休暇から戻ったときに受け取ったメールの山を覚えていますか？家を出る前にMicrosoft Outlookの「Out」メッセージを設定するのを忘れていたのではないでしょうか。

たしかに、これでは受信箱がパンパンになってしまうという問題は解決しませんが、連絡先にオレンジ色のランプで不在であることを通知してくれるので、返信が間に合わないという理由にはなりますね。連絡先は、あなたの受信トレイを混雑させることなく、フォローアップすることができます。

今すぐ設定し、さらにメールとプロフェッショナルなメール署名も設定しておくと、将来的に時間の節約になります。Outlookで数分しかかかりません。

アウトルックで自動返信を設定する方法

Office 365、Outlook.com（旧Hotmail）、Exchangeアカウントを使用している場合、自動応答を簡単に利用することができます。

1. ファイル」 >「自動返信」を選択します。
2. 自動返信」ボックスで、「自動返信を送信する」を選択します。
3. 自動返信を行う時間帯を設定します。開始時刻と終了時刻を設定することで、メールをスケジュール化し、不在にする時間をカバーすることができます。帰ってきてから電源を切るのを忘れないようにするためです。
4. チームや会社の人へのメッセージは、「Internal My Organisation」タブで書き込むことができます。
5. 会社やチームのコンタクトリスト以外からのメッセージは、「External to Organisation」タブを使用してメッセージを作成します。
6. 送信メールの作成とフォーマット
7. OK」をクリックすると、設定が保存されます。

Outlookで自動返信が設定されている場合、リボンの下に注意喚起のためのメッセージが表示されます。この電子メールの自動送信返信を無効にするには、「オフ」を選択します。

休憩後に同じダイアログボックスに戻り、自動返信をオフにします。

GmailやYahooなど、サードパーティのPOPまたはIMAPメールサービスをOutlookで使用している場合、このプロセスはより複雑になります。Outlookのルールを設定し、メール送信用のテンプレートファイルを起動する必要があります。残念ながら、これは別のチュートリアルに譲ることにします。