第1部分第1部分，共3部分：会议计划

1. 1查看组织的规则。在你做任何事情之前，回顾一下公司关于年度股东大会的规章制度。虽然大多数组织遵循相同的总体结构，但一些细节可能会有所不同。您可能需要特别注意的细节包括您必须向成员提供的会议通知类型、选举新董事会成员的程序，以及每次年度股东大会必须审查的信息类型。你还应该检查会议必须有多少人出席才能被视为正式会议，以及该组织章程新修正案的提交和投票方式。

2. 2.提前安排会议。尽早确定年度股东大会的日期和时间。立即通知关键成员。一旦细节最终确定，应通知非必要成员。一旦每个人都知道了日期，你应该定期发出提醒，防止任何人忘记。

3. 3.确保场地安全。如果您没有自己的会场，您需要选择一个可以举行年度股东大会的会场，并尽快确保其安全。即使你有自己的设施，在一个单独的地点举行年度股东大会可能会让这个场合显得更重要，因此可能会吸引更多的与会者。选择一个能容纳所有相关人员的场地。确保房间足够大，可以容纳所有人。如果您有会员或其他与会者需要特殊住宿（如宽大的门道和轮椅会员专用坡道），请在预订前确认场地符合这些需求。一旦你决定了合适的地点，一旦确定了日期和时间，就立即预订。

4. 4准备议程。议程实质上是年度股东大会将涉及的信息清单或概要。提前准备好议程。您可能需要将其与会议通知一起发送给与会者，但即使不发送，您也需要准备好在实际会议上发送。按照你希望讨论的顺序列出讨论的主题。通常，在议程上列出每个主题的标题就足够了。您可能不需要提供每个主题的任何细节。例会议程可能类似于：代理1）欢迎2）为缺席道歉3）之前的年度股东大会会议纪要4）会议纪要引起的事项5）主席的年度报告6）秘书的年度报告7）司库的年度报告8）官员选举9）一般事务10）下次会议的日期11）会议结束

5. 5.花必要的时间准备文件和报告。准备年度股东大会所需的各种报表、报告和文件需要时间，所以早点开始吧。尽早保管好你负责的所有文件和报告。提醒其他委员会成员准备好他们负责的信息。您可能需要准备的文件包括月度财务报告和其他财务报表、之前的年度股东大会会议记录、总裁报告、秘书报告和司库报告。

6. 6与成员沟通领导角色。如果董事会选举将在年度股东大会上讨论，你应该在会议之前寻找可能适合必要角色的成员。与你关注的成员交谈，询问他们是否愿意担任这个角色。如果需要额外培训，为这些成员提供他们需要的培训。

7. 7.发送通知。您需要向所有成员发送正式的“会议通知”。在决定何时以及如何执行此操作时，请遵循组织规则中规定的规则。你可能还需要邀请赞助商、终身会员和校友，以及其他利益相关者或相关方。通常，会议通知必须包括年度股东大会的日期、时间、持续时间和地点。您需要声明，在适用的情况下正在举行选举。你可以列出会议的全部议程，也可以选择提及一两个关键项目。检查组织章程以确定正确的程序。

8. 8.在会议前安排好场地。在年度股东大会当天，提前几个小时到达，以便您可以安排房间。请记住，有些与会者可能会提前30分钟左右到达。尽量在这之前安排好所有的座位和茶点。

第2部分第2部分，共3部分：讨论会议议程

1. 1分钟。秘书通常负责记录会议记录，但如果贵组织不是这样，您需要指定一个人记录年度股东大会的内容。记录年度股东大会上做出的任何决定，尤其是有关选举和组织章程变更的决定。记录与会者的姓名和联系方式也是明智之举。你可以通过指示与会者在他们到达时登录来做到这一点。

