电子邮件是每个人都依赖的技术工具，但可能也讨厌它（它是互联网上的蟑螂！）。爱它或恨它，我们可能都站在提高我们的电子邮件技能，从管理我们的收件箱发送更优雅的电子邮件信息。以下是我们在电子邮件中犯的十大错误。

10给错误的人或太多的人发邮件

给错误的人发邮件是非常容易的，因为每一个收到别人的邮件或者自己犯了错误的人都应该知道。一定要仔细检查你的电子邮件程序自动完成的收件人地址，也许最重要的是，尽量不要发送电子邮件，可能会让你难堪，如果它进入了错误的手中(请参阅这本PC杂志的电子邮件失火综述，以获得进一步的补充。）类似的说明是，请确保“收件人：”或“抄送：”字段中的每个人都确实需要该邮件（收件人：是为需要回复的人准备的，抄送：是为只需要邮件副本的人准备的）。给那些不需要看到这条信息的人发邮件就像是强迫某人去参加一个他们不需要参加的会议。回复邮件时也要小心，而不是回复所有邮件失败的最大原因之一。

9经常查看收件箱

每个人都试图修复电子邮件，因为它是一个生产力**。我们经常在晚上、周末、节假日和一整天都在查。更好工作的关键是少检查电子邮件，下面是如何在空闲时间停止检查电子邮件，为什么不应该在早上第一件事检查电子邮件，以及如何通过将电子邮件程序设置为每小时检查而不是连续检查来为更重要的工作腾出更多的空间。

8.没有经常清理收件箱

具有讽刺意味的是，我们经常检查我们的电子邮件，但我们的收件箱一直充满反正，因为我们不采取行动时，我们检查我们的电子邮件(这就像从你的邮箱里接收实体邮件，打开所有的信件，然后把它们堆在前门。如果你去过我家，你知道我的意思。）在追求收件箱归零的压力和让我们的收件箱下地狱的压力之间，有一个解决办法：定期（但不是一直）检查你的收件箱，当你这样做的时候，实际处理那些信息。下面是如何处理电子邮件的七种基本类型，三个文件夹或标签可以帮助清理收件箱，以及如何用一组基本的、有限的标签来组织Gmail。我们还推出了Mailstrom和谷歌自己的收件箱应用程序等应用程序，这些应用程序可以让你的收件箱更易于管理，并有助于将电子邮件从收件箱中过滤出来，过滤到它们所属的标签中。

7.将收件箱用作任务管理器和notes应用程序

我们收件箱中经常出现的电子邮件要么是参考邮件（例如，一份包含你真正想阅读的信息的时事通讯），要么是行动邮件（例如，你正考虑使用的目标优惠券，或者你需要回答的老板关于某个项目的问题……最终）。这可能会使Gmail或你的其他电子邮件应用程序看起来像是一个理想的待办事项列表管理器，或是一个给自己发邮件的地方，笔记和待办事项提醒，但电子邮件不是一个任务管理器。新的电子邮件会源源不断地进来，把你重要的待办事项和笔记都埋在那一大堆信息里。此外，专用的任务管理器和notes应用程序还有许多更有用的功能，例如拖放以确定待办事项的优先级，就像Wunderlist所做的那样，以及使用Evernote可以做的所有事情，例如添加手写笔记和将多个笔记分组到一个笔记中。当然，每一条规则都有例外，一个好的系统或工作流程可以将“完成任务”的原则应用于Gmail，而谷歌的收件箱在包含任务相关功能方面做得相当不错。不过，一般来说，你最好用一个待办事项清单，可能不是你的电子邮件。

