什么是电子文件柜？(an electronic file cabinet?)
电子文件柜可以是在计算机硬盘等电子媒体上存储文档和其他信息的系统的隐喻，也可以是帮助创建和维护电子记录的实际软件。很多时候，电子文件柜被称为以数字方式存储物理文档的一种方式，以提高查找文档的效率或最小化物理记录所需的空间。使用电子归档系统可以让多个用户同时访问信息，而不会拥挤在物理文件柜前，还可以通过网络连接远程获取其中包含的信息。
电子文件柜实际上是什么，没有一个单一的定义；相反，该术语通常指以接近物理文件柜的方式使用电子存储。在一个非常基本的层面上，计算机硬盘上包含一些文档或其他文件的单个目录在技术上是一个电子文件柜，因为这些文件是独立的、索引的，有时还可以通过操作系统的功能进行搜索。一个非常先进的电子归档系统可以采用关系数据库管理系统（RDBMS），本质上允许用户在一个框架内对每一条信息进行分类，然后以特定的方式搜索或调用信息。
使用物理文件柜无法提供的电子文件柜时，有许多选项可用。根据文件柜的大小，可以将整个文件柜复制到数字设备或光盘（CD）上，以便备份、传输或随身携带。它也可以通过网络提供，因此多个用户可以访问它，而不考虑位置。电子归档系统中的信息可以进行密码保护或加密，以提高安全性。在某些情况下，电子系统中的文档可以很容易地搜索某些关键字，从而使某些信息比物理文件柜更容易找到。
一些试图为信息和文档提供完整管理系统的应用程序可以称为电子文件柜软件。这些通常包括用于网络访问或报告生成的类似数据库的功能和选项。在某些情况下，整个文档集可以由应用程序编制索引，以便通过图形用户界面（GUI）轻松阅读。
有时，在使用电子文件柜时会出现一些问题。一是，如果信息是从在线来源检索的，那么在未经作者许可的情况下存储文档可能涉及版权问题。另一个问题，特别是在有严格隐私法的领域，是基本的电子文件柜系统可能无法提供所有强制要求的安全和隐私点，这意味着可能需要对敏感数据使用更密集、行业特定类型的电子记录系统。
- 发表于 2021-12-11 11:28
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- 分类：互联网
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