電子郵件是每個人都依賴的技術工具，但可能也討厭它（它是網際網路上的蟑螂！）。愛它或恨它，我們可能都站在提高我們的電子郵件技能，從管理我們的收件箱傳送更優雅的電子郵件資訊。以下是我們在電子郵件中犯的十大錯誤。

10給錯誤的人或太多的人發郵件

給錯誤的人發郵件是非常容易的，因為每一個收到別人的郵件或者自己犯了錯誤的人都應該知道。一定要仔細檢查你的電子郵件程式自動完成的收件人地址，也許最重要的是，儘量不要傳送電子郵件，可能會讓你難堪，如果它進入了錯誤的手中(請參閱這本PC雜誌的電子郵件失火綜述，以獲得進一步的補充。）類似的說明是，請確保“收件人：”或“抄送：”欄位中的每個人都確實需要該郵件（收件人：是為需要回覆的人準備的，抄送：是為只需要郵件副本的人準備的）。給那些不需要看到這條資訊的人發郵件就像是強迫某人去參加一個他們不需要參加的會議。回覆郵件時也要小心，而不是回覆所有郵件失敗的最大原因之一。

9經常檢視收件箱

每個人都試圖修複電子郵件，因為它是一個生產力**。我們經常在晚上、週末、節假日和一整天都在查。更好工作的關鍵是少檢查電子郵件，下麵是如何在空閑時間停止檢查電子郵件，為什麼不應該在早上第一件事檢查電子郵件，以及如何透過將電子郵件程式設定為每小時檢查而不是連續檢查來為更重要的工作騰出更多的空間。

8.沒有經常清理收件箱

具有諷刺意味的是，我們經常檢查我們的電子郵件，但我們的收件箱一直充滿反正，因為我們不採取行動時，我們檢查我們的電子郵件(這就像從你的郵箱裡接收實體郵件，開啟所有的信件，然後把它們堆在前門。如果你去過我家，你知道我的意思。）在追求收件箱歸零的壓力和讓我們的收件箱下地獄的壓力之間，有一個解決辦法：定期（但不是一直）檢查你的收件箱，當你這樣做的時候，實際處理那些資訊。下麵是如何處理電子郵件的七種基本型別，三個資料夾或標簽可以幫助清理收件箱，以及如何用一組基本的、有限的標簽來組織Gmail。我們還推出了Mailstrom和谷歌自己的收件箱應用程式等應用程式，這些應用程式可以讓你的收件箱更易於管理，並有助於將電子郵件從收件箱中過濾出來，過濾到它們所屬的標簽中。

7.將收件箱用作工作管理員和notes應用程式

我們收件箱中經常出現的電子郵件要麼是參考郵件（例如，一份包含你真正想閱讀的資訊的時事通訊），要麼是行動郵件（例如，你正考慮使用的目標優惠券，或者你需要回答的老闆關於某個專案的問題……最終）。這可能會使Gmail或你的其他電子郵件應用程式看起來像是一個理想的待辦事項列表管理器，或是一個給自己發郵件的地方，筆記和待辦事項提醒，但電子郵件不是一個工作管理員。新的電子郵件會源源不斷地進來，把你重要的待辦事項和筆記都埋在那一大堆資訊裡。此外，專用的工作管理員和notes應用程式還有許多更有用的功能，例如拖放以確定待辦事項的優先順序，就像Wunderlist所做的那樣，以及使用Evernote可以做的所有事情，例如新增手寫筆記和將多個筆記分組到一個筆記中。當然，每一條規則都有例外，一個好的系統或工作流程可以將“完成任務”的原則應用於Gmail，而谷歌的收件箱在包含任務相關功能方面做得相當不錯。不過，一般來說，你最好用一個待辦事項清單，可能不是你的電子郵件。

