microsoftexcelは、パワフルでフル機能のワークブックおよびスプレッドシートツールです。仕事でも家庭でも、時間短縮機能を使うことで、次の仕事を早く終わらせることができます。

ここでは、ワークブック、スプレッドシート、関連するタスクをすばやく操作する便利な方法をいくつか紹介します。

1 タイムセービングテンプレート

ほとんどの作業で、テンプレートを利用することが時間短縮につながります。Microsoft Wordでは、会議の議題やニュースレター、報告書などに利用できます。Excelでは、テンプレートも同様に便利です。プロジェクトのスケジュール、カレンダー、**、予算など、これらの便利な書式済みツールを使用すれば、間違いなく時間を節約できます。

マイクロソフト社のウェブサイトでは，カレンダー，プランナー，支出追跡プログラム，タイムシートなど，さまざまなExcelテンプレートを提供しています。vertex42では，タイムシート，予算，ToDoリスト，バランスシートなど，豊富な種類のテンプレートを取り揃えています。また、Spreadsheet 123は、**、在庫、サインインシート、タイムシートに最適なリソースです。

2 行と列のフリーズ

多くのデータを含む長大なスプレッドシートの場合、すべてのデータを見るには、スクロールしすぎたり、スクロールしすぎたりすることがあります。これでは、見出しを見失い、常にスクロールして見出しを確認することになります。しかし、行や列をフリーズさせると、これらの見出しはスプレッドシート内で移動しても保持されます。

1. 表示] タブを開き、リボンから [フリーズペイン] を選択します。
2. Freeze Pane」ドロップダウンリストで、必要に応じて「Freeze Top Row」、「Freeze First Column」、またはその両方のオプションを選択します。

これで、上下左右にスクロールしても、見出しが表示されていることに気づくでしょう。これらの行と列の凍結を解除するには、「ペインの凍結」コマンドを再度選択し、「ペインの凍結を解除」をクリックするだけです。

ただし、古いバージョンのExcelでは、この手順が少し異なります。凍結したい行と列に共有されているセルを選択し、「ペインの凍結」をクリックします。

3. リフィルハンドルの操作

Excelの塗りつぶしハンドルは、複数のセルを塗りつぶす必要がある場合に、時間を大幅に短縮することができます。この機能を使用するには、いくつかの異なる方法があります。まず、最初のセルに1、下のセルに2を入力すると、これらの数字を計算するリストがすぐに作成できます。次に、2つのセルを選択し、塗りつぶしハンドルが表示されたら、ドラッグするだけで、必要なセルが塗りつぶされます。

日付機能を使うと、列や行を1日単位で簡単に埋めることができます。例えば、セルに12/25/16と入力し、セルを選択して、フィルハンドルが表示されたら、ドラッグするだけで、それ以降の日付を追加することができます。この方法は、曜日や月、列や行の下方向にも有効です。

塗りつぶしハンドルのもう一つの便利な使い方は、表計算ソフトで同じ値を使って列全体を塗りつぶす必要がある場合です。例えば、単語や文字を入力する場合、セルを選択し、塗りつぶしハンドルをダブルクリックします。これで、表計算ソフトにデータが入るまで、列の残りのセルに値が入力されます。

4 列と行の入れ替え

表計算ソフトで見出しを列または行（あるいは両方）に使用していて、逆の方が使いやすいと判断した場合、簡単に変更することができます。これにより、これらの見出しを再入力する手間が省けます。以下は、セルを行見出しから列見出しに移動させる手順です。

1. 見出しを含む列のセルを選択します。
2. マウスの右ボタンをクリックして「コピー」を選択するか、リボンの「共通」タブにある「コピー」ボタンをクリックします。
3. 行と列の中で、見出しを付けたいセルを選択します。
4. マウスの右ボタンをクリックして「特殊文字の貼り付け」を選択するか、「貼り付け」をクリックし、リボンの「共通」タブにある特殊文字を貼り付けます。
5. 右下隅のトランスポーズを示すチェックボックスを選択します。
6. OK」をクリックします。

5アクセス計算機

表計算ソフトのサイドバーに電卓をポップアップ表示するアドインもありますが、内蔵の電卓機能を活用することもできます。表計算ソフトにまとめていない計算を素早く行いたいときに便利です。電卓は、リボンやクイックアクセスツールバーに追加することができます。

