スプレッドシートデータに基づくリストが必要な場合は、Excelが便利です。

Excelのリストを使えば、データの入力や管理も簡単にできます。今日は、Excelワークシートに追加できる3種類のリスト、カスタムリスト、ドロップダウンリスト、チェックリストについて説明します。

1 カスタマイズリスト

同じデータセットがワークシートで頻繁に使用される場合、そのデータセット用にカスタムリストを作成することができます。カスタムリストには、部署名、顧客、年齢層などのデータセットを含めることができます。

一度、特定のワークブックにカスタムリストを追加すると、すべての新しいワークブックと既存のワークブックで利用できるようになります。カスタムリストダイアログボックスに直接リストを入力したり、ワークシートのセルからリストをインポートしたり、名前付き領域のセルからリストをインポートしたりすることができます。

Excelでカスタムリストを作成する記事で、これらの方法を用いてカスタムリストを作成する方法を説明しています。

カスタムリストを使用すると、一連のセルに自分だけのリストを入力したり、ドロップダウンリストを作成したりできます。このExcelファイルでは、関連するドロップダウンリストのために4つのカスタムリストを作成しました。最初のExcelリスト「Food」によって、2番目のドロップダウンリストに入力される他のカスタムリストが決定されます。

Sheet1の最初のドロップダウンリストでオプションが選択されると、2番目のドロップダウンリストにその名前に関連するカスタムリストが入力されます。

2 ドロップダウンリスト

ソフトウェアの設定を変更したり、ウェブサイトのフォームに入力したりと、ドロップダウンリストは誰もが使ったことがあるはずです。また、Excelのワークシートにドロップダウンリストを追加することで、データの入力を迅速かつ容易にすることができます。

また、ドロップダウンリストは、フィールドの入力に使用できる項目を限定することで、データ入力のミスを減らすのに役立ちます。オプションを入力する代わりに、データを入力するユーザーがオプションを選択するだけで、データのスペルミスや誤字脱字を防止することができます。

また、互いに依存し合う複数のドロップダウンリストを用意することも可能です。あるドロップダウンリストで項目を選択すると、別のドロップダウンリストで利用可能な項目が変更されます。

Excelでドロップダウンリストを作成する記事で、単一および関連するドロップダウンリストの作成方法について説明しています。

以下は、Sheet1上に2つのドロップダウンリストを作成したExcelファイルの例です。右側のドロップダウンリストは、左側のオプションのリストに依存します。

Vertex42のサイトにあるTo Doリストのテンプレートには複数のドロップダウンリストがあり、条件付き書式を使って、タスクの完了や優先度の変更時にテキストの色を変えるなどのアクションを実行することができます。また、選択肢が6つ以上ある場合、ドロップダウンリストにスクロールバーを表示します。

III.チェックリスト

あなたは、ToDoリストを使って整理整頓をしていますか？Excelを常用されている方は、ToDoリストに他のアプリケーションを使う必要はないでしょう。Excelでチェックリストを作成し、項目をチェックアウトすることができます。また、チェックリストを使えば、他のプログラムやアプリケーションを使わなくても、ワークブックに必要な他のことを記録することができます。

何項目チェックしたか、チェックリストが完成しているかどうかも把握することができます。Excelでチェックリストを作成する記事で、Excelのリスト上のすべての項目が完了しているかどうかを視覚的に表示するチェックリストの作成方法を解説しています。

これは、私たちがリストに使用したファイルです。私たちが行ったことを研究し、適当に追加することができます。

Vertex42には、休日のパッキングリスト用のチェックリストテンプレートがあり、ドロップダウンリストを使って項目をチェックするようになっています。各チェックボックスには、空白のオプションとチェックマークのオプションがあります。

ドロップダウンリストを使ってリストを作成するもう一つの方法は、各リストに空白のボックスとチェックマークを追加することです。初期設定では、空欄にチェックが入っています。タスクが完了したら、ドロップダウン・リストからチェック・マークを選択します。これにより、その項目のすべてのテキストがグレーアウトし、クロス表示されます。

その好例が、Vertex42のタスクリストテンプレートです。

Excelのスプレッドシートで物事を確認するもう一つの方法は、チェックマークが唯一の選択肢であるドロップダウンリストを作成することです。チェックマークを付けると、その項目が完了したことになります。チェックマークを外すには、ドロップダウンリストでチェックマークの付いたセルを選択し、「Delete」を押します。チェックマークのみが削除されます。ドロップダウンリストは残り、再度チェックマークを付けると、その項目は完了となります。

Vertex42では、アクションアイテムのテンプレートでこの方法を示しています。

オプションは無限大

Excelのさまざまな種類のリストは、あなたの生活をより快適なものにします。再利用するデータセットにはカスタムリストを、データを収集するフォームを作成する際にはドロップダウンリストを、ToDoリストとしてチェックリストを使用します。

ワークシートのリストの使い方について、ご意見・ご感想を以下のコメント欄でお寄せください。

写真提供：Rawpixel/Depositphotos