6.在舊郵件執行緒中隱藏新郵件

也就是說，不要劫持一個關閉的執行緒來開始一個新的對話，因為你太懶了，懶得建立一個新的訊息和新增適當的聯絡人。電子郵件執行緒有一種失控的方式，完全靠自己，即使每個人都堅持電子郵件的主題(你知道那些以“Re:Re:Re:Re:”啊）開頭的主題行，更糟糕的是，一個電子郵件執行緒不會死，因為我們讓它們活著，用一個舊的電子郵件執行緒傳送一個完全不同主題的訊息。我不得不承認，這是我的一個惱怒，我見過最精明的科技人才這樣做。對於不同的主題使用一個舊的電子郵件執行緒會使收件人更難組織和理解他們的電子郵件（例如，主題行是關於四個月前的晚餐計劃，但現在每個人都在同一個執行緒上被抄送：關於下個月的驚喜聚會）。請不要這樣做。為每個不同的主題建立一封新的電子郵件。

5.寫糟糕的主題行

重用舊的電子郵件執行緒是可怕的，因為電子郵件主題行是關鍵資訊。他們幫助我們知道我們是否應該立即閱讀電子郵件，或者他們是否可以等待。我收到太多的郵件，主題行完全是空白的，同一個發件人的每封郵件都有相同的主題行（例如，“嗨”），主題行有時很粗魯，我永遠不會開啟它們（例如，“第三次嘗試：我一直告訴你你的讀者想看的新聞”）。我知道我可以在寫更多可操作和資訊豐富的主題行和寫主題只有電子郵件與首字母縮略詞像EOM做得更好。主題線非常重要，所以如果你知道如何**一個**級的主題線，這會很有幫助。

4.不儲存或備份重要電子郵件

我們往往認為我們的電子郵件收件箱是一種無限的儲存區，為我們所有的電子郵件，傳送和接收。但是，就像你不應該信任Dropbox這樣的雲端儲存提供商來儲存你的重要檔案的唯一副本一樣，你的重要電子郵件（和其他檔案）不應該只存在於一個地方。如果Exchange伺服器神祕地刪除了您的電子郵件怎麼辦？或者當你需要訪問某個特定的電子郵件時，Gmail就宕機了(電子郵件備份是你的朋友。下麵是如何將電子郵件作為備份儲存到硬碟或第三方備份服務（如Gmail），以及如何每月自動備份和清除Gmail。Outlook和其他桌面電子郵件客戶端可以輕鬆地將郵件存檔或儲存到硬碟，但您也可以使用IFTTT將郵件和附件傳送到雲服務，以便將重要的電子郵件儲存在多個位置。

3.忽略基本的電子郵件禮儀規則

和其他交流方式一樣，電子郵件也有體貼的和不那麼體貼的兩種方式。如果你今天只想讀一條電子郵件禮儀指南，請閱讀電子郵件章程。它包括許多技巧，比如將你的電子郵件資訊限制在幾個句子內（要簡潔、有條理和相關）。讓你的電子郵件簡短甜美的一些技巧：在傳送前在**上預覽你的電子郵件，限制自己在300字以內，儘量不要用你的電子郵件簽名惹惱全世界。最後，不要喝酒和發郵件。

2.透過電子郵件傳送敏感資訊

電子郵件似乎是私人的，但實際上不是。如果您必須以數字方式傳輸文件（如與稅務相關的敏感檔案）或透過其他方式共享敏感資訊（如密碼），請對其進行加密。記住，任何可以看到的東西都可以被覆制，所以當你有疑問的時候，把這些東西放在肉的世界裡，而不是數字世界（比如你的收件箱或發件箱）。

1.沒有及時回覆郵件

有沒有讀過一封郵件，然後把它明星化，或者只是想你自己以後會回覆（而且永遠也不會去回覆它）？我也會考慮的。不過，至少根據谷歌高管埃裡克•施密特（ericschmidt）的說法，及時回覆電子郵件可能是你能養成的最重要的電子郵件習慣。使用2-2-2規則強迫自己及時回覆所有型別的郵件（在2小時內回覆電子郵件）。好吧，對我們很多人來說，在半天內做出回應是件好事！如果你在回覆郵件時丟了球，別擔心，你可以恢復。但今後，可以考慮設定更好的電子郵件過濾器，這樣只有最重要的電子郵件才能引起你的註意，讓你的電子郵件得到控制，而不是讓它控制你。

Fruzsina Kuh的插圖á裡。

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