如果你和一群人一起工作，你很可能需要不时地共享或协作文件。它很少像应该的那样简单和直接，但是使用文件同步实用程序Dropbox，您可以配置一个协作共享文件空间，从而消除等式中的大部分麻烦。它的设置很简单，可以节省大量的时间。下面是如何做到这一点。

为什么dropbox非常适合协作（如果不是）

当你和其他人一起工作时，你经常需要共享文件。无论是直接的文字处理文档、演示文稿、网站模型，或者甚至是音乐项目，您都可能需要将您的项目传递给同事，以供他们输入、贡献或使用。即使在本地网络上，这也会变得复杂，因为您需要设置每个人都可以访问的网络存储，或者允许其他人访问您的个人计算机，以便他们可以与您共享文件。

使用本地网络存储设备的问题是，它只存在于一个地方，如果您想在本地使用一个几乎防弹的备份系统，则需要在本地和远程备份所有内容。这个选项没有错，但是如果你不共享大量的数据，它可能会有点多。

让每个人都为其他人提供对其机器的访问权限的问题是，很难维护，而且在与多人共享特定文件时也不能很好地工作。与前面的方法一样，它需要一些努力。

Dropbox没有这些问题。以下是Dropbox作为协作工具获胜的原因：

• 一旦文件添加到共享Dropbox，所有文件都会自动同步到每个人的计算机。
• 人们可以通过安装Dropbox并使用共享Dropbox帐户的用户名和密码登录来访问这些文件，也可以将该帐户作为共享文件夹与他们共享。
• 每个人都可以通过网络（在Dropbox.com上）访问共享Dropbox，因此，如果他们需要外出工作，他们可以轻松地从任何计算机访问文件(如果你想更进一步，你也可以注册DropDAV）。
• 备份变得无关紧要，因为共享的Dropbox文件将至少在两台计算机上，并且它们将同步到云上。这将为Dropbox中的每个文件提供至少两个本地副本和一个异地副本。与共享Dropbox同步的人数越多，世界末日的可能性就越大，这样你的数据就会被彻底清除。
• 无论您在哪里，只要您连接到internet，Dropbox都将保持同步。如果你像Lifehacker那样远程工作，这是非常有益的。如果你只是想在不在办公室的时候方便地访问工作文件，或者不在办公室的时候需要把文件交给同事，这也很有帮助。
• Dropbox保存文件的版本，因此，如果有人意外删除文件，您通常可以通过网站轻松还原该文件。他们还有一个pack-rat附加组件（供购买），可以保存文件的无限版本，而不仅仅是最后一个版本。

Dropbox作为协作工具可能存在以下问题：

• Dropbox最多可以免费获得2GB的空间（加上推荐），但这并不多。另一方面，如果你付钱的话，50GB或100GB的存储空间每月只需10美元或20美元。如果您没有存储大量的数据，这个方法就可以正常工作。如果你是，你仍然可以得到超过1TB的数据与Dropbox团队，但你也可以期待支付数千美元。对于海量存储，它并不总是最好的解决方案。但是，如果您处理的是较小的文件，这就不太重要了。
• 如果你正在共享大文件，你需要一个相当快的互联网连接，否则所有这些文件共享将发生得太慢。大多数基本的宽带连接都很好，但是如果你的上传速度低于768kbps，****低于5mbps，你就需要有点耐心。
• 如果一个文件由多个人同时打开，则会发生冲突(Dropbox不会像您可能使用过的某些本地服务器那样“锁定”文件。）虽然Dropbox非常擅长通过保存文件的多个副本并指定哪个副本属于哪台计算机来解决这些冲突，但合并对两个文件所做的更改通常会很乏味和烦人。

如何设置共享dropbox

既然您已经知道了使用Dropbox作为协作工作工具的优缺点，那么我们就来看看如何组合一个共享Dropbox，它可以克服缺点（尽可能多），并利用优点来实现更高效和更高效的工作。

注册和设置

要开始使用协作Dropbox帐户，您可能需要一个用于共享Dropbox的独立帐户。为什么不在现有的Dropbox中创建一个文件夹并与其他人共享呢？当其他人都已经有了Dropbox帐户时，这种方法就行了，但是如果他们没有（也不想要自己的帐户），他们可以直接使用你创建的帐户。有些人还有免费的Dropbox帐户，只能保存这么多数据，添加一个共享文件夹可能会使他们超过存储分配。此外，如果共享帐户对共享文件夹具有主要所有权，则以后就不必担心所有权的转移(Dropbox允许你这样做，但是如果你删除了你的共享文件夹，很容易在其他人的Dropbox中意外删除它。如果您将所有权留给共享帐户，这甚至不是一个问题）。

