microsoftexcel是一個強大的、功能齊全的工作簿和電子表格工具。無論你是在工作中還是在家中使用，使用節省時間的功能意味著你可以更快地完成下一項工作。

以下是快速瀏覽工作簿、電子表格和相關任務的幾種方便方法。

1節省時間的模板

對於大多數任務來說，最好的省時方法之一就是使用模板。在Microsoft Word中，您可以將它們用於會議議程、時事通訊或報告。在Excel中，模板同樣有用。對於項目時間表、日曆、**、預算等等，利用這些方便的預格式化工具絕對可以節省時間。

獲得你需要的模板和使用它們一樣簡單。Microsoft網站提供了各種Excel模板，用於日曆、計劃器、費用跟蹤程序和時間表。Vertex42有一個很好的時間表、預算、待辦事項列表和資產負債表選擇。另一個很好的資源是電子表格123，用於**、庫存、簽到表和考勤表。

2凍結行和列

如果您有一個包含大量數據的冗長的電子表格，您可能需要向下滾動太遠，甚至滾動太多才能查看所有數據。這意味著你將失去你的標題視線，並發現自己不斷滾動回來看到他們。但是，如果凍結行和列，則在電子表格中移動時，這些標題將保留。

1. 導航到“視圖”選項卡，然後在功能區上選擇“凍結窗格”。
2. 在“凍結窗格”下拉列表中，選擇“凍結頂行”、“凍結第一列”，或者根據需要同時選擇這兩個選項。

現在，當你向上、向下、向右或向左滾動時，你會注意到你的標題仍然可見。要解凍這些行和列，只需再次選擇“凍結窗格”命令並單擊“解凍窗格”。

注意，在舊版本的Excel中，這個過程有點不同。選擇要凍結的行和列共用的單元格，然後單擊“凍結窗格”。

三。操作加註手柄

當您需要填充多個單元格時，Excel中的填充句柄可以節省大量時間，並且可以使用此功能的幾種不同方式。首先，您可以通過在第一個單元格中輸入1和下面的單元格中的2，快速創建一個數字列表，該列表會計算出這些數字。然後，選擇兩個單元格，當填充句柄出現時，只要拖動即可根據需要填充單元格。

使用日期功能時，可以輕鬆地以一天為增量填充列或行。例如，您可以在單元格中輸入12/25/16，選擇該單元格，當填充句柄出現時，只需拖動即可添加後續日期。這種策略也適用於一週中的幾天和一年中的幾個月，以及向下穿過一列和穿過一行。

填充句柄的另一個方便用法是，如果需要為電子表格使用相同的值填充整個列。例如，如果輸入單詞或字母，請選擇單元格並雙擊填充句柄。這會將該值輸入到列的剩餘單元格中，直到您的電子表格有數據為止。

4換位列和行

如果您有一個電子表格，在列或行（或兩者）中使用標題，並決定它們將以相反的方式更好地工作，那麼有一個簡單的過程來進行更改。這樣就不必重新鍵入這些標題。以下是將單元格從行標題移動到列標題的步驟。

1. 選擇包含標題的列中的單元格。
2. 單擊鼠標右鍵並選擇“複製”，或單擊功能區“常用”選項卡上的“複製”按鈕。
3. 選擇要標題開始的行和列中的單元格。
4. 單擊鼠標右鍵，然後選擇“粘貼特殊”，或單擊“粘貼”，然後在功能區的“常用”選項卡上粘貼特殊。
5. 選擇右下角附近的複選框，該複選框表示轉置。
6. 單擊“確定”。

5訪問計算器

雖然可以使用將計算器彈出到電子表格側欄的加載項，但也可以利用內置計算器功能。當您希望執行未編制到電子表格中的快速計算時，這很方便。您可以將計算器添加到功能區或快速訪問工具欄。

