什么是组织文档的不同方法？(the different methods for organizing documents?)

组织文档是管理高效家庭或办公室的一个重要方面。重要的文书工作如果没有妥善保存，可能会成为一种负担，因此利用多种不同的组织方法之一可以帮助保持归档系统的平稳运行。纸质和电子存储系统是两种最流行的方法。在每个组织中，都有许多机会按照字母顺序或重要性进行组织。此外，还有一些关于删除文档的规则，这些规则有助于将任何文件组织系统保持在可管理的级别。。...

Documents can be organized into folders and then stored in filing cabinets.

Important documents may be stored in a safety deposit box.

组织文件的最传统方法是使用物理文件夹和文件柜。该文件管理系统允许存储大量文件和文书。厚纸板文件夹装满文件，然后放在文件柜内。大多数文件柜允许文件夹挂在一组金属轨道上，以便快速移动和重组。

一个更现代的解决方案是使用计算机来保证文书工作的安全和持续可用性。无论是在线扫描和保存文档，还是使用组织软件，这都有助于减少混乱。以电子方式组织文档将重要文档的数字副本放在在线或硬盘上，以便以后可以快速访问。这样就不需要存储纸质文件，因为纸质文件在任何家庭或办公室都会占用大量空间。

无论文档是以电子形式还是以物理形式存储，都有几种不同的方法可以防止文件变得混乱。按字母顺序对电子文件和物理文件进行排序是组织文档的一种简单方法，可用于快速检索。按类别组织文件也很有用，因为将数字和纸质文件夹划分为“汽车”、“房屋”、“税务”和各种业务类别可以提高效率。另一种方法是按重要性划分物理文件，以便在紧急情况下需要删除文件时，可以快速获得最必要的文件。。

丢弃文件也是组织文档的一种很好的方法，因为它可以防止电子和物理文件收集占用太多空间。一般规定是所有税务文件应至少保存三年。持有复杂的税务文件，如审计信息和自营职业者的文件长达六年。但是，其他物品，如社会保险卡、出生证和结婚证，则应永久保存。

发表于 2022-01-02 19:11
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分类：商业金融

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