县记录员通常有责任按照地方、州、地区和国家政府的规定保存行动和交易的公共记录。在包括美国在内的一些国家,这些行动和交易由县级政府记录。可以任命或选举县记录员来处理构成特定社区记录的各种文件。这个办公室处理许多不同类型的文件。虽然县书记员和记录员可能具有类似的职能,甚至可以合并为一个办公室,但每个办公室都有自己独特的职责。
根据当地法律,县记录员的职位可以通过选举或由更高的政府机构任命来填补。在一些县,记录员和县书记员可能在同一个办公室工作,甚至在较小的城镇和社区是一个人。在较大的城市,他或她可能有数百名工作人员协助处理办公室处理的大量登记、执照和其他法律文件。县记录员办公室可能处理的其他文件包括宣誓书、机械留置权、土地调查、军事解雇和各种类型的公司文件。
县记录员通常记录的法律诉讼和交易类型包括财产的买卖、某些当事人之间的各种法律诉讼、结婚证以及许多其他需要正式记录的法律文件。他或她也可以审查和记录所有留置权、抵押和契约。由于记录者不关心文件的内容,因此记录者通常不需要了解契约、贷款或其他类似文件的处理情况。县记录员通常记录房地产交易、土地所有权和土地平台。该职位的人员还负责收取与处理这些文件相关的任何费用。
在某些地区,县记录员可能与县书记员不同。在一些较小的县和地区,县书记员和县记录员的办公室实际上可能由同一人担任。该职位的人员还可能负责收取签发文件所需的任何州或地方费用。虽然这两个职位可能在一些城镇或地方合并,但每个办公室的职责有所不同。例如,县书记员可能负责建立和监督选举,而记录员可能不负责。
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