マルチタスクの神話はどこにでもあります。マルチタスクに関する研究をいくら見ても、私たちはいつも「ほとんどの人はマルチタスクができないが、私たちはできる」と自分に言い聞かせています。

何度も何度も研究により、私たちがマルチタスクを行っていると思っているとき、実はもっと多くのことを同時に行っているわけではないことが明らかになっています。私たちは活動の間を行ったり来たりしていますが、これは「スイッチング・コスト」と呼ばれる現象で、これが私たちの効率を低下させます（そして私たちを危険にさらすことにもなるのです）。

でも...

マルチタスクには、より効果的と思われる特殊なタイプがあります。1つのタスクに集中するほど効果的ではないのかもしれません。しかし、1つのことに数分以上集中することにどうしても耐えられないという人は、幸運かもしれません。

(公平に見て、マルチタスクが効果的な状況もあります)。

タスクバッチの紹介

生産性の達人によって、タスクバッチングの定義は微妙に異なるが、要するにこういうことである。

"タスクバッチとは、類似のタスクをグループ化することである。"

例えば、「コーディング」、「デバッグ」、「ドキュメント作成」、「スケジュール管理」のタスクのリストがあるとします。.私自身の生活では、「執筆」「編集」「調査」「マーケティング」などに分類されるかもしれません。"等 "です。

どのように役立つのでしょうか？

タスクのバッチ処理は、似たようなタスクのグループに固執して、タスク間の切り替えコストを削減することで、生産性を向上させることができます。写真編集からメール管理への移行は大きな変化であり、脳の状態を変えるのに苦労すると、莫大なスイッチングコストが発生する可能性があります。

写真の編集から、例えばストックフォトサイトへの投稿に移行することで、コンバージョンコストは小さくなる可能性があります。あるいは、潜在顧客への営業電話から、既存顧客への確認電話に移行した場合を想像してみてください。これは、営業電話から**四半期報告書に移行するよりもはるかに簡単です。

そして、コンバージョンコストが下がったことで、より多くの人に興味を持ってもらえるようになりました。

タスクをどのようにバッチに分けるかはあなた次第ですが、重要なのは、それらが類似しているということです。もし、2つのタスクを切り替えるのが難しいのであれば、同じバッチには属さないということです。必要な作業の種類によって、大量のバッチがあったり、少量のバッチがあったりします。

タスクをグループ化したら、それぞれのバッチに時間をかけることができます。

バッチの配置

そこで便利なのが、タスクのバッチ処理です。特定のバッチに特定の時間ブロックを割り当てると、そのバッチのタスクを自由に切り替えることができます。これは、プロジェクト間を移動するのが好きな人には最適です。

バッチ処理以外のタスクに切り替えない限り、効率は上がります。認知切り替えコストが低くなり、より多くの仕事をこなせるようになります。

というくらいにシンプルです。

カレンダーにまとめてタスクを書き込んで、作業する時間を決めておくと、生産性がぐんと上がるはずです。切り替えコストが低くなるため、各作業のスピードアップに費やす時間が短くなります。特定のバッチに決まった時間を設定することで、注意散漫を減らすことができます（これは大きなスイッチングコストとなります）。

ポモトーロ・テクニックなどの時間管理システムを使えば、さらに生産性は高まります。

タスクバッチを試す場合、以下の作業が必要です。

googleカレンダーを使った一括タスク

まず、タスクバッチを作成する必要があります。人それぞれ、タスクの内容もバッチ処理のやり方も違うので、どのように処理を完了させるかは、すべてあなた次第です。先ほども申し上げましたが、まずは3つか4つのカテゴリーから始めるとよいでしょう。この例では、"Planning"、"Building"、"Reviewing"、"Reporting "を使用することにします。

このバッチ処理に、タイムブロックの概念を組み合わせます。Googleカレンダーに特定のバッチのための時間ブロックを確保するだけです。

ここでは、特定のバッチを処理するタイミングを伝えるイベントを追加しています。

また、自分のレポートブロックがいつ始まるかを知るために、リマインダーを追加しました。

これで、報告書作成に取り組む時間になったら、リマインダーを受け取ることができますね。とりあえず、pomotoroの技術を使って、いろいろなタスクの時間管理をしてみようかなと思っています。あるいは、もっと自然に任せて、いつでも好きなときにタスクの間を移動できるようにすることもできます。これは、あなた次第というところもあります。

やったねあとはカレンダーに**バッチを入れるだけ!しかし、忘れてはならないのは、やはり遮二無二の時間が必要だということです。メールのキャッチボール、電話の応対、オフィスの人とのおしゃべり、頭を休めるための数分間が必要です。

各バッチのスケジュールはどのように決めればよいのでしょうか？この問いに正解はありません。朝が一番得意なタイプの仕事があれば、早めにスケジュールを組みましょう。もし、午後にあまり激しい作業をしない方がいいのであれば、そこにスケジュールを組むといいでしょう。タスクを変更するとき、まったく違うものに切り替える方がいいのでしょうか？それも可能です。

いつ、どのように仕事をするのがベストなのかを知り、その知識をバッチプランニングに生かすことができる方。

カレンダーにバッチを入れたら、いよいよスタートです。

Googleカレンダーで生産性を向上させる

googlecalendarでタスクのバッチをスケジューリングすることは、あなたの生産性に革命を起こすのに十分かもしれません。しかし、もっと助けが必要な場合は、googlecalendarの他の素晴らしい機能を使うことができます。

例えば、ToDoリストをGoogleカレンダーと同期させ、重要なタスクを一括でスケジュールと一緒に表示することができます。これにより、各バッチ内のタスクに優先順位をつけることができるかもしれません。

また、更新されたマルチカレンダービューを使用して、バッチスケジュールを他の予定と分離することもできます。

カレンダーの項目をマークすることで、時間がどこにいったのか、時間管理をどのように改善すればいいのかを確認することもできます。

Googleカレンダーには非常に多くの機能とツールがあり、ほとんど何でもできます。

長期的なタスクのバッチ処理

もちろん、物事はそんなに単純ではありません。メンテナンスは必ずあります。例えば、定期的に数分の時間を設けて、バッチ処理を確認することです。もし、あるタスクがそのバッチ内の他のタスクとうまく流れていないと感じたら、スイッチングコストを削減するために新しいバッチを作成する必要があるかもしれません。

最適なスケジュールを組むことができない場合もあります。バッチとバッチの間にもっと時間が必要かもしれませんし、物事をキャッチアップするために予定外の活動を丸一日する必要があるかもしれません。

たとえ完璧な生産性システムを見つけたとしても、メンテナンス作業は必ず発生しますし、バッチ作業も例外ではありません。

しかし、タスクをうまくバッチ化してGoogleカレンダーに統合すれば、ほぼ自動化された時間管理システムができあがります。これ以上のものはないでしょう!

タスクのバッチ処理を試したことがありますか？また、タスクの切り替えに必要な時間と労力を最小限に抑えるにはどうしたらよいでしょうか？あなたの提案を以下のコメントで共有してください

写真提供：Photography e.eu/Depositphotos