视频会议室的主要用途是让人们通过视频和音频传输彼此进行远程通信。视频会议电话与视频电话不同,因为它涉及到一群人,而不是两个人。由于涉及的人数众多,很多时候,参与电信的人将不得不使用视频会议室。这个房间必须进行适当的设计和设置,以确保每个人都能在会议期间被看到和听到。设置视频会议室有许多不同的方法,会议的人数和目的通常决定哪种安排最合适。
如果提供了足够大的视频会议室,且出席人数通常少于15人,则可以设置U形视频会议室。这种类型的设置通常包括三个表,它们彼此连接,形成U形。与该集团进行远程通信的人员通常可以在美国开放部分的电视或计算机屏幕上看到。与会者坐在桌子的外侧,以便方便地观看、交流和做笔记。
对于涉及16人或16人以上的视频会议,大多数时间,将会议安排在礼堂是最有利的。虽然这种类型的设置不允许所有与会者之间进行大量互动,但可以使用观众麦克风提问。此设置还使所有与会者能够轻松查看视频屏幕,视频屏幕通常设置在礼堂的前面。
无论视频会议室采用何种设计,重要的是会议室没有闪亮的表面,更重要的是,没有玻璃。如果房间里有窗户,应该用深色百叶窗遮住。闪亮的表面、玻璃和窗户不仅会反射光线,还会反射声音,使另一端的人很难看到和听到。
还有其他一些技巧可以帮助设置视频会议室。每三个人参加一次视频会议,一个麦克风就足够了。无论何时进行单人演示,都应使用翻领话筒。红色不应出现在任何装饰或视频会议室中的任何人员身上,因为这将导致视频上出现闪烁。大多数视频会议室需要一到三台摄像机,所有摄像机、视频屏幕和监视器都要远离强光。
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