第1部分第1部分，共3部分：格式化sop

1. 1选择你的格式。写SOP没有对错之分。然而，你的公司可能有很多SOP，你可以参考这些SOP来制定格式指南，概述他们希望如何完成。如果是这样的话，请使用预先存在的SOP作为模板。如果没有，你有几个选择：一个简单的步骤格式。这是针对时间短、几乎没有可能的结果、且公平的常规程序。除了必要的文档和安全指南，它实际上只是一个简单句子的列表，告诉读者该怎么做。一种分层的steps格式。这通常适用于较长的程序——包括十多个步骤，涉及一些决策、澄清和术语。这通常是一个主要步骤的列表，所有步骤都以非常特殊的顺序包含子步骤。流程图格式。如果这个过程更像是一张有着几乎无限多可能结果的地图，那么流程图可能是你最好的选择。当结果并不总是可预测时，你应该选择这种格式。

2. 2.考虑你的听众。在编写SOP之前，需要考虑三个主要因素：受众的先验知识。他们是否熟悉贵公司及其程序？他们知道术语吗？你的语言需要与读者的知识和投资相匹配。你的听众的语言能力。不说你的语言的人有没有可能“阅读”你的SOP？如果这是一个问题，最好包含大量带注释的图片和图表。观众的规模。如果有多个人同时阅读你的SOP（不同角色的人），你应该将文档的格式设置得更像戏剧中的对话：用户1完成一个动作，然后是用户2，依此类推。这样，每个读者都能看到他或她是这台润滑良好的机器中不可或缺的一个齿轮。

3. 3.考虑你的知识。归结起来就是：你是写这篇文章的最佳人选吗？你知道这个过程需要什么吗？怎么会出错呢？如何保证安全？如果没有，你最好把它交给别人。写得不好——或者更确切地说，不准确——的SOP不仅会降低生产率，导致组织失败，而且可能不安全，对从团队到环境的任何方面都有不利影响。简而言之，这不是你应该承担的风险。如果这是一个你觉得必须（或有义务）完成的项目，不要回避向每天完成该程序的人寻求帮助。进行面试是任何SOP创建过程的正常组成部分。

4. 4.选择短版或长版SOP。如果你正在为一群熟悉协议、术语等的人编写或更新SOP，并且只会受益于一个更像清单的简短而简洁的SOP，那么你可以用简短的形式编写它。除了基本目的和相关信息（日期、作者、ID#等），这实际上只是一个简短的步骤列表。当不需要任何细节或澄清时，这是一种方式。

5. 5记住你的SOP目的。显而易见的是，你的组织中有一个程序，它会不断重复。但是这个SOP特别有用有什么具体原因吗？它需要强调安全吗？合规措施？它是用于培训还是用于日常工作？以下是您的SOP对团队成功必不可少的几个原因：确保符合标准，最大限度地满足生产要求，确保程序对环境没有不利影响，确保安全，确保一切按计划进行，防止生产失败，用作培训文件如果您知道SOP应强调什么，围绕这些要点组织写作会更容易。更容易看出SOP的重要性。

第2部分第2部分，共3部分：编写sop

1. 1覆盖必要的材料。一般来说，除了程序本身，技术SOP将由四个要素组成：标题页。这包括1）程序标题、2）SOP识别号、3）发布或修订日期、4）SOP适用的机构/部门/分支机构的名称，以及5）SOP编制和批准者的签名。只要信息清楚，就可以随意格式化。目录。这只有在你的SOP很长的情况下才有必要，以便于参考。这里有一个简单的标准大纲。质量保证/质量控制。如果一个程序不能被检查，它就不是一个好的程序。提供必要的材料和细节，以便读者能够确保他们获得了预期的结果。这可能包括也可能不包括其他文件，如绩效评估样本。参考确保列出所有引用的或重要的参考文献。如果参考其他SOP，请务必在附录中附上必要的信息。您的组织可能有不同的协议。如果已经存在可以参考的SOP，那么就放弃这个结构，坚持已经存在的SOP。

2. 2对于程序本身，确保涵盖以下内容：范围和适用性。换句话说，描述流程的目的、限制以及如何使用。包括标准、监管要求、角色和责任，以及输入和输出。方法和程序。问题的核心是——列出所有步骤和必要的细节，包括所需的设备。涵盖顺序程序和决策因素。解决“如果”和可能的干扰或安全考虑。术语的澄清。识别首字母缩略词、缩写词和所有不常用的短语。健康和安全警告。在其自己的部分中列出，并与问题所在的步骤一起列出。不要掩饰这一部分。设备和用品。需要什么、何时、何地查找设备、设备标准等的完整清单。注意事项和干扰。基本上是一个故障排除部分。涵盖可能出现的问题、需要注意的问题以及可能影响最终理想产品的因素。为每一个主题提供自己的部分（通常用数字或字母表示），以避免你的SOP过于冗长和混乱，并便于参考。这并不是一份详尽的清单；这只是程序的冰山一角。您的组织可能会指定需要注意的其他方面。