6.在旧邮件线程中隐藏新邮件

也就是说，不要劫持一个关闭的线程来开始一个新的对话，因为你太懒了，懒得创建一个新的消息和添加适当的联系人。电子邮件线程有一种失控的方式，完全靠自己，即使每个人都坚持电子邮件的主题(你知道那些以“Re:Re:Re:Re:”啊）开头的主题行，更糟糕的是，一个电子邮件线程不会死，因为我们让它们活着，用一个旧的电子邮件线程发送一个完全不同主题的消息。我不得不承认，这是我的一个恼怒，我见过最精明的科技人才这样做。对于不同的主题使用一个旧的电子邮件线程会使收件人更难组织和理解他们的电子邮件（例如，主题行是关于四个月前的晚餐计划，但现在每个人都在同一个线程上被抄送：关于下个月的惊喜聚会）。请不要这样做。为每个不同的主题创建一封新的电子邮件。

5.写糟糕的主题行

重用旧的电子邮件线程是可怕的，因为电子邮件主题行是关键信息。他们帮助我们知道我们是否应该立即阅读电子邮件，或者他们是否可以等待。我收到太多的邮件，主题行完全是空白的，同一个发件人的每封邮件都有相同的主题行（例如，“嗨”），主题行有时很粗鲁，我永远不会打开它们（例如，“第三次尝试：我一直告诉你你的读者想看的新闻”）。我知道我可以在写更多可操作和信息丰富的主题行和写主题只有电子邮件与首字母缩略词像EOM做得更好。主题线非常重要，所以如果你知道如何**一个**级的主题线，这会很有帮助。

4.不保存或备份重要电子邮件

我们往往认为我们的电子邮件收件箱是一种无限的存储区，为我们所有的电子邮件，发送和接收。但是，就像你不应该信任Dropbox这样的云存储提供商来存储你的重要文件的唯一副本一样，你的重要电子邮件（和其他文件）不应该只存在于一个地方。如果Exchange服务器神秘地删除了您的电子邮件怎么办？或者当你需要访问某个特定的电子邮件时，Gmail就宕机了(电子邮件备份是你的朋友。下面是如何将电子邮件作为备份保存到硬盘或第三方备份服务（如Gmail），以及如何每月自动备份和清除Gmail。Outlook和其他桌面电子邮件客户端可以轻松地将邮件存档或保存到硬盘，但您也可以使用IFTTT将邮件和附件发送到云服务，以便将重要的电子邮件保存在多个位置。

3.忽略基本的电子邮件礼仪规则

和其他交流方式一样，电子邮件也有体贴的和不那么体贴的两种方式。如果你今天只想读一条电子邮件礼仪指南，请阅读电子邮件章程。它包括许多技巧，比如将你的电子邮件信息限制在几个句子内（要简洁、有条理和相关）。让你的电子邮件简短甜美的一些技巧：在发送前在**上预览你的电子邮件，限制自己在300字以内，尽量不要用你的电子邮件签名惹恼全世界。最后，不要喝酒和发邮件。

2.通过电子邮件发送敏感信息

电子邮件似乎是私人的，但实际上不是。如果您必须以数字方式传输文档（如与税务相关的敏感文件）或通过其他方式共享敏感信息（如密码），请对其进行加密。记住，任何可以看到的东西都可以被复制，所以当你有疑问的时候，把这些东西放在肉的世界里，而不是数字世界（比如你的收件箱或发件箱）。

1.没有及时回复邮件

有没有读过一封邮件，然后把它明星化，或者只是想你自己以后会回复（而且永远也不会去回复它）？我也会考虑的。不过，至少根据谷歌高管埃里克•施密特（ericschmidt）的说法，及时回复电子邮件可能是你能养成的最重要的电子邮件习惯。使用2-2-2规则强迫自己及时回复所有类型的邮件（在2小时内回复电子邮件）。好吧，对我们很多人来说，在半天内做出回应是件好事！如果你在回复邮件时丢了球，别担心，你可以恢复。但今后，可以考虑设置更好的电子邮件过滤器，这样只有最重要的电子邮件才能引起你的注意，让你的电子邮件得到控制，而不是让它控制你。

Fruzsina Kuh的插图á里。

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