书记官是一个负责监督学生账单和付款的学院或大学官员。他或她负责处理学生的账户，向学生发放报表，让他们了解自己的未付账单、付款历史和其他财务问题。书记员通常监督一个包括一些雇员的办公室。通常情况下，一个人不可能处理一个教育机构的所有学生账户，因为账户可能变得相当复杂。

书记官的职位，意思是 "大学的财务主管"，可以追溯到15世纪。这个词起源于拉丁文的bursarius，或 "purse-bearer"，指代了这样一个事实，即助教掌握着他们工作的机构的钱包，管理学生的账户。一所大学通常也有一个首席财务官，负责监督大学的所有财务事项，包括为大学项目接收赠款，工资管理和其他各种问题。

书记官办公室密切跟踪所有在读或正在从教育机构休假的学生。它与财政援助办公室合作，确定学生在学费、住房、餐饮合同、健康保险和相关费用方面欠多少钱。书记处接受来自学生贷款人的资金，将这些款项应用于学生的未偿还账户，并为任何多余的资金向学生提供退款支票，它还接受奖学金和学生的直接付款。

个人学生账户可能非常复杂。每个账户开始时都有不同的应付金额，这取决于学生在学校的地位，以及他或她使用的学校服务类型。应付金额减去代表学生收到的资金数额，包括学生贷款付款和奖学金，以生成一份报表，其中有一个应付余额或表明学生应得到退款。

对于有大量余额的学生，书簿管理员可能会与学生一起制定一个付款计划，而不是要求全额支付余额。书记员还帮助学生处理税务问题，发放法律可能要求的税表，并帮助学生获得他们有权享受的税收减免和福利。在助学金办公室工作的人一般都有会计经验，加上对用于跟踪学生账户的计算机系统的了解，以及对教育领域特有问题的了解，如学生贷款如何运作，以及学生可以享受哪些税收优惠。