プロジェクトがすべて異なるように、それを管理するために使用できるツールもまた異なります。大切なのは、自分に合った道具を持つことです。

もし、あなたの会社がMicrosoft Projectのようなソフトウェアを提供していない場合でも、堅牢なツールを見つけることができます。幸いなことに、オンラインでありながら素晴らしい機能を備えた無料のプロジェクト管理ツールが数多く存在します。

以下の5つの質問に答えることで、どのプロジェクトマネジメントツールが最適なのかを判断することができます。

定期的にプロジェクトマネジメントをしていますか？

プロジェクトマネジメントの立場にある人にとって、これは愚問に思えるかもしれない。そういう人には、そうですね。しかし、プロジェクトマネジメントは、責任ある立場の人が行うものばかりではない。

小規模な会社では、たまにしか出てこないプロジェクトがあるかもしれません。その管理は、何人もの従業員で行うことができ、シンプルであるため、正式なプロジェクトマネージャーは必要ありません。

それから、もっと規模が大きく、プロジェクトの頻度が高い企業もあります。企業は、正式なプロジェクト・マネージャーを雇用することはできず、単にプロジェクトを進行させるために一人の人間を任命することが許されている。

プロジェクト管理の頻度は、まず自分自身に問いかけるべきことです。これは、普段使わないのであれば、基本的で直感的なツールを選択するのに役立ちます。一方、毎日、毎週、毎月と定期的に管理するプロジェクトでは、特定の機能を持ったプロジェクトが必要になることがあります。

マイスターミッション

MeisterTaskは、あちこちのプロジェクト、あるいは複数のプロジェクトを管理するのに最適なツールです。シンプルなインターフェースで、無料のプロジェクト管理アプリケーションの中では最も優れたものの一つです。さらに、「かんばん方式」と呼ばれるビジュアルなプロジェクト管理手法も提供しています。基本的には、プロジェクトやタスクを単純なテキストリストではなく、グラフィカルに表示するものです。

また、期限やタスクの割り当て、ファイルの添付、通知など、MeisterTaskの基本的な機能を利用することができます。

管理するプロジェクトの規模は？

プロジェクトの規模や業種はさまざまです。10人程度の小さな会社で、プロジェクトも少なく、短期間で終わるような仕事かもしれません。しかし、もしかしたらあなたは1,000人規模の大企業で働いていて、プロジェクトが集中的に行われ、数ヶ月に渡って続くかもしれません。

ツールを選ぶ際には、管理するプロジェクトの規模を決めておくと便利です。自分のニーズに合うかどうかを確認する必要があります。プロジェクトの途中で、ツールに思いがけない制限があることに気づくのは、最も避けたいことです。

ボディオ

Podioは大規模なプロジェクトにも小規模なプロジェクトにも対応できる素晴らしいツールです。プロジェクト規模から見て、際立っているのは、業種や機能に直結したアプリケーション・パッケージを利用できることです。これらのアプリケーションを利用することで、お客様のニーズに合わせてPodioをカスタマイズすることができます。

そのため、小規模なプロジェクトであれば、登録時に表示される基本的なものだけでOKです。しかし、大規模なアプリケーションでは、App Marketplaceから、スケジュールや成果物、イベントやカレンダー、クライアントやアポイントメントなどを追跡できるツールを見つけることができます。

他の人とコラボレーションするためにツールを使っていますか？

チームワークは、プロジェクトマネージャーにとって共通の活動である。しかし、これらのプロジェクトを管理するために使用しているツールが、必ずしもコラボレーションを行いたい場所であるとは限りません。

もしかしたら、コミュニケーションを分離して、Slackやシンプルなメールなどを使いたい人もいるかもしれません。しかし、このツールでコラボレーションすることで、より効果的にプロジェクトを管理できるのであれば、次のオプションをチェックしてみてください。

フリー電流

Freedcampは、コラボレーションに最適な無料のオンラインツールで、チームメンバーの招待、アクセスコントロール、ディスカッション、連絡など、すべてプロジェクトを管理する同じ場所から行うことができます。

また、Freedcampは、通知、締め切り、タスクの割り当て、サブタスク、コメントなど、必要な機能を備えています。フル機能のツールとしては、Freedcampが優れています。

具体的にどのような機能が必要なのでしょうか？

プロジェクト管理ツールを使用する際に考慮しなければならない最大の問題の1つは、その機能です。信じられないかもしれませんが、最も基本的な機能を無料で提供していないものもあります。プロジェクトを成功させるために、本当に必要なものは何かを考えてみてください。

無制限にプロジェクトを作成できること、リマインダーや通知が必要なこと、ガントチャートやタイムライン、レポートが必要なこと、タスクを割り当てられることが必要なこと、などなど。

トレロ

それ以上の機能を持ったツールをお探しなら、Treloがおすすめです。最も人気のある無料のプロジェクト管理ツールの1つですが、それには十分な理由があります。TrelloはMeisterTaskと同様、カンバン方式を採用しています。ドローイングボード、リスト、カードを使って、簡単にプロジェクトを管理することができます。

もちろん、Treloは最も基本的な機能を備えています。しかし、目立つのは、他のサービスとの統合力、組織用タブ、どこでも使えるブラウザ拡張機能、メール送信のオプションなどです。

モバイルアプリとして利用できるツールである必要があるのか？

今やモバイル端末を使ったビジネスはほぼ当たり前ですが、だからといって必ずしも必要なわけではありません。

定期的にプロジェクトを管理しないのであれば、モバイルアプリを提供するツールにこだわる必要はないでしょう。しかし、プロジェクト管理が仕事であり、一度に複数を管理することが責務であるならば、モバイルアプリはあなたが望むものである可能性が高いです。

上記の無料オンラインツールはすべて、同じように無料のモバイルアプリを提供しています。使いやすく、所有するのに便利で、どこに行っても仕事ができる。

• MeisterTask for Android or iOS
• AndroidまたはiOSプラットフォーム
• Freedcamp for Android or iOS
• Trello for Android or iOS

無料のプロジェクト管理ツールは、どのように選べばよいのでしょうか？

この5つの質問以外にも、プロジェクトマネジメントツールを選ぶ際に疑問に思うことはありますか？具体的には、無料のオンライン・オプションの場合、他に検討する質問はありますか？

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