電卓を任意の場所に追加するには、まず「ファイル」 > 「オプション」を選択します。次に、必要に応じて「リボンのカスタマイズ」または「クイックアクセスツールバー」を選択します。Select commands from」ドロップダウン・ボックスで、「All commands」を選択します。下にスクロールして電卓をクリックし、「追加」ボタンをクリックすると、ツールバーに**追加されます。なお、リボンに追加する場合は、カスタムグループを作成し、リボンに追加する必要があります。

6 タブやセルへのリンク

ワークブックに複数のスプレッドシートが含まれ、それらの間のデータが互いに参照し合っている場合、直接リンクを作成することで迅速なアクセスが可能になります。特に、ワークブックを共有し、他の人がそのデータにすぐにジャンプできるようにする場合に便利です。以下の簡単な手順で、リンクを作成することができます。

1. リンクさせるデータのあるセルを選択します。
2. マウスの右ボタンをクリックして「ハイパーリンク」を選択するか、リボン内の「**」タブで「ハイパーリンク」をクリックします。
3. ポップアップウィンドウで、「このドキュメントに配置」を選択します。
4. 次に、そのセルに表示するテキスト、特定のセル参照（必要な場合）、およびワークブックにリンクされているデータを含むスプレッドシートを入力します。
5. OK」をクリックします。

7 キーボードショートカットの使用

Excelをよく使う人なら、キーボードショートカットを使えば、時間を節約できることは間違いないでしょう。ショートカットは数え切れないほどたくさんありますが、ここでは作業をスピードアップできるものをいくつか紹介します。

• F4 (または Fn+F4) は、色やフォントなどの書式変更を含めて、直前のコマンドを繰り返します。
• Alt+H、E、A 選択したセルに添付されたコンテンツや書式などのデータを削除します。
• Ctrl+Wでスプレッドシートを閉じ、Ctrl+Oでスプレッドシートを開きます。
• Ctrl+Shift+Colonで現在時刻、Ctrl+Shift+Semicolonで現在日付が入力されます。
• Shift+F9 でアクティブなワークシートの計算を行います。
• Shift+Tab で前のセルまたはオプションに移動します。
• Ctrl+Homeは、スプレッドシートの先頭に移動します。
• Ctrl+PageDownでワークブックの次のスプレッドシートに移動、Ctrl+PageUpで前のスプレッドシートに移動します。

8 オートサムの使用

Excelで数式を使うのは時間がかかりすぎて、掘り下げられないと思う方もいらっしゃるかもしれません。しかし、簡単な数式であっても、これらの組み込み関数を使えば、表計算の作業をより速く行うことができます。

リボンから移動または削除されていない限り、「AutoSum」ボタンは「よく使う項目」タブに配置されているはずです。よく使う数式をクリックすることで表示される便利な機能です。数値のグループを足したり、数えたり、平均したり、その最小値や最大値を求めたりすることができます。Auto Sum」ボタンの矢印をクリックするだけで、数式を選択することができます。

自動集計機能に加えて、数式タブにはさらなるオプションが用意されています。各計算式はカテゴリーに分類され、探しやすくなっています。金融、論理、数学、統計、工学の各機能から選択することができます。

しかし、最も広く使われている数式については、オートサムファンクションが素早く簡単に使用できます。

9 簡単な条件付き書式の使用

条件付き書式は、Excelのもう一つの機能で、多くの人が抵抗を感じるかもしれません。しかし、ページからポップアップさせたいデータには最適なツールです。

例えば、アンケートのデータをスプレッドシートで持っていて、それをざっと見たときに、全く回答がないよりも、肯定的な回答がどれだけあるかを知りたいとします。この手順では、簡単なフォーマットの適用方法を説明します。

1. Yes/No」の答えが含まれているセルを選択します。
2. 開始]タブで[条件付き書式]ドロップダウン・ボックスをクリックします。
3. セルの罫線をハイライトしてから、含めるテキストを選択します。
4. 左のボックスに "Yes "と入力し、右のボックスからその形式を選択します。
5. いいえ」の場合は、同じ手順で回答してください。

すると、すべての「はい」と「いいえ」の答えが、簡単に識別できるように、あなたが選んだ方法でフォーマットされていることがわかります。

続けてデータを追加するために、この条件付き書式をセルのグループだけでなく、列や行全体に適用することも可能です。こうすることで、今後入力されるデータは自動的に整形されます。もっと知りたいですか？条件付き書式については、専用の記事をご覧ください。

10枚のクイック**チャート

Excelのチャート機能は、データを視覚的に表示するための優れたツールです。そして、円グラフ、棒グラフ、折れ線グラフ、列グラフなど、さまざまな種類のチャートを選択することができます。

