吉娜·特拉帕尼

在我的家庭办公室里，一个主要的乱七八糟的罪魁祸首是“归档”堆——你知道，那堆文件本该在某个地方放进文件抽屉。通常，这堆文件会自发地出现在文件柜的正上方，这是非常愚蠢的。我的意思是，我为什么不把它归档，而不是把东西放进堆里呢？原来我的文件柜凌乱不堪，满满当当，这是我被堵塞的原因。

听起来熟悉吗？今天，我们将着手对文件抽屉进行改造，使其成为一个整洁、轻松、我敢说是一个令人愉快的地方来组织你的重要文件工作。

给你的文书工作一个宽敞的地方住。

让我们面对现实：我们不再上大学了。用橡皮筋把塑料文件盒或巨大的活页夹紧紧地绑在一起，是不会把它割断的。你需要跟踪个人、金融、保险、汽车、客户、税务和医疗文件。如果你使用的文件柜太小，没有足够的空间放你的东西——或者根本没有文件柜——那么就买一个宽敞、设计精良的文件抽屉或文件柜，这样你就有多余的空间了。有很多空间。事实上，《把事情做完》的作者大卫·艾伦说，你的文件抽屉应该只有四分之三满。GTD手册第99页：

我知道几乎没有人没有过多的文件抽屉。如果你重视你的表皮，如果你想摆脱对归档的无意识**，那么你必须保持抽屉足够宽松，这样你就可以毫不费力地**和检索文件。

如果你想买一个新的文件柜，艾伦说你不应该在质量上吝啬。

没有什么比打开一个沉重的文件抽屉听到可怕的尖叫声更糟糕的了！当你在其中一个售价29.95美元的“特价”橱柜上与滚柱轴承搏斗时，就会发生这种情况。你真的需要一个文件柜，它的抽屉，即使满了四分之三，也能像德国汽车上的门一样，滑动地打开和合上。我不是开玩笑。

他不是在开玩笑。一个简单有趣的工具是你将要使用的工具。

为每个挂起文件夹分配一个文件文件夹。

一旦文件柜里的东西开始变得拥挤，你的第一反应就是开始把几个马尼拉文件夹放进一个挂着的文件夹里。坏主意。将一个马尼拉文件夹分配给一个悬挂文件夹。这样可以清晰地分隔文件夹，并使其易于翻阅(艾伦建议完全不要挂文件夹；就我个人而言，我喜欢它们。）将马尼拉文件夹和悬挂文件夹放在伸手可及的地方，以便尽可能轻松地创建一个新文件夹。

选择一个可访问的命名方案。

你可能是一个普通的从a到Z型的人，但按字母顺序排列文件夹的方法不止一种。我比较喜欢的方法是把东西分成几类，比如“汽车”、“客户”、“税收”、“银行账户”，然后在文件夹名称前面加上这个词。例如，一个文件夹可能是“汽车：本田雅阁”，另一个是“客户：Lifehacker”，另一个是“银行账户：ING Direct”

无论您选择何种方法，请确保您的系统在整个文件中都是明显且一致的，以使检索文书工作尽可能简单且不考虑问题。

使用标签**商。

当我第一次阅读《完成任务》时，我最确定我不需要的推荐工具是标签**商。我错了。贴有整齐标签的文件夹使文件抽屉看起来清晰易懂。

我过去常常用钢笔、铅笔或记号笔把文件夹的名字写在标签上。当我想重复使用文件夹时，我会在旧标签上贴上胶带或涂白，然后在上面写字。这真是一团糟——尤其是考虑到我在二年级学习印刷术以来，我的书法一直在走下坡路。**一个标签是很有趣的，它可以让你的文件夹看起来非常专业，也很容易阅读。看看这两者之间的区别：

这是：

看见兄弟P-Touch Home and Hobby Label Maker完成了这项工作，将为您节省约25美元。

清除你不需要的东西。归档已关闭的文件。

随着时间的推移，你的文件抽屉很容易失控，里面装满了不再重要的东西，或者你根本不需要随时准备的东西。确保每隔几个月清理一次你的文书工作中不相关的东西，比如你可以在网上得到的用户指南，或者你不再拥有的小玩意，过去的项目研究和前雇主的文书工作。把你不想扔掉但又不需要立即存取的旧东西归档到硬纸板文件盒中，并将它们储存起来。关闭的银行账户记录、旧的信用报告和你1996年的税收都是很好的选择。

你如何控制你的文书工作？在lifehacker.com的评论或提示中泄露您的秘密。

相关阅读：

• 极客生活：可用的家
• 大卫·艾伦完成的事情

Lifehacker的编辑吉娜·特拉帕尼（Gina Trapani）酷爱整洁的文件系统。她的半周专题片《极客生活》每周三和周五在Lifehacker上播出。订阅Geek to Live订阅源，在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。