自动语音信箱是一种特殊类型的电话信息系统。与通过电话答录机接收电话信息类似,自动语音邮件以数字方式发送语音信息,无需使用额外的独立设备。一旦消息(也称为语音邮件消息)存储在服务器上,目标收件人可以通过电话登录系统并收听语音录音回放来检索这些消息。
除了提供发送和接收语音信息的功能外,自动语音邮件还可以作为路由来电的一种方式。这通常用于有多个员工或部门的企业和组织。通过向呼叫者提供多种语音邮件选项,个人可以选择如何将电话转接至适当的通话方。这样做是通过选择一个或多个提示,要求呼叫者在转接呼叫前按手机拨号板上的相应号码。。
有时被称为语音库,自动语音邮件通常用于代替现场人员接听来电、接收信息和转接电话。虽然公司仍经常雇佣接待员和电话接线员,但下班后的电话或员工离开办公桌时的留言通常依靠自动语音信箱。语音邮件消息可防止来电者接收到占线信号,或防止电话在无法接听时长时间响铃。同时,呼叫者可以留下有关其通话性质的信息,以及他们的最佳联系信息,以便通过回拨电话来确定其通话原因。。
除了专业用途外,自动语音邮件是大多数个人手机的一个常见功能,通常用于住宅固定电话和VoIP电话系统。某些类型的寻呼系统也提供语音邮件选项,提供虚拟电话号码的公司也是如此。一个人拥有多个设备或电话号码并拥有相关的语音信箱帐户以收集传入的消息并不少见。
虽然自动语音邮件主要用于路由呼叫和收集电话信息,但也可以记录传出的信息。这类消息通常包括请求呼叫者在通过特殊提示后留下消息,但许多传出消息包含相关信息,用户可能会发现这些信息对业务或个人知识有帮助。示例包括关于特殊事件、员工下落或重要客户服务消息的自动语音邮件。。
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