上の「はい」「いいえ」の条件付き書式の例を使うと、数回のクリックでグラフを**することができます。

1. Yes/No」の答えが含まれているセルを選択します。
2. このオプションにより、Excel はデータを最も適切なグラフの種類に配置します。
3. 気に入ったチャートがあれば、「OK」をクリックすると、スプレッドシートに追加されます **。

これは、Excelでチャートを作成する最も簡単で速い方法であり、1分しかかかりません。ただし、自分で作成したチャートが気に入らない場合は、ポップアップウィンドウの「すべてのチャート」タブをクリックし、別の種類を試してみることも可能です。

グラフの書式設定について詳しくは、円グラフの作成についてをご覧ください。

11 フィルタを使った並べ替え

多くの列のデータを含むスプレッドシートがある場合、特定の列でソートやフィルタリングを行いたい場合があります。その方法はいくつかありますが、フィルターを使うのが最も手っ取り早く、安全な方法です。

1. 左上の最初の列の横にある三角ボタンをクリックすると、ワークシート全体が選択されます。
2. ホーム」タブで「並べ替えとフィルター」をクリックします。
3. フィルターを選択します。

それだ！この素早い動きで、各列の最初の行に矢印が配置されます。矢印をクリックすると、ワークシート全体をその列で選択した方法で並べ替えることができます。日付フィールドの場合は古いものから新しいものへ、テキストフィールドの場合はアルファベット順に並べ替えが可能です。

また、データをフィルタリングして、目的の項目だけを表示することも可能です。矢印をクリックすると、項目の横にチェックボックスが表示されます。これらのボックスにマークを付けたり外したりすることで、必要なデータを正確に表示することができます。

フィルター機能を使うメリットは、他のデータに悪影響を与えないことです。ワークシート全体を並べ替えると、Excelはすべての列を調整します。フィルタをかけると、Excelは見たくないものだけを隠します。

12 フォーマットを用いた描画手順

Wordなど他のMicrosoft Officeアプリケーションをお使いの方は、すでに書式設定プログラムについてご存じかもしれません。Excelでは、1つまたは複数のセル内の同じ書式を、ワンクリックで他のセルに適用することができる便利なツールです。

1. 書式をコピーするセル、セルグループ、行または列を選択します。
2. 共通」タブで、「フォーマットペインター」をクリックします。
3. 書式をコピーするセル、セルグループ、行または列を選択します。

これは、便利なセルの書式設定を手動で行うことなく、他のセルにすばやく適用することができる優れた方法です。

13 ウィンドウの切り替えと表示

複数のExcelワークブックを同時に操作する必要がある場合もあるのではないでしょうか？データを調べたり、比較したり、あるいはあるワークブックから別のワークブックにデータをコピーする必要があるかもしれませんが、Excelには便利な表示機能が備わっています。これらのオプションを表示するには、[表示]タブをクリックします。

• すべて並べる：このボタンをクリックすると、開いているすべてのワークブックを1つの画面に並べることができます。タイル状、水平、垂直、カスケード表示から選べます。
• サイドバイサイド表示：このオプションでは、開いている2つのワークブックを選択して、隣同士または重ねて表示することができ、比較に最適です。
• トグルウィンドウ：一度に複数のExcelワークブックを開いて、すばやく切り替えたいときにこのボタンをクリックします。この素晴らしい機能のために、ウィンドウの最小化、最大化は必要ありません。

14 便利なアドオンのインストール

Officeアドインは、ブラウザの拡張機能と同様に、アプリケーションの使用感やデータ、効率性を高めるツールです。Excelでは、便利なアドインを必要な数だけ選択することができます。

を選択し、"Store "をクリックします。そして、ツールはカテゴリー別に検索することができます。例えば、「Productivity」カテゴリには、ドキュメント自動化のための外部プログラムやテンプレートライブラリが含まれています。また、「プロジェクト管理」カテゴリーには、ガントチャートやアクティビティタイマーなどの外部プログラムが用意されています。

アドインには無料のものと有料のものがありますので、インストールする前に必ず詳細をご確認ください。ビジュアライゼーションに役立つ無料のExcelアドインをお探しの方に、ご紹介します。

お気に入りの時間短縮機能は何ですか？

microsoftexcelを使い続けていると、時間短縮のためのちょっとしたコツがどんどん見つかってきます。

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写真提供：Andreas Poertner/Shutterstock