3. 3.写作要简洁易读。很可能你的读者不是为了好玩才读这篇文章的。你要让它简洁明了，否则他们的注意力就会分散，或者他们会发现文件很难理解。一般来说，句子要尽量简短。这里有一个糟糕的例子：在开始使用之前，一定要把风井里的灰尘都清理干净。这里有一个很好的例子：在使用之前，将所有的灰尘从风井中抽出来。一般来说，不要用“你”这应该是暗示。用主动语态说话，用命令动词开始你的句子。

4. 4如有必要，采访参与该过程的人员，了解他们如何执行任务。你最不想做的事情就是写一个明显不准确的SOP。你在损害你的团队的安全、效率和时间，而且你采取了一个既定的过程，却毫不在意——你的队友可能会觉得这有点冒犯。如果你需要，问问题！你想把这件事做好。当然，如果你不知道，可以询问多个来源，涵盖所有角色和职责。一名团队成员可能不遵守标准操作程序，或者另一名团队成员可能只参与契约的一部分。

5. 5.用图表和流程图将大量文本分解。如果你有一两个特别吓人的步骤，用一些图表或图表让读者容易理解。它使阅读变得更容易，并让大脑暂时停止尝试理解所有内容。它会更完整，更适合你。不要仅仅为了增加你的SOP而加入这些内容；只有在必要或试图弥合语言鸿沟时才这样做。

6. 6确保每页都有控制文件标记。您的SOP可能是许多SOP中的一个——因此，希望您的组织有某种更大的数据库，将某个参考系统中的所有内容进行编目。您的SOP是该参考系统的一部分，因此需要某种类型的代码才能找到。这就是符号的作用。每一页都应该有一个简短的标题或ID#，修订号，日期，以及右上角的“第#页，共#”（对于大多数格式）。根据您所在组织的偏好，您可能需要或不需要脚注（或在脚注中包含这些内容）。

第3部分第3部分，共3部分：确保成功和准确性

1. 1测试程序。如果你不想测试你的程序，你可能写得不够好。让对流程了解有限的人（或普通读者的代表）使用您的SOP来指导他们。他们遇到了什么问题？如果有的话，解决它们并做出必要的改进。最好让几个人来测试你的SOP。不同的人会有不同的问题，考虑到各种各样（希望有用）的反应。一定要在以前从未做过的人身上测试这个程序。任何有先见之明的人都会依赖他们的知识而不是你的工作来完成任务，从而达不到目的。

2. 2让实际操作人员审查SOP。说到底，老板对SOP的看法并不重要。真正重要的是那些真正做工作的人。所以，在你向上级提交工作之前，向那些将要做（或做）工作的人展示你的东西。他们怎么想？让他们参与进来，感觉自己是流程的一部分，这会让他们更有可能接受你正在制定的SOP。他们必然会有一些很棒的想法！

3. 3请顾问和质量保证团队审核SOP。一旦团队同意，请将其发送给您的顾问。他们可能会减少对实际内容本身的输入，但他们会让你知道它是否符合格式要求，你是否遗漏了什么，以及使其成为正式内容并输入系统的协议。使用文件管理系统发送批准的SOP，以确保对批准进行审计跟踪。这将因组织而异。基本上，你希望一切都符合指导方针和规定。签名将是必要的，如今大多数组织接受电子签名都没有问题。

4. 4一旦批准，开始执行SOP。这可能涉及对受影响人员进行正式培训（例如课堂培训、基于计算机的培训等），也可能意味着你的论文被挂在浴室里。不管是什么，把你的工作拿出来！你为它工作过。是时候承认了！确保你的SOP保持最新。如果它过时了，更新它，重新批准和记录更新，并根据需要重新分发SOP。你的团队的安全性、生产力和成功与否息息相关。

• 确保记录每次版本更改的文档历史记录。
• 在编写SOP之前，请检查是否存在旧版本的SOP。你可能只需要做一些快速的改变。不过，请确保您仍在记录它们！
• 用简单的英语解释这些步骤。
• 检查是否清晰。确保没有多重解释。向不熟悉流程的人展示流程，让他们告诉你他们的想法；你可能会感到惊讶。
• 在获得批准之前，让人们查看您的文档。

• 使用流程图和图示，以便读者清楚地了解流程。
• 记住尽可能让利益相关者参与进来，这样记录的过程就是实际的过程。