第1部分第1部分（共3部分）：收集信息

1. 1确定项目的目的。项目管理报告应概述项目的范围和最终目标。理解目标是理解该项目希望满足的需求的关键。对你和你的听众来说，清楚地了解项目的目的是为了最大限度地提高报告的有效性，这一点很重要。问问自己，“这将如何帮助我的公司、我们的客户或我们的社区？这个项目可能会在其他领域产生积极影响吗？”了解整个范围可能会帮助你理解这个项目对你和其他人可能有多大的帮助。

2. 2.让听众注意。了解谁将阅读这份报告，以及他们希望从中学习什么。一些细节可能与某些受众无关，而其他可能需要提供详细信息。在一开始就确定你的读者将为项目报告的内容提供指导。有些听众可能不熟悉您工作环境中经常使用的语言、术语和行话。例如，如果你正在为客户撰写报告，避免使用需要冗长解释的技术术语。相反，计划用一种容易描述你的项目范围和时间表的语调来写作。

3. 3创建目录。目录基本上为读者提供了一个易于阅读的大纲。读者一眼就能快速理解文件的结构和内容。目录还可以帮助忙碌的读者快速有效地找到对他们有意义的信息。或许投资者正在阅读这份报告，以审查预算。显示预算在目录中的位置将帮助他们快速找到他们需要的东西。

4. 4.和你的上司谈谈。与主管会面，了解项目管理报告的期望。您的主管可能有特定的兴趣点、顾虑或细节，希望您将其纳入报告中。尽可能多地收集有用的信息，使你的报告清晰有用。您的主管还可以解释报告的长度，以及您的公司是否需要这些类型的报告的特定格式。询问你的主管该在报告中包含哪些内容。您的主管将非常感谢有机会在流程的早期向您提供反馈。

第2部分第2部分，共3部分：报告的格式和编写

1. 1提供一份执行摘要。执行摘要在项目管理报告的开头。本摘要向读者简要概述了项目的目的、团队的发现、进展、预期障碍和时间表。读者应该能够回顾总结并理解项目的整体过程。简要总结项目的重要性及其主要目标。“该项目将通过满足该领域尚未满足的需求，扩大客户在其市场上的影响力。”

2. 2.写一篇介绍。简介应描述项目的性质、总体目标以及项目对公司、客户或社区的价值。在不牺牲必要细节的情况下尽可能简洁。试着用几句话或要点来传达你的信息，而不是冗长的段落。例如，如果你要出版一本书，请列出一些重要信息，如“预定9月开始的图书巡展”和“预计假期销售额将增长15%”

3. 3在方法学部分解释关键数据。您应该提供描述相关统计数据和定性观察的数据，以告知项目的需求。让读者更容易理解为什么你的项目很重要，它如何特别适合回答一个特定的问题，以及它将如何回答或满足你公司的需求或客户的要求。例如，如果你的项目目标是帮助一家公司在某个特定地区开设时装店，请提供描述附近竞争对手的数据。有关市场和竞争的数据可以帮助读者理解，有机会满足特定需求。

4. 4列出项目所需的资源。描述为实现项目目标而使用的人力、工具和资源。使用本节简要描述哪些部门负责计划的特定方面，以及他们使用的程序或信息。本节还可以描述正在外包的项目的任何要素。读者应该能够理解谁负责某些交付物。

5. 5提供计划或分配的预算。提供一张图表或图表，展示预算细节，并说明资金流向。请注意，预计预算是否为项目资源提供了充足的资金。同样重要的是要包括项目是否会在分配的预算内完成。

6. 6包括项目时间表。描述完成项目需要多长时间，并包括所有相关的项目里程碑。在本节中，您可能还希望包括项目的整体状况以及进展情况。让读者更容易快速了解项目的状态。如果你正在进行一个项目，请填写一个百分比，说明项目的完成情况，以及你是否提前完成。

7. 7.描述项目挑战并提供解决方案。您的项目可能会遇到预期的挑战或意外的挫折。挑战可能包括资源不足、意外障碍、机械或技术故障或其他延迟。描述解决方案，并简要说明解决项目挑战所需的措施。如果预计会出现延误，请在本节中说明。你可能会说，“由于寒冷的气温可能会造成不安全的工作条件，新大楼的施工可能会在1月份大幅放缓。”让你的读者知道，你已经调整了时间表，以考虑到这些预期的延迟。

8. 8.起草报告结论。使用结论简要提醒读者最重要的问题和项目目标。在结论中关注项目的前进势头和目标。提醒读者未来需要什么。你可以这样写道，“在我们捐助者的及时支持下，该项目将在明年5月按时完成，并低于预算。”强调需求有助于确保项目按时完成。

第三部分第三部分：润色你的报告

1. 1使用格式化技术引导读者的注意力。在整个报告中提供带有副标题和要点的清晰类别，为只对项目文件的某些方面感兴趣的读者节省时间。

2. 2.使报告具有视觉趣味性。在报告中使用图形、图表和其他数字可以帮助展示关键点，减少重复，并为读者提供视觉兴趣。标记每个图形，并提供一个易于阅读的键。为读者节省一些时间，将数字放在文本的相关部分旁边，而不是放在报告的末尾。读者无需翻阅页面，就能轻松阅读文本和图表。

3. 3向项目团队成员传阅初步报告。在将项目报告分发给其他部门、管理层或客户之前，这是一个特别重要的步骤。团队成员可能会提醒您注意遗漏的重要细节。它们还可以帮助指出不清楚和难以理解的部分。修改报告，包括团队成员的贡献。根据你的判断，包括哪些细节。

4. 我读了报告。你的报告应该干净、清晰，没有格式问题、拼写和语法错误。一份组织良好且无错误的报告将减少分心，并让读者专注于报告的要点。多次阅读同一份文件可能会导致您忽略一些明显的错误，因此请团队成员校对该文件。

• 在撰写报告时，与队友讨论项目。考虑他人的观点和看法、他们的需求和目标可能有助于影响您选择在项目管理报告中包含的一些细节。
• 如果你的公司有项目管理报告的特定格式或模板，一定要遵守这些准则。