要將計算器添加到任一位置，請首先選擇“文件”&gt；“選項”。然後根據需要選擇“自定義功能區”或“快速訪問工具欄”。在“從中選擇命令”下拉框中，選擇“所有命令”。向下滾動，單擊計算器，然後單擊添加按鈕將其**工具欄。請注意，如果選擇將其添加到功能區，則必須創建一個自定義組並將其添加到功能區中。

6鏈接到選項卡或單元格

如果您的工作簿包含多個電子表格，並且這些表格之間的數據相互引用，則創建直接鏈接可以提供快速訪問。如果您正在共享工作簿，以便其他人可以快速跳轉到該數據，這一點尤其有用。按照以下簡單步驟創建鏈接：

1. 選擇包含要鏈接的數據的單元格。
2. 單擊鼠標右鍵並選擇“超鏈接”，或者轉到“**”選項卡並在功能區中單擊“超鏈接”。
3. 在彈出窗口中，選擇Place In this Document。
4. 然後輸入要在該單元格中顯示的文本、特定單元格引用（如果需要）以及工作簿中包含鏈接到的數據的電子表格。
5. 單擊“確定”。

7使用鍵盤快捷鍵

如果你是一個狂熱的Excel用戶，那麼鍵盤快捷鍵當然可以節省你的時間。雖然要列出的快捷鍵太多了，但這裡有幾個可以加快任務速度的快捷鍵。

• F4（或Fn+F4）重複上一個命令，包括格式更改，如顏色或字體。
• Alt+H、E、A以刪除附加到選定單元格的內容、格式和其他數據。
• Ctrl+W關閉電子表格，Ctrl+O打開電子表格。
• 按Ctrl+Shift+Colon輸入當前時間，按Ctrl+Shift+分號輸入當前日期。
• Shift+F9計算活動工作表。
• Shift+Tab移動到上一個單元格或選項。
• Ctrl+Home移動到電子表格的開頭。
• Ctrl+Page Down可移動到工作簿中的下一個電子表格，Ctrl+Page Up可移動到上一個電子表格。

8使用autosum

有些人可能會認為，在Excel中使用公式太費時了，無法深入研究。但即使是簡單的方程，這些內置函數也可以讓你的電子表格工作進行得更快。

除非已將其從功能區中移動或刪除，否則“自動求和”按鈕應位於“常用”選項卡上。這個方便的功能讓你點擊最常用的公式。您可以對一組數字進行相加、計數或求平均值，也可以獲得其中的最小值或最大值。只需單擊“自動求和”按鈕上的箭頭即可選擇公式。

除了自動求和功能外，公式選項卡還包含更多選項。每個公式都被分組到一個類別中，以便於查找。您可以從財務、邏輯、數學、統計或工程函數中進行選擇。

但對於最廣泛使用的公式，自動求和功能是快速和方便的。

9使用簡單條件格式

條件格式是Excel的另一個特性，很多人可能會覺得它很嚇人。但是，對於希望從頁面彈出的數據，它是一個很好的工具。

例如，假設你有一份來自調查的數據電子表格，快速瀏覽一下你想知道你有多少個肯定的答案，而不是沒有答案。這些步驟向您展示瞭如何應用簡單的格式。

1. 選擇包含“是/否”答案的單元格。
2. 在“開始”選項卡上，單擊“條件格式”下拉框。
3. 選擇高亮顯示單元格規則，然後選擇包含的文本。
4. 在左側框中鍵入“是”，然後從右側框中選擇其格式。
5. 對於“否”答案，請遵循相同的步驟。

然後你會看到所有的“是”和“否”答案都以你選擇的方式格式化，使它們易於識別。

如果要繼續添加數據，還可以將此條件格式應用於整個列或行，而不僅僅是一組單元格。這樣，將來的數據將在您輸入時自動格式化。渴望瞭解更多？看看我們關於條件格式的專門文章。

