什么是记录生命周期？(records life cycle?)

记录生命周期概述了文档从创建到销毁的每个阶段。它帮助企业和机构在不同阶段规划信息的存储、保护、检索和销毁。记录生命周期管理系统通常以方便和安全的方式控制大量信息。...

记录生命周期概述了文档从创建到销毁的每个阶段。它帮助企业和机构在不同阶段规划信息的存储、保护、检索和销毁。记录生命周期管理系统通常以方便和安全的方式控制大量信息。

计划通常在记录生命周期管理过程实施之前进行。将程序纳入日常工作中，使记录处于受控和安全状态。该计划通常包括在整个记录生命周期中收集、组织、维护和处置的技术。

记录的定义包括照片、图形、地图、胶片和磁带，包括音频和视频。记录等同于通常借助其他设备可以复制的任何东西。它定义了来自组织内部或外部来源的数据，记录可以被视为官方的或非官方的。官方记录通常表示具有指定寿命的信息。

官方记录包括公共机构的财务文件，以及法律定义为公共记录的任何其他信息。可在法庭上使用的法律信息也可能属于应保留的官方记录的类别。许多法域的法律规定了保存官方记录（如法庭记录）的时限。

记录是从电子邮件、电话录音、打印文档和其他显示决策演变过程的数据中创建的。对企业或组织未来可能有用的任何内容通常都会根据其记录生命周期进行保留。随着技术的进步，实体通常以电子方式存储记录，以消除对纸质存储区域的需求。

将信息组织并确定其使用因素纳入记录生命周期管理。记录应编目或归档，以便在需要或要求时检索。表格、信函和副本通常使用易于理解和导航的归档系统进行存储。

这些记录还需要维护和保护计划，特别是对于代表具有永久记录生命周期的有价值信息的数据。在许多地区，具有历史价值的记录被归档在政府存储库中。这些文件的例子包括出生和死亡记录以及总统文件。

当数据达到其生命周期结束时，允许销毁。处置可能适合用于编制正式记录的文件或材料草稿。复制品也可能在原件以某种形式保存后被销毁。一些企业使用独立的服务提供商来跟踪记录的寿命。

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