极客生活：培训他人如何使用电子邮件
吉娜·特拉帕尼
可能是2006年，但大多数人仍然不知道如何正确使用电子邮件。不相关的主题行、顶级帖子、过度抄送、漫无边际、单线程混合主题——大量不良电子邮件习惯的列表还在继续。与其成为一个讨厌的无所不知的人，因为糟糕的网络礼仪而拍打通讯员的手腕，不如使用更微妙的方法，向那些与你一起写作的人传授更好的电子邮件习惯。
关键是以身作则。这里有一些方法可以让无知的人通过意大利面邮件进行更有效的交流，并在将来轻轻地推动他们养成更好的习惯。
编辑主题行。
你同事的主题是“嗨”，他在里面询问你的假期过得怎么样，你是否可以更新网站链接到史密斯故事的档案页面，并稍微加宽图片。回答时，将主题行更改为更明显的内容，即“Re:Smith story updates（was:hi）”，以便轻松识别、排序和搜索其余主题。
促进完整的回答。
如果您发送的消息包含多个部分，每个部分都需要响应，请使用分隔符或星号对消息进行格式化，使其变得明显和容易。也就是说，而不是：
Hi Jane, Got your message about Tuesday, thanks! What's the conference room number? Turns out I'm going to drive instead of take the train. Will I need a parking pass? Also, I have the Powerpoint presentation on my laptop. Is there a projector available I can hook it up to, or should I bring my own?请这样做：
Hi Jane, I'm all set for Tuesday. A couple of questi*** for you: * What is the conference room number? * If I drive, who should I talk to for a parking pass? * Is there a projector available that I can connect my laptop to?当Jane向你发送一条带有一大堆问题的信息时，把她的回答分成几个部分，然后自己对每个部分进行内联回复。
设置从：到最佳地址。
我收到大量与Lifehacker相关的电子邮件到我的个人电子邮件地址，但我想把这些收件箱分开。因此，每当有人向我的个人邮箱发送消息时，我都会点击回复，但会将From:字段更改为lifehacker.com地址的编辑。这意味着线程的其余部分进入我的Lifehacker收件箱，收件人在他们的通讯簿中更新我的Lifehacker个性条目。
几小时后回复。
电子邮件从来不是用来进行即时、实时通信的。即使你正在实时查看你的电子邮件（除非你没有做任何其他事情，否则你不应该这样做），也不要立即回复非紧急消息，尤其是来自同事的消息。它为未来设定了一个不可能的期望。我的目标是在几小时后，但在24到48小时内回复客户和读者的主动电子邮件。
设定行动预期。
当一封电子邮件包含一个需要几分钟以上时间的请求时，请回复，询问截止日期是什么，您需要开始的任何其他详细信息，您需要多长时间才能完成，以及您目前有多忙。一个快速的回复会让请求者满意，但也会让他或她知道你的时间是一种商品。这些类型的问题通常会阻止和消除不重要的请求，并帮助您安排必要的请求。
走出收件箱。
尽管电子邮件通常是人们默认的沟通方式，但它并不是万能的。有些讨论最好当面或通过电话进行。如果你收到的信息不清楚、杂乱无章、模糊不清、太长或令人困惑，请在***处将其切断。简单地回答：“让我们通过电话讨论。你的电话号码是多少？什么时候是打电话的好时机？“令人惊讶的是，复杂的决定和讨论可以更快地做出，并在收件箱之外进行——更不用说语气的改变和对敏感话题误解的减少了。
温和（但坚定）地教授电子邮件列表的基础知识。
我数不清有多少次我看到一个邮件列表上的新手用一到两个人的邮件回复整个列表。如果您是列表管理员，甚至只是参与者，请温和地提醒这些人仔细检查发送邮件的地址，并且只向列表地址发送与整个列表相关的邮件。从列表中删除此项。没有人喜欢当众打**。
有没有教别人如何充分利用电子邮件的技巧？你的收件箱有什么问题吗？请在lifehacker.com的评论或提示中告知我们。
特别感谢读者格兰特·巴雷特（Grant Barrett）用这篇有见地的评论启发了这篇文章，让我说：“嘿！我也是！”
《生活黑客》的编辑吉娜·特拉帕尼梦想着一个电子邮件得到有效利用的世界。她的半周专题片《极客生活》每周三和周五在Lifehacker上播出。订阅Geek to Live订阅源，在您的新闻阅读器中获得新的分期付款。
- 发表于 2021-08-02 20:35
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- 分类：互联网
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