10快速**圖表

Excel中的圖表功能是可視化顯示數據的極好工具。而且，您可以從各種圖表類型中進行選擇，例如餅圖、條形圖、直線圖、列圖和許多其他類型的圖表。

使用上面的是/否答案的條件格式示例，只需單擊幾下就可以**圖表。

1. 選擇包含“是/否”答案的單元格。
2. 在“**”選項卡上，單擊“推薦圖表”。有了這個選項，Excel會把你的數據放到最適合的圖表類型中。
3. 如果您喜歡該圖表，請單擊“確定”，它將**到您的電子表格中。

這是在Excel中創建圖表最簡單、最快的方法，只需一分鐘。但是，如果您不喜歡為自己創建的圖表，可以單擊彈出窗口中的“所有圖表”選項卡並嘗試其他類型。

有關格式化圖表的詳細信息，請了解有關創建餅圖的所有信息。

11用過濾器排序

當您有一個包含許多數據列的電子表格時，您可能希望按某一列對其進行排序或過濾。雖然有幾種方法可以做到這一點，但使用過濾器是最快速、最安全的方法。

1. 單擊左上角第一列旁邊的三角形按鈕，選擇整個工作表。
2. 在“主頁”選項卡上，單擊“排序和篩選”。
3. 選擇過濾器。

就這樣！這一快速移動將在每一列的第一行中放置一個箭頭。單擊箭頭時，可以按所選方式按該列對整個工作表進行排序。如果是日期字段，可以從最早到最新排序；如果是文本字段，可以按字母順序排序。

此外，您還可以篩選數據，以僅查看所需的條目。單擊箭頭時，會注意到條目旁邊的複選框。標記和取消標記這些框將過濾數據，以便您準確地看到您需要的內容。

使用過濾器特性的好處是它不會對其他數據產生負面影響。如果對整個工作表排序，Excel將調整所有列。如果你過濾，Excel只會隱藏你不想看到的東西。

12使用格式繪製程序

如果您使用其他Microsoft Office應用程序（如Word），則可能已經熟悉格式繪製程序。在Excel中，此方便的工具允許您通過單擊將一個或多個單元格中的相同格式應用於其他單元格。

1. 選擇要從中複製格式的單元格、單元格組、行或列。
2. 在“常用”選項卡上，單擊“格式繪製器”。
3. 選擇要將格式複製到的單元格、單元格組、行或列。

這是一種非常好的方法，可以快速地將有用的單元格格式應用於其他單元格，而無需手動操作。

13切換和查看窗口

是否有時需要同時處理多個Excel工作簿？可能您需要檢查數據、比較數據，甚至將數據從一個工作簿複製到另一個工作簿。Excel提供了一組有用的查看功能以提供幫助。轉到“視圖”選項卡查看這些選項。

• 全部排列：單擊此按鈕時，可以在一個屏幕上排列所有打開的工作簿。從平鋪、水平、垂直或層疊視圖中進行選擇。
• 並排查看：此選項允許您選擇兩個打開的工作簿，以便在彼此旁邊或頂部查看，這非常適合進行比較。
• 切換窗口：當一次打開多個Excel工作簿並希望在它們之間快速切換時，請單擊此按鈕。沒有最小化和最大化窗口是這個了不起的功能所必需的。

14安裝便捷的加載項

Office加載項與瀏覽器擴展類似，因為它們是增強應用程序體驗、數據和效率的工具。在Excel中，您可以根據需要選擇許多有用的加載項。

選擇“**”選項卡，然後單擊“存儲”。然後可以按類別檢出工具。例如，Productivity類別包含用於文檔自動化的外接程序和模板庫。而且，項目管理類別有甘特圖和活動計時器的外接程序。

有些插件是免費的，而其他插件是付費的，所以在安裝前一定要檢查詳細信息。如果您正在尋找免費的Excel外接程序來幫助可視化，我們將介紹您。

什麼是您最喜歡的省時功能(your favorite time-saving features)？

當我們繼續使用microsoftexcel時，我們會不斷髮現一些小技巧來幫助我們節省時間。

你有自己的小技巧，你經常使用，並願意與他人分享？請在下面的評論中分享這些有用的提示！

圖片來源：Andreas Poertner/Shutterstock