列出對收到的電子郵件採取的操作的螢幕上（取決於條件），我禁用了“顯示桌面警報”選項，該選項顯示在列表的頂部，然後單擊“下一步”。

假設您想顯示更多的“新郵件提醒”對話方塊。向下滾動到操作列表的底部，並選中“在新專案警報視窗中顯示特定訊息”複選框。要自定義“新建郵件警報”對話方塊中顯示的訊息，請單擊“步驟2”下框中的“特定訊息”連結。

在“警報訊息”對話方塊中，輸入要在“新建郵件警報”對話方塊中顯示的訊息，然後單擊“確定”。

如果要新增或刪除任何異常，請單擊“下一步”訪問異常列表並進行更改。要在“規則嚮導”的最後一個螢幕上更改規則名稱或更改其他選項，請在“例外”螢幕上再次單擊“下一步”。我不想更改任何其他內容，因此我單擊“操作”螢幕上的“完成”以接受我的更改並關閉“規則嚮導”。

您將返回到“規則和警報”對話方塊。單擊“確定”將其關閉。要立即執行規則，請單擊“電子郵件規則”選項卡頂部的“立即執行規則”。

在“立即執行規則”對話方塊的“選擇要執行的規則”框中，選中要執行的規則的複選框，然後單擊“立即執行”。

注意：執行規則後，“立即執行規則”對話方塊不會自動關閉。您必須單擊“關閉”來關閉它。“規則和警報”對話方塊也不會自動關閉，因此單擊“確定”將其關閉。

此時將顯示“新建郵件警報”對話方塊，頂部顯示自定義郵件。

Outlook中的規則功能提供了許多自動處理電子郵件的選項。您可以將特定郵件移動到特定資料夾中，對主題行中包含特定文字的電子郵件執行操作，甚至可以根據特定條件自動刪除郵件。Outlook規則一開始可能看起來勢不可擋，因為所有的選項都可用。但是，如果您知道如何管理某些電子郵件，那麼建立和管理自己的規則就不難了。