2. 2欢迎与会者。以正式的问候语开始年度股东大会。在问候期间，确保会议议程和年度报告已分发给与会者。宣布会议开始。在此过程中，请说明该组织的全名和当前年度股东大会编号（第二十二届年度股东大会、第三十九届年度股东大会等）。欢迎所有会员，并说出任何特殊访客的名字。

3. 3.做出任何必要的道歉。如果任何官员或重要成员缺席，您可能需要在欢迎信息后简要说明缺席人员的姓名。你也可以邀请其他在场成员代表其他缺席的与会者道歉。提出正式动议接受道歉。

4. 4回顾之前的会议记录。确认每个人都收到了去年年度股东大会的会议副本。回顾这些会议记录，当所有问题都得到解决后，正式接受会议记录。如果需要进行任何修改或更正，必须在会议记录被接受之前进行。投票接受会议记录后，主席需要在会议记录上签字。

5. 5.介绍任何新事物。与您上一次年度股东大会会议记录相关的主题应在会议记录被接受后立即进行讨论。根据需要讨论这些问题。这通常是一个表达担忧和观察的时间，因此正式动议可能没有必要。

6. 6审查报告。你需要讨论总统或主席的报告、秘书的报告和司库的报告。逐一阅读并讨论每份报告。在对每份报告进行彻底审查后，你应该提出正式动议，通过该报告。在财务主管的报告中，你需要向与会者提供上一年的财务记录。司库通常可以执行这项任务，但有些组织可能需要使用独立的一方。

7. 7.参加任何选举。如果需要在今年的年度股东大会上选举新的董事会成员，你应该在提交报告后但在处理任何一般事务之前举行选举。提前准备必要的材料。在会议前决定投票制度。在投票前清楚地解释这个制度。中立党应该清点选票。会议记录将需要显示谁被提名、谁提议提名以及谁附议提名。它还应列出每个候选人的得票数以及每个职位的当选者。

8. 8.讨论一般事务。一般业务通常是年度股东大会上讨论的最后一件事。这是与会者提出其他方面未涉及的问题和担忧的时候。由于会议的这一部分是非正式的，在这段时间里你可能不会做任何动议或投票。

9. 9.确定下次会议的日期。如果你知道下次年度股东大会的日期和地点，请在会议结束时说明。如果尚未制定正式计划，请跳过此步骤。

10. 10.结束会议。当所有事项都已完成时，宣布年度股东大会结束。

第三部分第三部分，共三部分：使会议愉快

1. 在门口放一个迎宾员。指定一两名成员站在门口，在人们到达时向他们致意。使用迎宾员可以使气氛看起来更友好、更受欢迎。

2. 2提供点心。至少，尽量为与会者提供水，尤其是如果会议时间很长的话。提供各种茶点是更好的选择。考虑提供冷饮（水、冰茶和柠檬水/潘趣酒）和热饮（咖啡和热茶）。根据一天中的时间，提供奶酪和饼干等清淡零食也可能是合适的。

3. 3邀请一位客座演讲者。特邀演讲者应该就一个对贵组织成员非常重要的非官方问题进行演讲。通常情况下，演讲者会跟随一般事务的介绍，但会在实际会议结束之前发言。不过，如果需要，你可以在正式会议结束后请演讲者出席。

4. 4.提供奖品。门奖可以鼓励出席。莱佛士可以鼓励参与者和财务支持。考虑举办一场50/50的抽奖活动，其中一半的收益将捐给获奖者，另一半捐给组织。礼品篮抽奖是另一种选择。考虑将出席作为领取奖品的一项要求。

5. 5.用社交媒体关注会议。通过尽可能简短地介绍年度股东大会的正式业务部分来鼓励出席。接下来是一个社交平台，参与者可以在这里互动和享受。如果你有预算，考虑在会议结束后举办一次午餐会。你可以通过把午餐做成家常便饭来降低成本。对于预算较低的组织来说，非正式的鸡尾酒时间可能更现实。不要在会议期间提供茶点，而是等到会议结束后再提供零食和各种不含酒精的饮料和葡萄酒。