什么是文件管理？(document management?)
企业和其他组织，以及处理大量信息的个人，都需要文档管理系统来归档、保护、检索和共享这些信息。文档管理是一个有组织的系统，系统地处理、存储和恢复文档及其数据。对于硬拷贝或纸质文件，该过程可以简单地称为归档系统。
文件管理是一个更现代的版本，通常涉及文件和其他文件的电子制作、存储和检索，为获得许可的人员提供安全访问。除了典型的文档（如文本文件或纸质文档的扫描副本）外，文档管理还可能包括音频和视频文件、电子邮件、传真、报告、照片、字体、图形和其他图像。
创建文档管理软件是为了引入“无纸化”办公室。当意识到这种商业模式不可能完美时，较新的模式开始整合纸质和电子文档管理。由于各组织的需求各不相同，文档管理系统专门设计用于解决信息分类和管理的特定方面。
银行业就是一个例子。如今，银行不再将取消的支票与银行对账单一起发送，而是制作支票的微型数字副本，并根据需要打印出来。银行还保留了一份副本以备记录。实际检查可能会被销毁或保存在安全位置，以便在计算机故障或数据损坏时进行备份。
另一个很好的例子是广告公司。这些项目可以转化为数字数据，而不是使用高级空间保存故事板和演示材料。整个广告活动可以转换为存储在计算机上的几个文件或文件夹，以后可以根据需要访问、分发或打印这些文件或文件夹。
文档管理可以有效简化任何办公环境。通过对信息进行分类和方便地存储，并使其易于访问，此过程可以帮助员工更高效地工作。文档管理不仅节省了空间和时间，还节省了资金。因为它比一般的归档系统效率更高，它还可以减少工作场所的压力。
- 发表于 2022-01-01 02:03
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- 分类：商业金融
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