注册了要共享的Dropbox帐户后，请在该帐户中创建一个根文件夹（通过网站），然后与您自己以及与您合作的任何人共享，这些人都已经拥有Dropbox帐户。向团队中的每个人提供独立Dropbox帐户的用户名和密码，以便他们可以安装Dropbox并在不需要自己的帐户时使用该帐户（或者只是希望联机登录以查看文件、还原文件或与团队中的其他成员共享访问权限）。

组织

文件系统的组织对于确保Dropbox不会变得一团糟很重要。当你有很多人使用同一个空间时，事情很容易失控。稍后我们将了解Lifehacker共享Dropbox的基本结构，但首先需要注意的是，交流事物的组织方式非常重要。你可以创建一个高度组织的Dropbox，但这并不意味着其他人都会理解你所做的。在你整理完所有的东西之后，一定要向其他人解释，以避免任何混乱。

Lifehacker Dropbox分为三个部分：资产、人员和项目。资产包含我们经常使用的文件，如照片、徽标、视频背景音乐等。人员文件夹包括团队中每个成员的单独文件夹。这些文件夹包含我们正在单独处理但希望为其他人提供访问权限的内容。它也是一个与特定人共享文件的地方。最后是项目文件夹，其中包含我们作为一个组处理的项目的文件。虽然这些文件夹不是Dropbox中的唯一文件夹，但它们占了大多数。每个组都有各自的需求，但每个组都可能需要资产、人员和项目文件夹。

这些文件夹是如何标记的？虽然您只需为每个类别创建三个文件夹并在其中包含子文件夹，但我们是这样做的：

• 资源-图形
• 资产-音乐
• 资产-视频
• 等

为什么？在某种程度上，个人倾向于避免为了找到一个特定的文件而向下钻取几个目录。我还发现，当您有多个文件夹具有相同的前缀时，更容易发现您要查找的内容。你喜欢什么都行。

共享文件和通知

一旦每个人都知道事情是如何组织的，就很容易通知他们共享文件。你所要做的就是发送一个快速的电子邮件，即时消息，文本，或任何有意义的情况下，让他们知道你已经添加到Dropbox文件。此外，Dropbox还可以在从非您自己的计算机添加新文件时发布通知（通过Windows和Linux中的系统托盘或Mac上的咆哮）。如果你注意到了，当新文件出现时，你经常会收到一个被动警报。

我们甚至用截图的形式对此很感兴趣。例如，我们有一个白天登录的群聊室。有一天，我们大多数人都在谈话，不知道是不是有人在看谈话。投递箱里突然出现了一张对话的截图，而不是回应。它被称为“I SEE EVERYTHING.jpg”，意思是说一个协作的Dropbox也很有趣。

解决问题

使用共享Dropbox时会遇到的两个主要问题是同步较大文件所需的时间以及多人编辑同一文件时出现的冲突。这些问题没有完美的解决方案，但有几种方法可以减轻它们带来的麻烦。

首先，当连接速度慢的时候，你不可能真的让它们更快。然而，你能做的就是尽可能在同一个网络上工作。因为Dropbox有一个叫做LAN sync的漂亮功能，它可以在本地同步文件，然后再将它们上传到云端，所以尽管你的连接速度很快，你的同事还是会很快收到文件。这对远程办公的人没什么帮助，但如果你们全部或大部分人都在一个中心工作区，这会有很大的不同。

第二，在处理由于使用同一个文件的人引起的同步冲突时，只需确保不会发生这种情况。如果您运行的是macosx，那么可以使用操作系统内置的标签功能将文件设置为某种颜色，以表示它们正在使用中。如果您不使用Mac OS X或与多个操作系统同步，您只需在文件末尾添加一些文本，如[正在使用]或[广告编辑]（广告是我的缩写），以便人们知道不要打开它。

这两个都不是完美的解决方案，但它们确实有助于在需要时实施它们。

就这些。使用Dropbox作为一个协作工具是很容易做到的，它使生活更容易。如果您决定尝试一下，或者已经使用Dropbox作为协作工具，并且有一些额外的提示，请务必在评论中分享。

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